Sous la responsabilité du responsable d'établissement, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de la résidence. Interface entre les résidents, les familles, les équipes et les partenaires, vous participez pleinement à la vie de l'établissement, à travers des missions administratives, d'accueil téléphonique, et plus largement, d'accompagnement des bénéficiaires et de leurs proches.Dans ca cadre, vos missions sont les suivantes.Activités communes à l'EHPAD et à l'Accueil de jour-Accueil téléphonique et physique, et orientation des demandes des interlocuteurs-Intervention en remplacement ponctuel au niveau de l'accueil général de la Cité des Ainés-Gestion administrative de l'entrée à la sortie du résident (préparation du contrat d'hébergement, préparation du dossier administratif et suivi, préparation des dossiers médicaux pour le médecin...)-Réception, distribution et gestion des envois du courrier de l'établissement et distribution du courrier des résidents-Réalisation, mise en forme, diffusion et classement des comptes-rendus et courriers-Gestion des tâches administratives dans le cadre de la démarche qualité de l'établissement (mise en forme, enregistrement, diffusion des documents qualité ; enregistrement des réclamations, accusés de réception, etc. )-Planification des rendez-vous pour le service et pour les résidents-Préparation administrative et logistique de réunions-Gestion des commandes de fournitures et suit les stocks-Suivi des effectifs repas sur la résidence, et gestion des commandes correspondantes avec la cuisine-Peut être amené à assurer les demandes de remplacement et de mise à jour des plannings du personnel de la résidence-Programme des visites d'admission en lien avec la commission d'admission, et peut être amené à faire visiter l'établissement-Propose des évolutions dans l'organisation des missions et dans la recherche de nouvelles procédures de gestion des dossiers-Fait le lien avec la comptable de l'établissement pour la bonne facturation des prestations-Participation à la vie sociale de l'établissementActivités spécifiques à l'EHPAD-Participe à l'élaboration au projet personnalisé-Aide à la préparation des dossiers de demande d'A.P.L., et complète la partie réservée à l'établissement-Gère les dossiers relatifs à la sortie des résidents (notaire, attestations, clôture des dossiers administratif, etc.)-Assure le suivi de la liste d'attente en relation avec la commission d'admission-Prépare les éléments pour la facturation des repas-Participe à l'organisation des évènements au sein de l'EHPAD (Conseil de Vie Sociale, invitations, plan de table, etc...)Activités spécifiques à l'Accueil de jour-Gère le planning de présence des patients-Suit les besoins et les demandes de transports pour les usagers-Réalise la fiche de liaison et s'assure de la bonne transmission des informations entre l'Accueil de Jour, le bénéficiaire et sa famille-Participe à la réunion hebdomadaire du service et en élabore le compte-rendu-Suivi des dossiers en rapport à la sortie des patients