Secrétaire de direction
Offre n° O016250704001026
Publiée le 04/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PL D ARMES, Ruffec (Charente)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
04/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat de la Direction générale
Missions / conditions d'exercice
1- Secrétariat du Directeur Général des Services
2- Gestion du Conseil municipal
3- Assistance au poste de secrétariat du Maire et des élus en cas d’absence du titulaire du poste
1- Secrétariat du Directeur Général des Services
Réception des appels téléphoniques et accueil physique
Gestion du courrier
Réception, traitement et diffusion d’informations et de demandes
Réalisation de travaux de bureautique (courriers, notes, compte-rendu…)
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du Directeur Général des services
Tri, classement et archivage de documents
Veille juridique relative à l’environnement territorial
2- Gestion du Conseil municipal
Mise en forme des projets de délibération transmis par les services
Rédaction de projets de délibération liés à la direction générale
Transmission du dossier du conseil municipal aux élus (copies, mise sous pli)
Présence aux séances pour prise de notes et rédaction du procès-verbal
Elaboration des décisions du conseil municipal et transmission au contrôle de légalité
Réception des décisions du conseil municipal en retour du contrôle de légalité pour transmission aux services
Suivi des arrêtés du Maire dans le cadre de la délégation du conseil municipal
Suivi des décisions du conseil municipal liées à la direction générale
3- Assistance au poste de secrétariat du Maire et des élus en cas d’absence du titulaire du poste
Réception des appels téléphoniques et accueils physiques
Gestion du courrier
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du Maire et des adjoints
Participation aux réunions du bureau municipal pour préparation et rédaction du compte-rendu
2- Gestion du Conseil municipal
3- Assistance au poste de secrétariat du Maire et des élus en cas d’absence du titulaire du poste
1- Secrétariat du Directeur Général des Services
Réception des appels téléphoniques et accueil physique
Gestion du courrier
Réception, traitement et diffusion d’informations et de demandes
Réalisation de travaux de bureautique (courriers, notes, compte-rendu…)
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du Directeur Général des services
Tri, classement et archivage de documents
Veille juridique relative à l’environnement territorial
2- Gestion du Conseil municipal
Mise en forme des projets de délibération transmis par les services
Rédaction de projets de délibération liés à la direction générale
Transmission du dossier du conseil municipal aux élus (copies, mise sous pli)
Présence aux séances pour prise de notes et rédaction du procès-verbal
Elaboration des décisions du conseil municipal et transmission au contrôle de légalité
Réception des décisions du conseil municipal en retour du contrôle de légalité pour transmission aux services
Suivi des arrêtés du Maire dans le cadre de la délégation du conseil municipal
Suivi des décisions du conseil municipal liées à la direction générale
3- Assistance au poste de secrétariat du Maire et des élus en cas d’absence du titulaire du poste
Réception des appels téléphoniques et accueils physiques
Gestion du courrier
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du Maire et des adjoints
Participation aux réunions du bureau municipal pour préparation et rédaction du compte-rendu
Profils recherchés
Savoir – qualifications
Connaissance de l’environnement juridique
Formation en secrétariat de direction ou équivalent
Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures et partenaires du service
Connaissance de l’environnement territorial
Maîtrise du fonctionnement du contrôle de légalité
Savoir-faire – exigences techniques
Recevoir, filtrer et réorienter des appels téléphoniques
Rechercher et diffuser des informations
Photocopier, assembler, classer et archiver des documents
Rédiger des documents administratifs
Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes rapide)
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel), internet, intranet, messagerie électronique (Outlook)
Elaborer les actes administratifs
Savoir être – exigences humaines
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de réactivité et d’autonomie
Avoir l’esprit d’équipe
Avoir l’esprit d’initiative, (être force de proposition et d’innovation)
Devoir de réserve et sens du service public
Organisation et gestion du temps
Capacité d’écoute et de dialogue
Temps de travail : 36 heures hebdomadaire (dont 1 heure récupérable sous en RTT)
Sur 5 jours : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi
Conditions d’exercice :
- Travail en bureau
- Horaires réguliers avec amplitude variables en fonction des obligations de service public
- Continuité de service en binôme avec la secrétaire du maire et des élus
Lieu de Travail :
- Mairie de Ruffec
Moyens :
- Bureau
- Equipement informatique et progiciels
Connaissance de l’environnement juridique
Formation en secrétariat de direction ou équivalent
Connaissance du fonctionnement, des activités, des procédures et partenaires du service
Connaissance de l’environnement territorial
Maîtrise du fonctionnement du contrôle de légalité
Savoir-faire – exigences techniques
Recevoir, filtrer et réorienter des appels téléphoniques
Rechercher et diffuser des informations
Photocopier, assembler, classer et archiver des documents
Rédiger des documents administratifs
Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes rapide)
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel), internet, intranet, messagerie électronique (Outlook)
Elaborer les actes administratifs
Savoir être – exigences humaines
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de réactivité et d’autonomie
Avoir l’esprit d’équipe
Avoir l’esprit d’initiative, (être force de proposition et d’innovation)
Devoir de réserve et sens du service public
Organisation et gestion du temps
Capacité d’écoute et de dialogue
Temps de travail : 36 heures hebdomadaire (dont 1 heure récupérable sous en RTT)
Sur 5 jours : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi
Conditions d’exercice :
- Travail en bureau
- Horaires réguliers avec amplitude variables en fonction des obligations de service public
- Continuité de service en binôme avec la secrétaire du maire et des élus
Lieu de Travail :
- Mairie de Ruffec
Moyens :
- Bureau
- Equipement informatique et progiciels
Contact et modalités de candidature
Contact
0545310175
Informations complémentaires
Candidatures (CV et lettre de motivation) sur le site www.emploi-territorial.fr
Ou par voie postale à l'attention de Monsieur le Maire,
Mairie de Ruffec
Place d'Armes
16700 Ruffec
Ou par voie postale à l'attention de Monsieur le Maire,
Mairie de Ruffec
Place d'Armes
16700 Ruffec
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.