Sous la responsabilité du chef de service, vous assurez spécifiquement :

Le suivi technique de la plateforme de gestion des aides individuelles des jeunes normands
Le suivi des demandes de partenariat
L’élaboration, le suivi et l’analyse des statistiques des dispositifs d’aides individuelles
La coordination et la supervision de l’assistance téléphonique et mail des dispositifs
La participation à la réflexion sur l’évolution des dispositifs en faveur des jeunes et des programmes d’accompagnement des partenaires
Vous contribuez, à l’identique des autres gestionnaires administratif et/ou financier du service à l’accueil, l’information et l’accompagnement des jeunes, de leurs familles et des partenaires.*

Activités attendues sur le poste :

Assurer le suivi technique de la plateforme de gestion des aides individuelles des jeunes normands :

Suivre le back-office et la maintenance de la plateforme favorisant un fonctionnement optimal
Assurer le lien technique avec le prestataire et suivre les éventuels incidents techniques
Suivre et traiter les doublons des jeunes et des partenaires et les surcharges des porte-monnaie.
Traiter les demandes spécifiques et les litiges des bénéficiaires en lien avec le prestataire.
Assurer le suivi de l’archivage et de la réversibilité des données
Assurer le suivi des demandes de partenariat en lien avec la chargée de projet :

Réaliser l’instruction des demandes, procéder à leur validation ou demande de renseignement complémentaire
Préparer le tableau de suivi des commissions d’affiliation
Traiter les demandes particulières et les litiges
Préparer l’annexe du rapport CP relative aux partenaires
Effectuer le suivi administratif des courriers
Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord des dispositifs :

Concevoir les tableaux de bord, les outils de gestion et de suivi, suivre et analyser les données
Assurer spécifiquement le suivi des tableaux de bord permanents en lien avec le correspondant de la direction et le service contrôle de gestion
Analyser, rédiger, mettre en forme les bilans statistiques : rechercher les informations, savoir les synthétiser et les présenter dans un document détaillé, analyser les informations et commenter les graphiques, proposer des orientations
Participer à l’évaluation des dispositifs et être force de propositions en terme d’évolution
Assurer la coordination des demandes de statistiques des autres services et directions
Coordonner et superviser l’assistance téléphonique et mail des dispositifs :

Préparer les plannings des permanences en lien avec les collègues concernés
Suivre et mettre à jour les documents/outils ressources
Assurer le lien avec les agents de niveau 1 à la DTPR ainsi que les formations relatives à la plateforme de gestion des aides individuelles des jeunes
Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord de l’assistance bénéficiaires et partenaires : concevoir des outils de gestion et de suivi, suivre et analyser les statistiques quantitatives et qualitatives, rédiger, mettre en forme les bilans, être force de propositions en terme d’évolution
Assurer le lien avec les responsables de la hotline chez les prestataires
Participer à l’information, la communication et la promotion des dispositifs :

Accueillir, informer, accompagner et orienter les bénéficiaires et leurs familles : accueil physique/ téléphonique, assistance mail/courrier
Participer à la préparation d’actions d’information vers les jeunes et les partenaires
Assurer une présence lors des évènements, temps forts (permanences établissements, forums, salons)
Participer à la mise sous pli, l’envoi de supports de communication ou tout autre document
Réaliser une veille technique des dispositifs similaires : être en mesure d’analyser des dispositifs similaires et de faire des propositions d’évolution.

Contribuer globalement à la continuité de service dont tout particulièrement en l’absence du gestionnaire en charge des tableaux de bord Pass Monde.