Assistant administratif et financier "comptabilité et fichiers protocolaires" CDD 12 mois (H/F) 64352
Offre n° O014250428000319
Publiée le 28/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Site de Caen - Abbaye aux Dames - CS 50523 (Calvados)
Poste à pourvoir le
02/06/2025
Date limite de candidature
29/05/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Service des relations publiques et du protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de Ieurs fonctions en mettant à Ieur disposition les moyens nécessaires, et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou des évènements liés aux projets régionaux.
Missions / conditions d'exercice
Missions
Au sein du service des relations publiques et du protocole, les missions de l'assistant administratif et financier seront partagées :
50% au sein du pôle administratif et financier : ce pôle est chargé d'assurer l'exécution budgétaire des commandes du service (frais de réception, dépenses protocolaires: cadeaux, fleurs et gerbes...), de l'engagement comptable au paiement des factures (liquidation et pré-mandatement) dans le respect des règles budgétaires et comptables, dans un contexte de décentralisation des mandatements et de dématérialisation de la chaine comptable. Il centralise les marchés du service et concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion.
50% au sein du pôle protocole : dans le cadre de la mise en œuvre des politiques régionales, il gérera la base de données du Cabinet du Président . La gestion des fichiers protocolaires contribue à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus .
Missions principales du service :
Assurer la bonne exécution comptable des commandes du services, de la demande de devis au pré-mandatement.
S'approprier les marchés du service (traiteurs/restauration rapide) et en assurer l'exécution juridique et comptable.
Gérer la base de données des fichiers protocolaires sur le logiciel Event Manager.
Garantir la fiabilité de la base par une recherche régulières de données auprès de partenaires extérieurs et institutionnels.
Activités principales :
Missions budgétaires et comptables :
Maitriser les marchés traiteurs et restauration rapide du service: savoir évaluer une prestation (coût),
Effectuer les demandes de devis auprès des attributaires et fournisseurs du service, être l'interface de l'intendant de la Région et des traiteurs, assurer l'envoi des commandes et leur suivi.
Effectuer les saisies comptables dans GDA: vérification du devis/commande/ engagement/ service fait/liquidation/pré mandatement dans le respect des règles budgétaires et comptables, et des marchés publics, et en respectant le circuit de validations/signatures, essentiellement pour les marchés traiteurs et restauration rapide, voire au delà en cas de nécessité de service.
Compléter et suivre des tableaux de bord: suivi régulier des dépenses effectuées sur les marchés par fournisseurs (multi attributaires)
Effectuer les demandes de création des tiers (demande de RIB, recherche base INSEE, contrôle, saisies des données, suivi de la validation)
Vérifier les données comptables et crédits disponibles sur les tranches déléguées des directions à réception des fiches d’autorisation : relance des services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique.
Relancer les fournisseurs (devis, factures, RIB)
Missions liées à la gestion des fichiers protocolaires :
Gérer et fiabiliser les bases de données du Cabinet du Président.
Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires
Alimenter et exploiter le logiciel de gestion de base de données
Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont phoning
Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet
Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire
Tenir compte des contraintes CNIL et effectuer les déclarations de fichiers auprès de la CNIL
Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique.
Activités secondaires :
Missions administratives ponctuelles : copie et envoi mensuel des feuilles d’heures supplémentaires et de frais des chauffeurs et agents au pôle gestion du temps.
Suppléer les autres gestionnaires comptables du service en cas de nécessité de service.
Réaliser toute activité que le responsable estimerait nécessaire à la bonne marche du pôle.
Au sein du service des relations publiques et du protocole, les missions de l'assistant administratif et financier seront partagées :
50% au sein du pôle administratif et financier : ce pôle est chargé d'assurer l'exécution budgétaire des commandes du service (frais de réception, dépenses protocolaires: cadeaux, fleurs et gerbes...), de l'engagement comptable au paiement des factures (liquidation et pré-mandatement) dans le respect des règles budgétaires et comptables, dans un contexte de décentralisation des mandatements et de dématérialisation de la chaine comptable. Il centralise les marchés du service et concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion.
50% au sein du pôle protocole : dans le cadre de la mise en œuvre des politiques régionales, il gérera la base de données du Cabinet du Président . La gestion des fichiers protocolaires contribue à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus .
Missions principales du service :
Assurer la bonne exécution comptable des commandes du services, de la demande de devis au pré-mandatement.
S'approprier les marchés du service (traiteurs/restauration rapide) et en assurer l'exécution juridique et comptable.
Gérer la base de données des fichiers protocolaires sur le logiciel Event Manager.
Garantir la fiabilité de la base par une recherche régulières de données auprès de partenaires extérieurs et institutionnels.
Activités principales :
Missions budgétaires et comptables :
Maitriser les marchés traiteurs et restauration rapide du service: savoir évaluer une prestation (coût),
Effectuer les demandes de devis auprès des attributaires et fournisseurs du service, être l'interface de l'intendant de la Région et des traiteurs, assurer l'envoi des commandes et leur suivi.
Effectuer les saisies comptables dans GDA: vérification du devis/commande/ engagement/ service fait/liquidation/pré mandatement dans le respect des règles budgétaires et comptables, et des marchés publics, et en respectant le circuit de validations/signatures, essentiellement pour les marchés traiteurs et restauration rapide, voire au delà en cas de nécessité de service.
Compléter et suivre des tableaux de bord: suivi régulier des dépenses effectuées sur les marchés par fournisseurs (multi attributaires)
Effectuer les demandes de création des tiers (demande de RIB, recherche base INSEE, contrôle, saisies des données, suivi de la validation)
Vérifier les données comptables et crédits disponibles sur les tranches déléguées des directions à réception des fiches d’autorisation : relance des services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique.
Relancer les fournisseurs (devis, factures, RIB)
Missions liées à la gestion des fichiers protocolaires :
Gérer et fiabiliser les bases de données du Cabinet du Président.
Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires
Alimenter et exploiter le logiciel de gestion de base de données
Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont phoning
Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet
Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire
Tenir compte des contraintes CNIL et effectuer les déclarations de fichiers auprès de la CNIL
Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique.
Activités secondaires :
Missions administratives ponctuelles : copie et envoi mensuel des feuilles d’heures supplémentaires et de frais des chauffeurs et agents au pôle gestion du temps.
Suppléer les autres gestionnaires comptables du service en cas de nécessité de service.
Réaliser toute activité que le responsable estimerait nécessaire à la bonne marche du pôle.
Profils recherchés
Compétences requises :
Savoir respecter des consignes
Avoir le sens de la discrétion, être diplomate et courtois
Savoir anticiper et gérer les priorités, faire preuve de réactivité et d'adaptabilité.
Savoir s’organiser et gérer son temps, avoir le sens des priorités
Savoir anticiper
Etre force de proposition
Connaissances principales attendues sur le poste :
Connaissance de la réglementation budgétaire et financière et des règles de comptabilité publique notamment : la RFGP, M71
Avoir des notions de marchés publics. Une formation préalable sera donnée dès la prise de poste pour mettre à niveau l'agent.
Connaissances de l'environnement territorial, des grandes politiques régionales, du fonctionnement des collectivités territoriales, du territoire normand et des partenaires, des enjeux et du contexte politique
Bonne connaissance de l’organisation administrative de la collectivité et de ses missions
Maitriser les contraintes CNIL
Compétences techniques :
Avoir la capacité d'utiliser et de prendre en main rapidement des logiciels
Connaissance du processus comptable du logiciel Grand Angle.
Connaissance du logiciel Event Manager
Savoir détecter les anomalies et alerter et restituer les informations pertinentes
Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité
Parfaite maitrise d'Excel
Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Internet, Outlook, Word, Excel, Grand Angle, Event Manager)
Compétences relationnelles :
Être rigoureux et autonome
Savoir rendre compte
Savoir renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Savoir rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs
Être attentif et réactif aux différents besoins et demandes
Etre capable de travailler en équipe, en esprit d'entraide, de collaboration
Conditions générales
Poste basé sur Caen - CDD de 12 mois
Conditions de travail :
Disponibilité notamment en fonction du calendrier comptable (pic d'activité en fin d'année)
Horaires réguliers mais dont l’amplitude peut être variable en fonction des obligations du service.
Contraintes de délais (liées notamment au délai global de paiement des factures)
Travail en autonomie mais en lien avec l'équipe
Travail en bureau
Relations fonctionnelles internes externes : échanges quotidiens et concertation au sein du SRPP, contacts réguliers avec les élus régionaux, les directions de la Région, les fournisseurs.
Opportunités :
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité à l’écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d’action sociale (adhésion au CNAS), Restaurant administratif (Rouen), carte de tickets restaurant (Caen) un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu’une participation à une mutuelle labellisée et une gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement :
Contrat à durée déterminée de 12 mois
Rémunération : Brut fiscal annuel 23 420,76 €
Poste en CDD à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Savoir respecter des consignes
Avoir le sens de la discrétion, être diplomate et courtois
Savoir anticiper et gérer les priorités, faire preuve de réactivité et d'adaptabilité.
Savoir s’organiser et gérer son temps, avoir le sens des priorités
Savoir anticiper
Etre force de proposition
Connaissances principales attendues sur le poste :
Connaissance de la réglementation budgétaire et financière et des règles de comptabilité publique notamment : la RFGP, M71
Avoir des notions de marchés publics. Une formation préalable sera donnée dès la prise de poste pour mettre à niveau l'agent.
Connaissances de l'environnement territorial, des grandes politiques régionales, du fonctionnement des collectivités territoriales, du territoire normand et des partenaires, des enjeux et du contexte politique
Bonne connaissance de l’organisation administrative de la collectivité et de ses missions
Maitriser les contraintes CNIL
Compétences techniques :
Avoir la capacité d'utiliser et de prendre en main rapidement des logiciels
Connaissance du processus comptable du logiciel Grand Angle.
Connaissance du logiciel Event Manager
Savoir détecter les anomalies et alerter et restituer les informations pertinentes
Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité
Parfaite maitrise d'Excel
Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Internet, Outlook, Word, Excel, Grand Angle, Event Manager)
Compétences relationnelles :
Être rigoureux et autonome
Savoir rendre compte
Savoir renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Savoir rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs
Être attentif et réactif aux différents besoins et demandes
Etre capable de travailler en équipe, en esprit d'entraide, de collaboration
Conditions générales
Poste basé sur Caen - CDD de 12 mois
Conditions de travail :
Disponibilité notamment en fonction du calendrier comptable (pic d'activité en fin d'année)
Horaires réguliers mais dont l’amplitude peut être variable en fonction des obligations du service.
Contraintes de délais (liées notamment au délai global de paiement des factures)
Travail en autonomie mais en lien avec l'équipe
Travail en bureau
Relations fonctionnelles internes externes : échanges quotidiens et concertation au sein du SRPP, contacts réguliers avec les élus régionaux, les directions de la Région, les fournisseurs.
Opportunités :
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité à l’écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d’action sociale (adhésion au CNAS), Restaurant administratif (Rouen), carte de tickets restaurant (Caen) un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu’une participation à une mutuelle labellisée et une gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement :
Contrat à durée déterminée de 12 mois
Rémunération : Brut fiscal annuel 23 420,76 €
Poste en CDD à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231069898
Informations complémentaires
Conditions de recrutement :
Contrat à durée déterminée de 12 mois
Rémunération : Brut fiscal annuel 23 420,76 €
Poste en CDD à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Contrat à durée déterminée de 12 mois
Rémunération : Brut fiscal annuel 23 420,76 €
Poste en CDD à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.