Le service administratif et financier du Département Attractivité et Proximité, sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, a pour mission de sécuriser les procédures administratives, juridiques et financières des directions qui lui sont rattachées. Il vient en soutien et en appui des services.Outre le suivi budgétaire et comptable, le service gère, en lien avec le champ d'activité du DGA, le suivi des conseils municipaux et des instances paritaires, la préparation budgétaire et assure le suivi de dossiers transversaux.Sous l'autorité du responsable du service administratif et financier, l'assistant/assistante de direction gére au quotidien l'agenda du DGA, organise et prépare les réunions, s'occupe du suivi des courriers arrivée/départ, gère l'accueil physique et téléphonique, assure le suivi de dossiers administratifs transversaux ou gérés en direct par le DGA, prépare les dossiers, gère le logiciel de gestion du temps des agents du service. En support des autres postes du SAF, il/elle assure également la comptabilité de quelques secteurs d'activité et vient suppléer ses collègues durant les périodes d'absences afin d'assurer la continuité de service.Activités principalesAccueil, secrétariat :

- Accueil physique et téléphonique :analyse les demandes, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée (et/ou donne les premiers niveaux d'information) et fait le relais auprès des différents membres du service.
- Gestion des courriers arrivée/départ, suivi des courriers réservés et numéros verts sur les logiciels Acropolis et Agglaé,
- Suivi de dossiers administratifs du service ou transversaux,
- Gestion des courriers du service et du Département: tri, distribution et suivi des parapheurs.
- Etre garant de la bonne forme des réponses écrites aux usagers, en collaboration et sous l'autorité de la responsable SAF du département
- Mise en forme de courriers, documents,
- Elabore et prend en charge à la demande différents dossiers

Secrétariat de direction :

- Gestion de l'agenda du DGA : planifie les réunions, gère les demandes, organise la planification globale de l'agenda, s'assure de sa cohérence,
- Transmission des messages et rappel des informations importantes
- Organisation et préparation des réunions (assure le montage des réunions avec les différents interlocuteurs internes ou externes, réserve les salles, envoie les invitations, prépare les supports de réunions, éventuellement rédige les compte-rendus et en assure la diffusion)
- Réalisation et mise en forme des documents de contenus divers, suivi, diffusion, réalise le classement et l'archivage :

- courriers, courriers électroniques,  
- comptes-rendus de réunions,


- Rédige, relit, met en forme et diffuse des notes et des courriers,
- Réalise et met en forme les powerpoint
- Gère le suivi des conseils municipaux, envoi les convocations pour la commission municipale, constitue le dossier des élus et du DGA
- Gère le suivi des actes administratifs

Gestion administrative :

- Gère les stocks et l'approvisionnement en matériel divers et/ou fournitures de bureau pour l'ensemble des directions du département.
- Assure la gestion du photocopieur : suivi de la maintenance, approvisionnement en fournitures (papier, cartouches d'encre), relevé périodique du compte.
- Gère l'archivage
- Est référent CHRONOTIME du SAF
- Vient en support des directions si nécessaire

Activités secondairesMissions comptables et financières :

- Assure la saisie des titres concernant le dossier TLPE et des actes notariés
- En cas d'absence des gestionnaires, peut être amené à viser les bons de commande et à effectuer les liquidations