GESTIONNAIRE SCOLARITE (F/H)
Offre n° O014250923001248
Publiée le 23/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Esplanade Jean-Marie Louvel, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
23/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable du pôle scolarité du conservatoire, vous êtes en charge de la gestion administrative de la scolarité des élèves instrumentistes et ponctuellement sur les autres secteurs.
Vous êtes en relation et travaillez en lien avec les responsables de département, les professeurs de l’établissement ainsi que l’équipe des agents d’accueil et de la régie technique. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des élèves, des responsables légaux
et des redevables.
Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement global de l’établissement ainsi que de son organigramme. Vous êtes également chargé du renseignement des usagers et des agents concernant les procédures administratives.
Vous êtes en relation et travaillez en lien avec les responsables de département, les professeurs de l’établissement ainsi que l’équipe des agents d’accueil et de la régie technique. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des élèves, des responsables légaux
et des redevables.
Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement global de l’établissement ainsi que de son organigramme. Vous êtes également chargé du renseignement des usagers et des agents concernant les procédures administratives.
Missions / conditions d'exercice
- Afin d’informer et d’orienter les usagers, vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité, et expliquez les démarches et procédures à suivre, notamment en matière d’inscription.
- Dans le cadre de la gestion administrative de la scolarité, vous participez à l’organisation et à la mise en œuvre avec l’ensemble de l’équipe, les campagnes d’inscription et de réinscription en intégrant le développement de la dématérialisation
des procédures.
- Vous assurez le suivi des dossiers individuels des élèves, de leur inscription administrative et pédagogique, à la publication des résultats d’examens.
- Vous assurez les fonctions de mandataire de régie de recette.
- Vous préparez les dossiers pour les demandes de changement de cours, de professeur ; les dossiers de demande de changement d’orientation.
- Vous mettez à jour certaines pages identifiées du site internet du Conservatoire & Orchestre de Caen
- Vous suivez et gérez avec l’ensemble de l’équipe, la boîte mail du Pôle Scolarité
- Vous préparez les dossiers d’examens (montage et copie des épreuves, réservation des salles, horaires de passages, grille de notation…) et enregistrez et publiez les résultats d’examens.
- Vous saisissez et mettez en forme divers documents
- Vous alimentez et mettez à jour les bases de données et tableaux de bord.
- Vous participez à l’organisation de réunions d’information, de rentrée, et vous participez aux réunions de travail.
- Vous participez avec l’ensemble de l’équipe, à l’amélioration de l’accueil des usagers et à la modernisation du service.
- Dans le cadre de la gestion administrative de la scolarité, vous participez à l’organisation et à la mise en œuvre avec l’ensemble de l’équipe, les campagnes d’inscription et de réinscription en intégrant le développement de la dématérialisation
des procédures.
- Vous assurez le suivi des dossiers individuels des élèves, de leur inscription administrative et pédagogique, à la publication des résultats d’examens.
- Vous assurez les fonctions de mandataire de régie de recette.
- Vous préparez les dossiers pour les demandes de changement de cours, de professeur ; les dossiers de demande de changement d’orientation.
- Vous mettez à jour certaines pages identifiées du site internet du Conservatoire & Orchestre de Caen
- Vous suivez et gérez avec l’ensemble de l’équipe, la boîte mail du Pôle Scolarité
- Vous préparez les dossiers d’examens (montage et copie des épreuves, réservation des salles, horaires de passages, grille de notation…) et enregistrez et publiez les résultats d’examens.
- Vous saisissez et mettez en forme divers documents
- Vous alimentez et mettez à jour les bases de données et tableaux de bord.
- Vous participez à l’organisation de réunions d’information, de rentrée, et vous participez aux réunions de travail.
- Vous participez avec l’ensemble de l’équipe, à l’amélioration de l’accueil des usagers et à la modernisation du service.
Profils recherchés
- Titulaire d’un grade cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux (ou recrutement direct possible), vous maîtrisez les techniques de gestion administrative (prise de note, gestion des plannings…), ainsi que les outils bureautiques du Pack Office
et des logiciels IMuse et ASTRE GF.
- Organisé et autonome, vous savez rester vigilant malgré une tâche répétitive.
- Doté d’une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Vous connaissez les techniques de communication orale : expression claire, reformulation…
- Discret et à l’écoute, vos capacités relationnelles sont reconnues.
- Vous savez rendre compte de votre activité
- Vous êtes en capacité d’anticiper et de planifier vos tâches, vous savez prioriser les missions en fonction des périodes d’activités.
- Vous savez coordonner différentes actions et travailler en équipe.
- Une connaissance des règlements appliqués au sein de l’établissement sera attendue.
et des logiciels IMuse et ASTRE GF.
- Organisé et autonome, vous savez rester vigilant malgré une tâche répétitive.
- Doté d’une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Vous connaissez les techniques de communication orale : expression claire, reformulation…
- Discret et à l’écoute, vos capacités relationnelles sont reconnues.
- Vous savez rendre compte de votre activité
- Vous êtes en capacité d’anticiper et de planifier vos tâches, vous savez prioriser les missions en fonction des périodes d’activités.
- Vous savez coordonner différentes actions et travailler en équipe.
- Une connaissance des règlements appliqués au sein de l’établissement sera attendue.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231304100
Informations complémentaires
- Poste à temps complet,
- Bureau partagé,
- Congés et récupérations à prendre pendant les vacances scolaires de l’Académie de Caen,
- Grande disponibilité demandée lors de la période des inscriptions,
- Avantages collaborateurs : télétravail possible, participation complémentaire santé sous conditions, adhésion à une garantie
prévoyance maintien de salaire au choix, titres restaurant, participation aux frais de transports collectifs ou forfait mobilité,
CLAS…
- Bureau partagé,
- Congés et récupérations à prendre pendant les vacances scolaires de l’Académie de Caen,
- Grande disponibilité demandée lors de la période des inscriptions,
- Avantages collaborateurs : télétravail possible, participation complémentaire santé sous conditions, adhésion à une garantie
prévoyance maintien de salaire au choix, titres restaurant, participation aux frais de transports collectifs ou forfait mobilité,
CLAS…
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.