Organisation de la prestation à domicile
Prend en charge et évalue les besoins : visite à domicile des situations complexes
-Suivi des VAD réalisées par les responsables de secteur spécialisés VAD : montage des dossiers, devis et contrat d’intervention
-Veille à ce que le responsable de secteur spécialisé VAD remette au bénéficiaire les documents du service (livret d’accueil, règlement de fonctionnement, flyers…), et établisse le devis et le contrat de prestation
-Organise et met en place les heures d’interventions avec le service de planification
-Aide à définir le projet personnalisé de soins et d’accompagnement en fonction du projet de vie du demandeur et des possibilités offertes par les divers financeurs
-Rédige et ajuste le plan d’actions avec les recommandations et surveillances
-Réceptionne, analyse et exploite les données et sécurise la circulation des informations
-Suit, contrôle et ajuste les interventions avec évaluation du respect du plan personnalisé d’aide et les besoins d’aide technique de mise en oeuvre.
-Mise en place de temps de synthèse avec les AD pour adapter au mieux les interventions au domicile.
-Rentre dans le logiciel de planification les informations nécessaires du bénéficiaire pour permettre aux aides à domicile de réaliser les prestations correspondant aux besoins et attentes du bénéficiaire. Mettre à jour également le GIR du bénéficiaire. Mettre à jour les prises en charge au regard des demandes du pôle Finances (participe à la réunion impayée de manière mensuelle)
-Assure la relation entre l’intervenant et le bénéficiaire
-Vérifie ponctuellement les temps de trajets sur les plannings avec le service de planification
-Travaille en collaboration avec les intervenants libéraux, les partenaires du secteur médico-social et hospitalier, et les mandataires

Encadrement des aides à domicile
Encadre le personnel d’intervention pour tout ce qui concerne la prise en charge des bénéficiaires en réglant les éventuels problèmes rencontrés lors des interventions à domicile
-Accompagne les aides à domicile dans la mise en place du cahier de liaison et le projet personnalisé d’accompagnement
-Veille au suivi de la modulation des heures de travail des intervenants, en lien avec le responsable de planification
-Gère les réclamations bénéficiaires et salariés (contact téléphonique, entretien…). Selon la gravité de la réclamation, rédige un rapport circonstancié
-Participe aux réunions de suivi et de coordination avec les financeurs et partenaires (SSIAD, DAC24, AS du CD24…)
Rend compte à la direction du travail réalisé par les aides à domicile
-Suit les congés des aides à domicile : demandes, prévisionnel de l’année…
-Vérifie les plannings une fois par semaine (dernier délai le mercredi)
-Réalise les entretiens de recrutement et fait le point avec le responsable de planification sur les besoins. Participe à des Jobs Dating.
-Accueille les nouveaux arrivants : remise de documents, planification avec les autres services pour la remise du matériel (service RH, service technique, service informatique), planification de la journée d’intégration
-Planifie la formation des aides à domicile aux aides techniques à l’appartement témoin
-Participe avec la responsable du pôle autonomie aux réunions trimestrielles d’aides à domicile par groupe de 10 AD
-En cas d’accident de travail d’une AD, rencontre l’AD, complète la fiche de déclaration et la transmet au pôle RH

Sensibilisation des intervenants à domicile et des bénéficiaires
Etre attentif aux conditions de travail des intervenants et inscrire la structure dans une démarche de prévention des risques psycho-sociaux
-Vérifie le port des équipements de protection individuel
-Vérifie la conformité

Documents administratifs du service
-Met à disposition des AD les documents nécessaires du service
-Complète les enquêtes en lien avec le service
-Répond à des appels à projets en lien avec le service
-Mise à jour et création de protocoles
-Transmet aux bénéficiaires l’enquête annuelle de satisfaction

Accueil de stagiaires
-Planification des demandes
-Planification du stage : conventions, planning, tuteur AD
-Réalise le bilan mi-stage et fin de stage avec l’AD tuteur (possibilité de la présence du formateur)

Activités diverses
-Si sollicitation d’une AD concernant un problème avec son téléphone professionnel, transmettre l’information par mail au service informatique
-Si sollicitation d’une AD concernant un problème avec sa voiture de service, transmettre l’information par mail au responsable des services techniques et à la coordonnatrice du pôle finances

Participation aux astreintes du SAAD
-Astreinte en semaine complète
-Réaliser un rapport d’astreinte par mail pour chaque astreinte
-Rend compte à la direction du travail réalisé

EXIGENCES REQUISES
SAVOIRS :
-Connaissance en management d’équipe
-Connaissance de l’environnement des personnes en perte d’autonomie
-Connaissances sur la législation et la réglementation des aides allouées aux personnes dépendantes (notamment le dispositif APA et PCH)
-Connaissances en droit du travail
-Maîtrise de l’outil informatique
-Connaissance dans l’utilisation des logiciels métiers (logiciel planning, messagerie sécurisée, PAACO Globule…)
-Connaissance du cadre réglementaire régissant l’activité de l’aide à domicile
-Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité
-Connaissance de la législation du temps de travail
SAVOIR-FAIRE :
-Bonne approche du public des personnes âgées et handicapées, et de leurs aidants
-Repérer, organiser et synthétiser un volume important d’informations
-Discerner les informations utiles et les communiquer aux interlocuteurs appropriés
-Faire face à l’urgence et à l’imprévu et tenir informé la Direction et les responsables de secteur
-Faire preuve de rigueur et de précision
-Proposer une réponse adaptée aux besoins des demandeurs
SAVOIR-ETRE :
-Maîtrise de soi
-Capacité d’écoute, d’observation, d’analyse et d’évaluation
-Capacité de négociation et de médiation
-Capacité de gestion de conflits
-Etre autonome, réactif et savoir organiser son travail
-Savoir faire face aux situations d’urgence et d’imprévu
-Sens du service publique et de l’aide aux personnes
-Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
-Savoir rendre compte
-Travailler en équipe
-Organisation, rigueur, implication, réactivité
-Autonomie et responsabilités
-Devoir de confidentialité
-Disponibilité et Polyvalence

RELATIONS INTERNES DE TRAVAIL
Sous la responsabilité hiérarchique :
✓
Directeur du CCAS
✓
Responsable du Pôle Autonomie
Liaisons fonctionnelles :
-Personnel du SAAD : aides à domicile, responsable de planification, planificateurs, responsables de secteur spécialisés VAD
-Pôle Accueil du CCAS
-Pôle RH du CCAS
-Pôle Finances du CCAS
-Personnel du CCAS
-Président et Vice-Président du CCAS
-Partenaires du SAAD

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
-Bureau situé au CCAS
-Ordinateur avec logiciels bureautique
-Téléphone fixe + Portable
-Téléphone et ordinateur de portable pour l’astreinte
-Véhicule de service (voiture, vélo)
Conditions d’exercice :
-Horaires obligatoires au minimum (9h-11h45 et 14h-16h30), avec au minimum 45 minutes de pause le midi
-Peut être amené à se déplacer au domicile des bénéficiaires dans le cadre de la mise en oeuvre du plan personnalisé d’aide et de suivi de celui-ci
-Astreinte à réaliser (1 semaine par mois et en fonction des besoins du service)