Assistant(e) d'Elu
Offre n° O013250801001371
Publiée le 01/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la République, Arles (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
08/09/2025
Date limite de candidature
08/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Poste rattaché au Chef de Cabinet du Maire.
Mission
L’assistante d’élu joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du mandat de l’élu. Elle assure un soutien administratif, logistique et relationnel de proximité. Elle facilite l’organisation de ses activités, prépare ses dossiers et événements, assure le lien avec les services de la collectivité, les partenaires institutionnels, les administrés et les autres élus. Elle contribue ainsi à l’efficacité et à la fluidité du travail de l’élu dans l’exercice de ses fonctions.
Mission
L’assistante d’élu joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du mandat de l’élu. Elle assure un soutien administratif, logistique et relationnel de proximité. Elle facilite l’organisation de ses activités, prépare ses dossiers et événements, assure le lien avec les services de la collectivité, les partenaires institutionnels, les administrés et les autres élus. Elle contribue ainsi à l’efficacité et à la fluidité du travail de l’élu dans l’exercice de ses fonctions.
Missions / conditions d'exercice
. Gestion administrative et organisation personnelle de l’Élu :
• Organisation de l’agenda de l’élu : Planifier et optimiser les rendez-vous en fonction des priorités politiques et institutionnelles ; gérer les imprévus et assurer un suivi rigoureux du planning.
• Préparation et suivi des dossiers : Constituer, organiser et mettre à jour les dossiers de fond nécessaires aux réunions, conseils municipaux, interventions publiques et comités ; anticiper les besoins documentaires de l’élu.
• Traitement des documents : Rédiger et mettre en forme courriers, notes, discours, comptes rendus ou éléments de langage à destination de divers publics.
________________________________________
2. Interface entre l’élu, les services et les interlocuteurs externes :
• Accueil et traitement des sollicitations : Gérer la correspondance papier et électronique de l’élu ; filtrer et hiérarchiser les demandes entrantes (citoyens, associations, partenaires, élus...).
• Lien avec les services municipaux et partenaires : Assurer un rôle d’intermédiaire entre l’élu et les services internes ou les acteurs extérieurs, pour fluidifier les échanges d’informations et garantir le bon traitement des dossiers.
• Suivi des engagements : Assurer le suivi des décisions prises par l’élu, relancer les services concernés, vérifier l’avancement des actions.
________________________________________
3. Organisation logistique et accompagnement terrain :
• Préparation des réunions et déplacements : Organiser la logistique des réunions internes et externes (réservations, ordre du jour, convocations), prévoir les déplacements (transports, hébergements, éléments de langage).
• Organisation de l’agenda de l’élu : Planifier et optimiser les rendez-vous en fonction des priorités politiques et institutionnelles ; gérer les imprévus et assurer un suivi rigoureux du planning.
• Préparation et suivi des dossiers : Constituer, organiser et mettre à jour les dossiers de fond nécessaires aux réunions, conseils municipaux, interventions publiques et comités ; anticiper les besoins documentaires de l’élu.
• Traitement des documents : Rédiger et mettre en forme courriers, notes, discours, comptes rendus ou éléments de langage à destination de divers publics.
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2. Interface entre l’élu, les services et les interlocuteurs externes :
• Accueil et traitement des sollicitations : Gérer la correspondance papier et électronique de l’élu ; filtrer et hiérarchiser les demandes entrantes (citoyens, associations, partenaires, élus...).
• Lien avec les services municipaux et partenaires : Assurer un rôle d’intermédiaire entre l’élu et les services internes ou les acteurs extérieurs, pour fluidifier les échanges d’informations et garantir le bon traitement des dossiers.
• Suivi des engagements : Assurer le suivi des décisions prises par l’élu, relancer les services concernés, vérifier l’avancement des actions.
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3. Organisation logistique et accompagnement terrain :
• Préparation des réunions et déplacements : Organiser la logistique des réunions internes et externes (réservations, ordre du jour, convocations), prévoir les déplacements (transports, hébergements, éléments de langage).
Profils recherchés
• Formation : Diplôme en assistanat de direction, secrétariat ou gestion administrative (niveau Bac +2 ou équivalent).
• Expérience : Une expérience dans l’environnement institutionnel, politique ou administratif est vivement souhaitée.
• Qualités personnelles : Discrétion absolue, sens du service public, esprit d’équipe, loyauté, grande disponibilité et réactivité.
Compétences requises
• Excellentes compétences organisationnelles : Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches avec rigueur et méthode.
• Aisance relationnelle et diplomatie : Sens de l’écoute, de la discrétion, aptitude à représenter l’élu avec professionnalisme.
• Maîtrise des outils bureautiques : Très bonne connaissance des logiciels de traitement de texte, tableurs, outils collaboratifs et de messagerie.
• Compétences rédactionnelles solides : Capacité à synthétiser, reformuler et rédiger avec précision dans un langage adapté aux différentes cibles.
• Réactivité et autonomie : Capacité à s’adapter à un rythme soutenu et à prendre des initiatives dans le respect du cadre politique.
• Expérience : Une expérience dans l’environnement institutionnel, politique ou administratif est vivement souhaitée.
• Qualités personnelles : Discrétion absolue, sens du service public, esprit d’équipe, loyauté, grande disponibilité et réactivité.
Compétences requises
• Excellentes compétences organisationnelles : Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches avec rigueur et méthode.
• Aisance relationnelle et diplomatie : Sens de l’écoute, de la discrétion, aptitude à représenter l’élu avec professionnalisme.
• Maîtrise des outils bureautiques : Très bonne connaissance des logiciels de traitement de texte, tableurs, outils collaboratifs et de messagerie.
• Compétences rédactionnelles solides : Capacité à synthétiser, reformuler et rédiger avec précision dans un langage adapté aux différentes cibles.
• Réactivité et autonomie : Capacité à s’adapter à un rythme soutenu et à prendre des initiatives dans le respect du cadre politique.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.