MISSIONS DU POSTE :

La Maison pour tous, centre socio culturel et sportif, développe trois axes d’intervention s’inscrivant :
1. Dans le soutien aux initiatives locales, sur le principe d’une veille territoriale de participation citoyenne, organisation de la fonction d’accueil, d’écoute des habitants et d’animation de la vie locale afin de recueillir leurs besoins et leurs idées de projets collectifs (usagers, familles, groupes informels et/ou associations) ;

2. Dans le développement d’actions venant en soutien à la famille et à la parentalité ;

3. Dans une logique de soutien à la vie associative par la création d’un guichet unique (soutien aux associations – financier, matériel, administratif – gestion des plannings et des structures sportives) ;


L’agent d’accueil Maison pour tous assure en transversalité avec les autres secteurs :
Une mission d’accueil physique et téléphonique du public, pour un premier niveau d’information ;
Une mission d’animation de l’espace d’accueil ;
Une mission d’analyse des situations pour effectuer une orientation de qualité ;
Une mission administrative (temps de secrétariat pour le service, gestion et instruction de dossiers, gestion de réservation de salle, inscriptions administratives aux activités et enregistrement des paiements …) ;

Il s’agit d’un accueil inconditionnel. La fonction accueil participe pleinement à la mission de pilotage de la Maison pour tous, au travers notamment de la veille sociale exercée, de la capitalisation et de la transmission d’information.

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ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE :

1. Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics en créant les conditions favorables permettant une écoute active.
- S'adapter en fonction des différents interlocuteurs.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d'urgence.

2. Identifier les demandes sociales et orienter vers les services ou organismes compétents :
- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence et orienter les personnes vers les services concernés.
- S'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder au service identifié.
- Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
- Savoir orienter et rechercher des solutions internes et partenariales, identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information.

3. Accompagner dans les démarches administratives initiales :
- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
- Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes.

4. Animation de l’espace d’accueil
La fonction accueil au sein de la Maison pour Tous, participe activement à construire du lien avec les usagers pour les accompagner à s’impliquer.
- Créer les conditions physiques et psychologiques nécessaires requises pour garantir la qualité du lien ;
- Mettre à disposition des publics de l’information, des journaux ;
- Créer des conditions d’attente agréable ;
- Solliciter les ressources et talents des personnes pour accompagner la participation habitante avec l’ensemble de l’équipe ;

5. Secrétariat service :
Le référent accueil anime, initie, réalise, coordonne dans son secteur d’intervention. Il contribue activement au recueil et à la communication des informations collectées :
- Inscriptions des adhérents
- Encaissement des adhésions et des cotisations
- Gestion de la régie
- Relevé statistique des temps d’accueil
- Relevé statistique des temps de permanence
- Relevé statistique des éléments diagnostics sur les problématiques recensées à l’accueil
- Gestion des intervenants bénévoles et prestataires
- Gestion de l’occupation des salles et accueil des publics
- Gestion des réservations de salle
- Divers courriers



Activités complémentaires :

• Prendre note et mettre en forme tous types de courrier et courriers électroniques
• Prendre des messages
• Saisir différents types de documents
• Vérifier les dossiers
• Rédiger des documents et actes administratifs
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Trier classer et archiver des documents
• Préparer les dossiers pour les instances de décision

Activités subordonnées :

• Effectue des temps de remplacement sur le guichet unique
• Travaille en étroite collaboration avec la référente famille
• Collaborer avec l’équipe de direction de la DSCS
• Participe et suit le calendrier évènementiel en inter service pour se charger de communiquer

CHAMPS RELATIONNEL DU POSTE :

 Relations fonctionnelles internes
 Interactions permanentes avec les adhérents, les bénévoles et les prestataires
 Interactions permanentes avec le réseau associatif local
 Interactions régulières avec les autres services et Directions de la commune
 Interactions régulières avec les élus

 Relations fonctionnelles externes
 Contacts avec les usagers de service public
 Contacts avec le réseau de partenaires externes d’autres collectivités et administrations