Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O013250711001175
Publiée le 11/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Boulevard de la République, Jouques (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
09/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire + régime indemnitaire + avantages collectivité
Descriptif de l'emploi
Appui à l'organisation, gestion et optimisation de l'activité de la direction :
. Planification des réunions, des rendez-vous
. Organisation des réunions de la direction (invitation, ordre du jour, réservation de salle, préparation des dossiers ...)
. Gestion des courriers entrant et sortant de la direction
. Mise en forme de documents
. Saisie de notes, rapports en lien avec les dossiers suivis par la Direction
. Rédaction des correspondances, suivi des dossiers en adéquation
. Contribue à l'archivage.
. Gestion des appels téléphoniques de la direction en cas d'absence et prise de messages en cas d'absence
. Participe à la circulation des informations entre la direction générale des services et les autres services
. Planification des réunions, des rendez-vous
. Organisation des réunions de la direction (invitation, ordre du jour, réservation de salle, préparation des dossiers ...)
. Gestion des courriers entrant et sortant de la direction
. Mise en forme de documents
. Saisie de notes, rapports en lien avec les dossiers suivis par la Direction
. Rédaction des correspondances, suivi des dossiers en adéquation
. Contribue à l'archivage.
. Gestion des appels téléphoniques de la direction en cas d'absence et prise de messages en cas d'absence
. Participe à la circulation des informations entre la direction générale des services et les autres services
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat de Direction :
Voir descriptif de l'emploi
Gestion administrative :
. Gestion du courrier de la collectivité : ouverture, enregistrement, scan, gestion des magazines, répartition dans les services
. Suivi des candidatures : enregistrement, classement, réponse
. Suivi des déclarations réglementaires
- Taxis
- Manifestations sportives
- Avis favorables et consultations auprès du maire
- Affichage et certificat d'affichage divers
- Agriculture
- Gestion administrative des Old
Voir descriptif de l'emploi
Gestion administrative :
. Gestion du courrier de la collectivité : ouverture, enregistrement, scan, gestion des magazines, répartition dans les services
. Suivi des candidatures : enregistrement, classement, réponse
. Suivi des déclarations réglementaires
- Taxis
- Manifestations sportives
- Avis favorables et consultations auprès du maire
- Affichage et certificat d'affichage divers
- Agriculture
- Gestion administrative des Old
Profils recherchés
Compétences techniques
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité,
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activités
- Connaître les enjeux de la Collectivité
- Rédiger des courriers, des compte rendus de réunion,
- Maîtriser les techniques du secrétariat (classement, archivage, prise de note ...)
- Mettre en forme des documents
- Maîtrise du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité à s'adapter aux nouveaux logiciels métiers.
Compétences relationnelles
- Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (élus, agents, prestataires, ...) et s'adapter aux différents environnements
- Sens de la communication : savoir s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de la Collectivité
- Organisation, gestion des priorités et anticipation
- Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction
- Être capable de prendre des initiatives
- Alerter sur les dysfonctionnements.
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité,
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activités
- Connaître les enjeux de la Collectivité
- Rédiger des courriers, des compte rendus de réunion,
- Maîtriser les techniques du secrétariat (classement, archivage, prise de note ...)
- Mettre en forme des documents
- Maîtrise du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité à s'adapter aux nouveaux logiciels métiers.
Compétences relationnelles
- Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (élus, agents, prestataires, ...) et s'adapter aux différents environnements
- Sens de la communication : savoir s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de la Collectivité
- Organisation, gestion des priorités et anticipation
- Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction
- Être capable de prendre des initiatives
- Alerter sur les dysfonctionnements.
Contact et modalités de candidature
Contact
0442637950
Informations complémentaires
Lettre de candidature et CV à adresser à Monsieur Le Maire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.