Responsable du Pôle Bureau des Elus
Offre n° O013250710001832
Publiée le 10/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la République, Arles (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
11/08/2025
Date limite de candidature
11/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Positionnement hiérarchique :
Rattaché(e) au chef de cabinet, le ou la responsable de pôle encadre fonctionnellement les secrétaires des élus et assure la coordination administrative de leurs activités.
Rattaché(e) au chef de cabinet, le ou la responsable de pôle encadre fonctionnellement les secrétaires des élus et assure la coordination administrative de leurs activités.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
• Coordination administrative des secrétariats d’élus :
Assurer le bon fonctionnement transversal du bureau des élus en lien avec l’ensemble des secrétaires : organisation du travail, partage des outils, harmonisation des pratiques, circulation fluide de l'information.
• Gestion et régulation des plannings :
Suivre et ajuster les plannings des élus en coordination avec les secrétaires, en veillant à la cohérence, la réactivité et l'efficacité dans la gestion des agendas.
• Suivi RH du pôle :
Assurer le suivi des absences, l’organisation des remplacements, le repérage des besoins en formation, et contribuer à l’intégration des nouveaux arrivants, en lien avec les services des ressources humaines.
• Lien avec les services supports :
Faire le lien avec les services internes (logistique, informatique, RH, sécurité, etc.) pour les besoins transversaux ou partagés du bureau des élus.
• Participation aux missions de secrétariat :
Selon les besoins et les configurations, le ou la responsable peut assurer des missions classiques de secrétariat d’élu : gestion d’agenda, organisation de réunions, rédaction de courriers, suivi de dossiers.
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• Coordination administrative des secrétariats d’élus :
Assurer le bon fonctionnement transversal du bureau des élus en lien avec l’ensemble des secrétaires : organisation du travail, partage des outils, harmonisation des pratiques, circulation fluide de l'information.
• Gestion et régulation des plannings :
Suivre et ajuster les plannings des élus en coordination avec les secrétaires, en veillant à la cohérence, la réactivité et l'efficacité dans la gestion des agendas.
• Suivi RH du pôle :
Assurer le suivi des absences, l’organisation des remplacements, le repérage des besoins en formation, et contribuer à l’intégration des nouveaux arrivants, en lien avec les services des ressources humaines.
• Lien avec les services supports :
Faire le lien avec les services internes (logistique, informatique, RH, sécurité, etc.) pour les besoins transversaux ou partagés du bureau des élus.
• Participation aux missions de secrétariat :
Selon les besoins et les configurations, le ou la responsable peut assurer des missions classiques de secrétariat d’élu : gestion d’agenda, organisation de réunions, rédaction de courriers, suivi de dossiers.
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Profils recherchés
Profil recherché :
• Expérience dans les fonctions administratives, idéalement en lien avec des élus ou en cabinet
• Goût pour le travail en équipe et la coordination interpersonnelle
• Aptitude à gérer des priorités multiples et à évoluer dans un environnement exigeant et réactif
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Particularités du poste :
• Poste stratégique dans la fluidité du fonctionnement du bureau des élus
• Relations fréquentes avec les élus, leurs collaborateurs et les services de la collectivité
• Exige discrétion, disponibilité et grande rigueur
• Expérience dans les fonctions administratives, idéalement en lien avec des élus ou en cabinet
• Goût pour le travail en équipe et la coordination interpersonnelle
• Aptitude à gérer des priorités multiples et à évoluer dans un environnement exigeant et réactif
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Particularités du poste :
• Poste stratégique dans la fluidité du fonctionnement du bureau des élus
• Relations fréquentes avec les élus, leurs collaborateurs et les services de la collectivité
• Exige discrétion, disponibilité et grande rigueur
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.