ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE:

Accueil physique et téléphonique des administres et de tout type de public :
Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
Renseigner le public sur place ou par téléphone.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

Accueil et orientation le public vers les différents services :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître les missions des différents services).
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
Gérer les demandes de la population.

Assemblées et instances :
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur
Préparation des bureaux et conseils communautaires (convocations, élaboration des notes explicatives de l'ordre du jour).
Instaurer une procédure de remontée des rapports relatifs aux questions à l'ordre du jour.
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Préparer, mettre en forme et sécuriser juridiquement les délibérations du conseil communautaire.
Opérer la transmission au contrôle de légalité des actes.
Diffuser les notes explicatives et délibérations adoptées aux services intercommunaux et aux conseillers municipaux des communes membres.
Constituer et conserver le registre des actes de la collectivité (Délibérations, arrêtés et décisions du Président).

Elaboration des documents administratifs :
Préparer et rédiger des documents administratifs ou financiers (courriers, notes, dossiers divers, projets, présentations PPT, etc.).

Logistique et organisation :
Prise de rendez-vous
Planifications de réunions, réservations de locaux.
Gestion de la logistique autour des réunions et instances organisées (alimentation, repas, buffets, ect).

Formation :
Organiser annuellement la remontée des besoins collectifs et individuels de formation
Elaborer, suivre et mettre en œuvre le règlement et le plan de formation de l'établissement
Renseigner et orienter les agents sur les dispositifs de formation
Assurer le lien avec les services du CNFPT et autres organismes de formation
Diffuser les catalogues de formation ou offres de formation auprès des services
Organiser les modules de formation intra mutualisées en lien avec le CNFPT
Faire archiver les attestations de formation des agents dans leur dossier individuel (en lien avec service RH).

Ressources humaines :
Centraliser et faire archiver les comptes-rendus d'évaluation professionnelles annuelles dans les dossiers individuels des agents (en lien avec service RH).
Gestion des congés et autorisations d'absences : centraliser les remontées d'information de la part des chefs de pôle. Suivre la gestion des congés et autorisations d'absences pour l'ensemble du personnel

ACTIVITES SPECIFIQUES:

Gestion et suivi de dossiers spécifiques en lien avec le chef de pole concerne :
- Opération Programmée d'amélioration de l'habitat (suivi d'opération en cours d'achèvement ; préparation de la nouvelle programmation).
- Plan patrimoine (gestion de projet).
- Planification, organisation et animation des commissions thématiques dont l'agent a la charge (patrimoine - aménagement de l'espace).

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE:
-Le Président
-La Direction Générale des Services
-L' Agent

RELATIONS FONCTIONNELLES:
En interne :
En lien direct avec la direction
Relations quotidiennes avec les agents de l'EPCI.
Relations quotidiennes avec le responsable des services pour transmission d'informations.
Contact ponctuel avec les élus.

En externe :
Contact direct et permanent avec le public.
Les collectivités en relation (ex : Syndicats, Centre Départemental de Gestion, CDC...). Autres administrations (Trésor Public, Gendarmerie, Préfecture, Direction départementale des territoires et de la mer, Impôts, Cadastre, Office du Tourisme...).
Les entreprises privées et les associations (échange d'informations, suivi des factures...).

CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICES:

Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Garant de l'image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte).
Grande disponibilité.
Travail sur écran.
Standard téléphonique.
Positionnement debout ou piétinement.
Manutention manuelle de charge de moins de 5kg.
Travail au contact du public.
Risques liés à des tensions dans la relation au public