Secrétaire Polyvalent(e) (H/F)
Offre n° O013250804000828
Publiée le 04/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
GRAND HORIZON, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
07/09/2025
Date limite de candidature
06/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La DGA Ville du Temps Libre regroupe quatre directions : La Direction de la Culture en charge de l'action culturelle et des équipements culturels, la Direction des Sports, chargée de l'animation et de l'exploitation des équipements sportifs, la Direction de la Mer et du Littoral, en charge de la protection du littoral et des activités liées à la mer et la Direction d’Appui Fonctionnel qui assure la gestion des moyens (RH, budget, juridique, marchés, logistique, informatique travaux/sécurité) de la DGA.
Contexte :
Le Muséum d’histoire naturelle de Marseille, service de la Direction de la Culture, est un établissement patrimonial, scientifique et culturel de premier plan, à fort rayonnement. Bicentenaire, labellisé Musée de France, il place collections, émancipation et épanouissement de toutes et tous au cœur de son fonctionnement, permettant aux citoyens d’accéder à un socle commun de connaissances en s’appropriant un patrimoine scientifique et culturel remarquable.
Plus de 610 000 spécimens de toutes disciplines naturalistes y sont conservés, et seuls 3 % sont exposés. Résolument tourné vers les problématiques actuelles liées au développement durable, à la biodiversité, aux sciences et à la santé, le Muséum est engagé dans des réseaux naturalistes, nationaux ou internationaux, visant à une meilleure connaissance de la bio et géodiversité.
Outil essentiel de partage des savoirs, il accueille plus de 140 000 visiteurs, dont plus de 14 000 scolaires, favorisant l’accès aux savoirs naturalistes pour toutes et tous, en s’appuyant sur des espaces dédiés à la médiation et à l’accueil des publics, des expositions, des manifestations culturelles et scientifiques.
Contexte :
Le Muséum d’histoire naturelle de Marseille, service de la Direction de la Culture, est un établissement patrimonial, scientifique et culturel de premier plan, à fort rayonnement. Bicentenaire, labellisé Musée de France, il place collections, émancipation et épanouissement de toutes et tous au cœur de son fonctionnement, permettant aux citoyens d’accéder à un socle commun de connaissances en s’appropriant un patrimoine scientifique et culturel remarquable.
Plus de 610 000 spécimens de toutes disciplines naturalistes y sont conservés, et seuls 3 % sont exposés. Résolument tourné vers les problématiques actuelles liées au développement durable, à la biodiversité, aux sciences et à la santé, le Muséum est engagé dans des réseaux naturalistes, nationaux ou internationaux, visant à une meilleure connaissance de la bio et géodiversité.
Outil essentiel de partage des savoirs, il accueille plus de 140 000 visiteurs, dont plus de 14 000 scolaires, favorisant l’accès aux savoirs naturalistes pour toutes et tous, en s’appuyant sur des espaces dédiés à la médiation et à l’accueil des publics, des expositions, des manifestations culturelles et scientifiques.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Au sein de la Direction de la Culture et sous l’autorité de la Responsable du Muséum, vous assurez les missions de secrétaire polyvalent(e). Vous avez en charge le suivi administratif, emploi du temps, correspondances de la Responsable, et la coordination des échanges et la communication interne avec les différents secteurs du Muséum.
En relation constante avec la Responsable du Service Muséum, votre rôle consistera à :
• Assurer le suivi administratif des dossiers et courriers, la correspondance numérique, l’organisation de l’agenda, des réunions et rendez-vous de la responsable du service, ainsi que les suivis et comptes-rendus liés ;
• Recevoir, traiter et prioriser les appels téléphoniques et correspondances sortantes ou entrantes, notamment de la responsable du service ;
• Suivre l’organisation des dossiers numériques et papiers, des données informatiques, des documents types ;
• Assurer le suivi des ordres de missions et du traitement des notes de frais ;
• Contribuer au suivi des échanges entre le Muséum et le site des réserves, mais également avec les différents secteurs et cellules du Muséum ;
• Assurer les prises de notes et compte-rendus ;
• Coordonner et contribuer au suivi des fournitures, au classement et à l’archivage des dossiers (physiques et numériques) avec les cadres du service ;
• Suivre et coordonner les documents types et la veille sur les notes de service et l’organisation municipale.
Vos avantages :
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports …)
• Possibilité de télétravail (1 jour par semaine)
Conditions particulières :
• Réunions de travail méridiennes ou en fin d’après midi régulières
Votre lieu de travail :
Muséum d’histoire naturelle, Palais Longchamp aile droite, 13004 Marseille
Au sein de la Direction de la Culture et sous l’autorité de la Responsable du Muséum, vous assurez les missions de secrétaire polyvalent(e). Vous avez en charge le suivi administratif, emploi du temps, correspondances de la Responsable, et la coordination des échanges et la communication interne avec les différents secteurs du Muséum.
En relation constante avec la Responsable du Service Muséum, votre rôle consistera à :
• Assurer le suivi administratif des dossiers et courriers, la correspondance numérique, l’organisation de l’agenda, des réunions et rendez-vous de la responsable du service, ainsi que les suivis et comptes-rendus liés ;
• Recevoir, traiter et prioriser les appels téléphoniques et correspondances sortantes ou entrantes, notamment de la responsable du service ;
• Suivre l’organisation des dossiers numériques et papiers, des données informatiques, des documents types ;
• Assurer le suivi des ordres de missions et du traitement des notes de frais ;
• Contribuer au suivi des échanges entre le Muséum et le site des réserves, mais également avec les différents secteurs et cellules du Muséum ;
• Assurer les prises de notes et compte-rendus ;
• Coordonner et contribuer au suivi des fournitures, au classement et à l’archivage des dossiers (physiques et numériques) avec les cadres du service ;
• Suivre et coordonner les documents types et la veille sur les notes de service et l’organisation municipale.
Vos avantages :
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports …)
• Possibilité de télétravail (1 jour par semaine)
Conditions particulières :
• Réunions de travail méridiennes ou en fin d’après midi régulières
Votre lieu de travail :
Muséum d’histoire naturelle, Palais Longchamp aile droite, 13004 Marseille
Profils recherchés
Votre profil :
Nous avons hâte de vous connaître !
Vous êtes titulaire du grade d’adjoint administratif territorial et/ou d’un diplôme BTS Support à l’action managériale, d’un niveau ou expérience équivalente dans le domaine de l’administration des collectivités publiques territoriales.
Vous avez le goût du contact, le sens du travail en équipe et le sens du service public.
Vous possédez des compétences en matière de gestion administrative, rédactionnelle et vous maîtrisez les outils bureautiques.
Vous savez gérer les priorités, le stress et faites preuve d’endurance, de souplesse, de réactivité et d’adaptation aux imprévus.
Discret(e), autonome et polyvalent(e), vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre disponibilité et votre sens de l’ organisation.
Rejoignez-nous !
Nous avons hâte de vous connaître !
Vous êtes titulaire du grade d’adjoint administratif territorial et/ou d’un diplôme BTS Support à l’action managériale, d’un niveau ou expérience équivalente dans le domaine de l’administration des collectivités publiques territoriales.
Vous avez le goût du contact, le sens du travail en équipe et le sens du service public.
Vous possédez des compétences en matière de gestion administrative, rédactionnelle et vous maîtrisez les outils bureautiques.
Vous savez gérer les priorités, le stress et faites preuve d’endurance, de souplesse, de réactivité et d’adaptation aux imprévus.
Discret(e), autonome et polyvalent(e), vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre disponibilité et votre sens de l’ organisation.
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Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Référence de l’offre : i 12404
Postulez directement en ligne sur https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
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Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.