Missions
Gestion administrative du personnel : Assurer la constitution, le suivi et la mise à jour des dossiers individuels des agents tout au long de leur parcours professionnel, veiller à la bonne intégration des nouveaux arrivants (pochettes d’accueil).

Gestion du temps de travail : Gestion des cycles de travail, profils horaires, absences, etc … des agents enregistrés sur l’outil gestion du temps ; suivre les anomalies de pointage, relancer les agents et responsables, et régulariser les situations en lien avec les services ; saisir les heures supplémentaires des agents sur l’outil gestion du temps et sur le logiciel métier ; assurer la gestion des justificatifs afin de garantir la conformité règlementaire ; alerter la référente RH en cas d’anomalie suite aux contrôles.

Gestion des recrutements : assurer la réception, le tri, et l’élaboration du tableau de bord des candidatures ; organiser le jury de recrutement (date de jury, réservation de la salle en lien avec la secrétaire du pôle) ; informer et convoquer les candidats, et s’assurer de la transmission des documents ; transmettre les dossiers aux membres du jury.
Gestion des candidatures spontanées ou autres : traiter les candidatures spontanées ; rédiger et transmettre les accusés de réception et les réponses adaptées dans le respect des délais règlementaires ; tenir à jour un tableau de bord de suivi des candidatures.

Suivi de la formation : identifier les besoins en formation en lien avec les services (recensement) ; élaborer le plan de formation annuel et suivre son exécution (inscriptions, convocations …) ; gérer les relations avec les organismes de formation ; saisir les attestations de formation sur le logiciel métier RH ; compléter le tableau de bord des suivis de formations.

Organisation et suivi des entretiens professionnels : assurer la coordination de la campagne annuelle des entretiens professionnels ; préparer les supports et outils nécessaires aux entretiens ; informer les encadrants des délais et procédures à respecter ; veiller au bon déroulement des entretiens ; enregistrer les données recueillies (évaluations, souhaits de formations, perspectives d’évolutions…).

Classement et gestion de l’archivage : assurer le classement, l’organisation et l’archivage des documents ; tenir à jour les dossiers individuels des agents ; appliquer les procédures de tri et d’archivage définies par la collectivité ; préparer des bordereaux des versements aux archives.

Contrôler les états de frais de déplacement : vérifier, attribuer au vu du processus en vigueur.

Assistance à la référente RH en matière des assurances statutaires : déclarer et suivre les sinistres auprès des assureurs pour la Mairie et le CCAS.

Assistance à la responsable des Ressources Humaines : assurer le suivi des campagnes annuelles de demande de médailles d’honneur du travail (informer les agents, constituer les dossiers de candidature, vérification des pièces justificatives, rédaction de l’attestation employeur, demander les casiers judiciaires …) ; assurer la transmission aux autorités compétentes

Aider à la saisie du rapport social unique (RSU) : renseigner les indicateurs relatifs à la formation des agents ; veiller à la fiabilité et à la cohérence des indicateurs saisis.

Contribuer à l’organisation des vœux du Maire et à son bon déroulement en binôme avec la référente RH : assurer la coordination logistique de l’évènement (matériel) ; préparation des supports de présentation (bilans RH…) ; commande de cadeaux destinés aux agents (médailles, départ à la retraite) ; transmission des informations auprès des agents (invitations …) ; commander les cadeaux pour les départs à la retraite et les médaillés.