Adjoint administratif
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Offre n° O023210900404440
Publiée le 20/09/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Fursac
Poste à pourvoir le
20/11/2021
Date limite de candidature
18/11/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Adjoint administratif Accueil - Gestion administrative et comptable
Service administratif de l'EHPAD de 84 résidents et d'une cinquantaine d'agents titulaires ainsi que le personnel contractuel.
Le service est composé de 3 postes dont le poste de direction.
L'adjoint administratif contribue à la bonne image de l'établissement en interne et externe, assure la gestion administrative et comptable des résidents et des fournisseurs et participe à la qualité de vie des résidents en leur rendant divers services et en assurant l'interface avec les familles ou représentants légaux.
Service administratif de l'EHPAD de 84 résidents et d'une cinquantaine d'agents titulaires ainsi que le personnel contractuel.
Le service est composé de 3 postes dont le poste de direction.
L'adjoint administratif contribue à la bonne image de l'établissement en interne et externe, assure la gestion administrative et comptable des résidents et des fournisseurs et participe à la qualité de vie des résidents en leur rendant divers services et en assurant l'interface avec les familles ou représentants légaux.
Missions / conditions d'exercice
Accueil/Interface avec les résidents et les familles :
* Assure l'accueil téléphonique et physique de l'établissement : renseigne et oriente les appelants et les visiteurs (résidents, familles, personnels, représentants, partenaires...)
* Aide à la constitution des dossiers d'entrée du résident et au suivi des demandes (via trajectoire)
* Répond aux sollicitations des résidents et leur rend divers services
* Assure l'interface avec les familles et les représentants légaux pour toutes questions relatives aux résidents hors médical (administratif, vie quotidienne...)
* Constitue et met à jour le dossier administratif des Résidents (dossier papier, informatique, Améli.fr, fichiers, assurance,...)
* Se charge de toutes les autres tâches administratives et suivis relatifs aux résidents
* Affichage des menus, compte rendus réunion du Conseil de Vie Sociale, Entrées/Sorties des résidents
* Recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'établissement
Suivi du courrier et secrétariat:
* Effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement et le classement du courrier et la gestion des messages électroniques
* Rédige des courriers et documents
* Prend les messages et rend compte
* Assure diverses tâches administratives pour le personnel encadrant.
Gestion administrative et comptable (Résidents et Fournisseurs) :
* Assiste les résidents dans leur installation (mise en service ligne téléphonique, demande d'allocation logement, en particulier, en l'absence de famille ou de mandataire judiciaire)
* Prend en charge la constitution des dossiers de demande d'APA (Allocation Personnalisée d'Autonomie), ou de demande d'aide sociale
* Suivi des tutelles et curatelles
* Effectue chaque mois les titres de recettes relatifs aux frais de séjour des Résidents (Hébergement, ticket modérateur, Aide Sociale, APA, etc.)
* Assure la réception et le traitement des factures fournisseurs : mandatement dans CERIG, transmission dans HELIOS et suivi des prises en charge des bordereaux dans HELIOS relance des interlocuteurs
* Assure l'interface avec la Trésorerie sur les mandats et les titres
* Assure l'interface avec les Conseils Départementaux
* Se charge du classement et de l'archivage des documents administratifs et comptables
* suivi des marchés publics
* Suivi des marchés GSC Epsilim et Creusois
* Suivi des assurances, la gestion et la déclaration des sinistres
* Suivi des mises à jour et sauvegardes informatiques
* Suivi des dépenses d'investissement,
* Saisie des amortissements
* Assure une veille sur les opérations comptables
* Affiche les délibérations, les tarifs
Administration du personnel :
* Transmet les demandes de remboursements maladie à l'assurance (Sofaxis) via la plateforme informatique
* Assure l'accueil téléphonique et physique de l'établissement : renseigne et oriente les appelants et les visiteurs (résidents, familles, personnels, représentants, partenaires...)
* Aide à la constitution des dossiers d'entrée du résident et au suivi des demandes (via trajectoire)
* Répond aux sollicitations des résidents et leur rend divers services
* Assure l'interface avec les familles et les représentants légaux pour toutes questions relatives aux résidents hors médical (administratif, vie quotidienne...)
* Constitue et met à jour le dossier administratif des Résidents (dossier papier, informatique, Améli.fr, fichiers, assurance,...)
* Se charge de toutes les autres tâches administratives et suivis relatifs aux résidents
* Affichage des menus, compte rendus réunion du Conseil de Vie Sociale, Entrées/Sorties des résidents
* Recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'établissement
Suivi du courrier et secrétariat:
* Effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement et le classement du courrier et la gestion des messages électroniques
* Rédige des courriers et documents
* Prend les messages et rend compte
* Assure diverses tâches administratives pour le personnel encadrant.
Gestion administrative et comptable (Résidents et Fournisseurs) :
* Assiste les résidents dans leur installation (mise en service ligne téléphonique, demande d'allocation logement, en particulier, en l'absence de famille ou de mandataire judiciaire)
* Prend en charge la constitution des dossiers de demande d'APA (Allocation Personnalisée d'Autonomie), ou de demande d'aide sociale
* Suivi des tutelles et curatelles
* Effectue chaque mois les titres de recettes relatifs aux frais de séjour des Résidents (Hébergement, ticket modérateur, Aide Sociale, APA, etc.)
* Assure la réception et le traitement des factures fournisseurs : mandatement dans CERIG, transmission dans HELIOS et suivi des prises en charge des bordereaux dans HELIOS relance des interlocuteurs
* Assure l'interface avec la Trésorerie sur les mandats et les titres
* Assure l'interface avec les Conseils Départementaux
* Se charge du classement et de l'archivage des documents administratifs et comptables
* suivi des marchés publics
* Suivi des marchés GSC Epsilim et Creusois
* Suivi des assurances, la gestion et la déclaration des sinistres
* Suivi des mises à jour et sauvegardes informatiques
* Suivi des dépenses d'investissement,
* Saisie des amortissements
* Assure une veille sur les opérations comptables
* Affiche les délibérations, les tarifs
Administration du personnel :
* Transmet les demandes de remboursements maladie à l'assurance (Sofaxis) via la plateforme informatique
Profils recherchés
* Connaissances théoriques : Diplôme Baccalauréat, ou niveau équivalent en Secrétariat/Administration/Gestion comptable
* connaissance du fonctionnement de la FPT, de la comptabilité M22
* , connaissances des outils informatiques et bureautiques
* Expérience professionnelle
* connaissance du fonctionnement de la FPT, de la comptabilité M22
* , connaissances des outils informatiques et bureautiques
* Expérience professionnelle
Contact
Informations complémentaires
Mutation/détachement/contractuel
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.