1.1-Aide à la conception, à la communication puis à la diffusion du processus ;
1.2 - Est responsable de la complétude de la documentation liée aux processus, de sa mise à jour, de son accessibilité et de sa publication ;
1.3 - A court terme, accompagne le « service après-vente » (SAV) du processus auprès des différents acteurs et est à l’écoute des remontées terrain sur toute difficulté dans la mise en œuvre du processus ( potentiel REX à mettre en œuvre si besoin) ;
1.4 - Identifie et propose des opportunités d’amélioration du processus (efficacité, efficience) en co-construction avec les parties prenantes afin d’alimenter le plan d’amélioration du processus et les améliorations d'usages.
2.1 - Assure le bon usage des outils SI aux services achats/marchés et directions opérationnelles en lien avec le chef de projet fonctionnel SI Achats (Marco web, E-Attestations, Plateforme de dématérialisation, etc.)
2.2 - Assistance fonctionnelle en lien avec le chef de projet SI aux outils du SI
2.3 - Formation aux outils SI en lien avec le chef de projet
2.4 - Communication à travers les différents outils dont dispose la DAP
2.5 – Pilote les outils suivants : Ged marchés, Docapost, Marco (à venir)
3.1 - Contrôle des pièces payeurs dans le cadre de la mise à disposition des dossiers marchés par le biais de la Ged Marchés ;
3.2 - Création des fiches marchés dans Coriolis en contrôlant les pièces des marchés de moins de 25K ;
3.3 - Contrôle et fiabilisation des données collectées en lien avec le contrôleur de gestion (tableau de bord automatisé) ;
3.4 - Contribue et rend compte des données qualités/des analyses qualités.
3.5 – Pilote les processus suivants : marchés subséquents, centrale d’achat, etc.
4.1 - Crée et met à jour des outils pour la DAP et les directions opérationnelles : formulaire de création des marchés de moins de 25K (incluant les marchés subséquents); formulaire de reconduction de marché ; formulaire de validation des achats en Centrales d'achats ; formulaire d'unité fonctionnelle ; etc. Contribuer à la dématérialisation des formulaires ;
4.2 – Gestion de « bout en bout » des demandes courantes concernant les fiches marchés, les reconductions de marchés, qui arrivent sur la boite mail commune COMMPUB (mission commune aux deux gestionnaires achats) ;
4.3 – en Suppléance (à la demande du chef de service), gestion des demandes d’unités fonctionnelles : Instruction des demandes, suivi du circuit de signature, création dans Coriolis des UF, tenue des différents tableaux de suivi concernant les UF.
5.1 - Assister le chef de service dans la préparation et mise en œuvre du recensement des besoins (RDB) ;
5.2 – Paramètre dans Coriolis les procédures par nomenclature à l’issue de la computation des seuils.
6.1 – Contribuer au groupe de travail sur la refonte de la nomenclature achat ;
6.2 - Faire le lien avec l’outil Coriolis et ses impacts sur la conception et mise en œuvre de la nomenclature;
6.3 - Contribuer à vérifier le lien nomenclature achat et budget achat dans le paramétrage Coriolis ;
6.4 – Participer à la diffusion de la nomenclature.