Secrétaire du Maire et de la DG
Offre n° O026250430001367
Publiée le 30/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
45 Grande Rue, Étoile-sur-Rhône (Drôme)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
20/06/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire sur le grade d'adjoint administratif
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas.
Missions / conditions d'exercice
SECRETARIAT DU MAIRE et de la DIRECTION GENERALE
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
- Archivage
SERVICE COURRIER
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Classement et archivage
- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
CONSEIL MUNICIPAL
- Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
- Edition des dossiers de séance à la demande des élus
- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o Rdv et réceptions du maire
o Cérémonies patriotiques et officielles
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l’organisation des vœux à la population
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
- Archivage
SERVICE COURRIER
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Classement et archivage
- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
CONSEIL MUNICIPAL
- Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
- Edition des dossiers de séance à la demande des élus
- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o Rdv et réceptions du maire
o Cérémonies patriotiques et officielles
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l’organisation des vœux à la population
Profils recherchés
COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la formation et l’expérience professionnelles)
- Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
- Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste)
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
- Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre
- Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
- Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
- Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
- Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste)
- Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
- Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
- Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
- Rigueur et discrétion
- Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre
Contact et modalités de candidature
Contact
0475606950
Informations complémentaires
Travail sur écran.
Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en œuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
Nécessite de la disponibilité et un devoir de confidentialité.
Exposition physique (tension mentale et/ou nerveuse) ponctuelle (selon la période et les obligations du service)
Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
Implique l’engagement d’une responsabilité financière modérée (gestion du budget « cérémonies » de manière ponctuelle) ainsi qu’une responsabilité juridique avec un faible risque contentieux.
Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en œuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
Nécessite de la disponibilité et un devoir de confidentialité.
Exposition physique (tension mentale et/ou nerveuse) ponctuelle (selon la période et les obligations du service)
Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
Implique l’engagement d’une responsabilité financière modérée (gestion du budget « cérémonies » de manière ponctuelle) ainsi qu’une responsabilité juridique avec un faible risque contentieux.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.