Assistant du Directeur Général des Services
Offre n° O031250502000762
Publiée le 02/05/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
02/06/2025
Date limite de candidature
02/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
La Direction générale (DG) contribue à la définition des orientations stratégiques de la collectivité et assiste l'autorité territoriale dans la définition, l'explication et la mise en oeuvre de ces orientations dans ses domaines de compétences ou de gestion. Elle impulse, communique et pilote la mise en oeuvre des politiques de la collectivité au sein des directions et services. Elle supervise l'encadrement des services placés sous son autorité et en garantit le bon fonctionnement.
La Mission Pilotage des Affaires Générales (MPAG), directement rattachée à la Direction générale des services, conseille la direction générale de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en oeuvre des plans d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou les élus, et apporte aux élus des arguments stratégiques d'aide à la décision.
Elle assure également :
La coordination de l'action administrative de la Direction générale en interface avec le Cabinet et l'exécutif, et l'appui à l'animation du collectif de direction et aux structures et agents rattachés au DGS;
La mission de prévention et de gestion des risques majeurs.
La Mission Pilotage des Affaires Générales (MPAG), directement rattachée à la Direction générale des services, conseille la direction générale de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en oeuvre des plans d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou les élus, et apporte aux élus des arguments stratégiques d'aide à la décision.
Elle assure également :
La coordination de l'action administrative de la Direction générale en interface avec le Cabinet et l'exécutif, et l'appui à l'animation du collectif de direction et aux structures et agents rattachés au DGS;
La mission de prévention et de gestion des risques majeurs.
Missions / conditions d'exercice
Le ou la titulaire du poste assurera le secrétariat du DGS et lui apportera une aide permanente afin de faciliter la gestion de son activité, il ou elle participera à l'organisation matérielle de la Direction Générale.
Il ou elle travaillera en lien étroit avec l'autre assistant·e du DGS et la directrice de la MPAG.
L'objectif est d'assurer une fluidité optimale dans la circulation de l'information, la gestion de l'agenda, la planification des réunions et la préparation des dossiers à fort enjeu. Le poste s'inscrit dans un environnement hautement stratégique, réactif et confidentiel.
Missions :
Accueil et gestion des sollicitations
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteur·rice·s du DGS ;
Identifier les demandes prioritaires et urgentes ;
Fournir un premier niveau de réponse ou d'orientation vers les bons interlocuteur·rice·s ;
Assurer un haut niveau de discrétion dans le traitement des informations.
Organisation et planification
Gérer l'agenda du DGS, organiser les rendez-vous, réunions, déplacements, en lien avec l'agenda du Président ;
Coordonner la logistique des réunions (réservation des lieux, convocations, listings, fonds de dossiers) ;
Maintenir la liaison avec les directions générales déléguées, le Cabinet et les services de la collectivité ;
Suivre des projets confiés par le DGS ou la direction de la MPAG.
Traitement de l'information et des dossiers
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et instances internes/externes ;
Collecter, ordonner et transmettre les informations utiles dans les délais requis ;
Rédiger et mettre en forme divers documents : courriers, notes, relevés de décision, comptes rendus, e-mails ;
Assurer la circulation des parapheurs papier et électroniques (I-parapheur).
Contribution à la fluidité des processus
Suivre et relancer les actions liées aux processus internes de gestion (administratif, RH, budgétaire) ;
Proposer des évolutions dans les méthodes de travail ;
Gérer les commandes de fournitures et outils nécessaires à la cellule.
Classement, archivage et gestion documentaire
Traiter les flux de courriers entrants et sortants (notamment via Elise) ;
Réceptionner, enregistrer et classer les dossiers ;
Alimenter et actualiser les bases de données ou progiciels de gestion décisionnelle ;
Effectuer des recherches documentaires et assurer la mise à disposition de l'information.
Appui ponctuel
Assurer la continuité de service en cas d'absence de l'autre assistante de direction de la MPAG.
Il ou elle travaillera en lien étroit avec l'autre assistant·e du DGS et la directrice de la MPAG.
L'objectif est d'assurer une fluidité optimale dans la circulation de l'information, la gestion de l'agenda, la planification des réunions et la préparation des dossiers à fort enjeu. Le poste s'inscrit dans un environnement hautement stratégique, réactif et confidentiel.
Missions :
Accueil et gestion des sollicitations
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteur·rice·s du DGS ;
Identifier les demandes prioritaires et urgentes ;
Fournir un premier niveau de réponse ou d'orientation vers les bons interlocuteur·rice·s ;
Assurer un haut niveau de discrétion dans le traitement des informations.
Organisation et planification
Gérer l'agenda du DGS, organiser les rendez-vous, réunions, déplacements, en lien avec l'agenda du Président ;
Coordonner la logistique des réunions (réservation des lieux, convocations, listings, fonds de dossiers) ;
Maintenir la liaison avec les directions générales déléguées, le Cabinet et les services de la collectivité ;
Suivre des projets confiés par le DGS ou la direction de la MPAG.
Traitement de l'information et des dossiers
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et instances internes/externes ;
Collecter, ordonner et transmettre les informations utiles dans les délais requis ;
Rédiger et mettre en forme divers documents : courriers, notes, relevés de décision, comptes rendus, e-mails ;
Assurer la circulation des parapheurs papier et électroniques (I-parapheur).
Contribution à la fluidité des processus
Suivre et relancer les actions liées aux processus internes de gestion (administratif, RH, budgétaire) ;
Proposer des évolutions dans les méthodes de travail ;
Gérer les commandes de fournitures et outils nécessaires à la cellule.
Classement, archivage et gestion documentaire
Traiter les flux de courriers entrants et sortants (notamment via Elise) ;
Réceptionner, enregistrer et classer les dossiers ;
Alimenter et actualiser les bases de données ou progiciels de gestion décisionnelle ;
Effectuer des recherches documentaires et assurer la mise à disposition de l'information.
Appui ponctuel
Assurer la continuité de service en cas d'absence de l'autre assistante de direction de la MPAG.
Profils recherchés
Le ou la candidat·e idéal·e dispose d'une expérience confirmée dans une fonction d'assistance de direction, exercée dans un environnement complexe ou institutionnel, au sein d'une collectivité ou d'un organisme public de préférence. Une formation de niveau Bac +2 dans les domaines du secrétariat de direction, de la gestion administrative ou équivalent est souhaitée.
Le poste requiert une excellente maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral, ainsi qu'une bonne capacité de rédaction, de synthèse et de mise en forme de documents administratifs. Le ou la candidat·e saura gérer un volume important d'informations et assurer un suivi rigoureux dans des délais souvent contraints.
Une très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office, agendas partagés, messagerie, logiciels de gestion documentaire comme I-parapheur et Elise) est indispensable. La capacité à prendre en main des outils métiers spécifiques est attendue.
L'environnement de travail implique une grande rigueur, un sens aigu de l'organisation, une gestion des priorités efficace, ainsi qu'une disponibilité et une réactivité constantes. Le poste exige également de solides compétences relationnelles, de l'adaptabilité, de la diplomatie et un sens développé de la discrétion et de la confidentialité.
Le ou la candidat·e devra faire preuve de polyvalence, d'esprit d'équipe et être en capacité de travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteur·rice·s internes et externes.
Le poste requiert une excellente maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral, ainsi qu'une bonne capacité de rédaction, de synthèse et de mise en forme de documents administratifs. Le ou la candidat·e saura gérer un volume important d'informations et assurer un suivi rigoureux dans des délais souvent contraints.
Une très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office, agendas partagés, messagerie, logiciels de gestion documentaire comme I-parapheur et Elise) est indispensable. La capacité à prendre en main des outils métiers spécifiques est attendue.
L'environnement de travail implique une grande rigueur, un sens aigu de l'organisation, une gestion des priorités efficace, ainsi qu'une disponibilité et une réactivité constantes. Le poste exige également de solides compétences relationnelles, de l'adaptabilité, de la diplomatie et un sens développé de la discrétion et de la confidentialité.
Le ou la candidat·e devra faire preuve de polyvalence, d'esprit d'équipe et être en capacité de travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteur·rice·s internes et externes.
Contact et modalités de candidature
Contact
Pas de candidatures par mail - sabrina.guenfoud@cd31.fr
Informations complémentaires
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF via le logiciel Altays.
Les candidatures transmises par mail et/ou incomplètes ne seront pas prises en compte.
Les candidatures transmises par mail et/ou incomplètes ne seront pas prises en compte.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.