Assistant de direction au sein de la Direction Enfance et Famille
Offre n° O031250515000763
Publiée le 15/05/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
15/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Grandes lignes d’activités de la direction (et service – facultatif)
La Direction Enfance Famille met en œuvre des missions opérationnelles et obligatoires dévolues au département : Ia Protection Maternelle et Infantile (PMI), I’Aide Sociale à l’Enfance (ASE), la prévention jeunesse, qui sont des missions portées à la fois par Ie siège et également par les territoires.
Enjeux et objectifs du poste
- Apporter une aide permanente au responsable afin de faciliter la gestion de son activité professionnelle (organisation personnelle, gestion, communication, information, accueil, classement et suivi de dossiers).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et a un rôle d'interface dans la direction et avec les autres directions.
La Direction Enfance Famille met en œuvre des missions opérationnelles et obligatoires dévolues au département : Ia Protection Maternelle et Infantile (PMI), I’Aide Sociale à l’Enfance (ASE), la prévention jeunesse, qui sont des missions portées à la fois par Ie siège et également par les territoires.
Enjeux et objectifs du poste
- Apporter une aide permanente au responsable afin de faciliter la gestion de son activité professionnelle (organisation personnelle, gestion, communication, information, accueil, classement et suivi de dossiers).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et a un rôle d'interface dans la direction et avec les autres directions.
Missions / conditions d'exercice
Organiser la vie professionnelle du directeur ou de la directrice :
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre.
-Rappeler des informations importantes, transmettre des messages et alerter sur les situations sensibles/urgentes.
-Gérer ses déplacements,
-Organiser des réunions : ordre du jour, réservation de salle, invitation Outlook...
-Assurer l'accueil physique et téléphonique (recevoir, filtrer et transmettre les messages, hiérarchiser le degré d'importance/d'urgence, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, rediriger vers l'interlocuteur compétent, renseigner).
-Collecter et transmettre des informations fiables.
-Coordonner et suivre les dossiers de la direction.
-Gérer et suivre les courriers et dossiers sensibles.
-Être force de proposition sur les aspects organisationnels.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
-Rédiger ou saisir et mettre en forme des supports bureautiques : notes, comptes rendus, rapports...
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Secrétariat de direction :
-Mettre à jour le logiciel OCTIME/GREV'TIME (collecte de l'état de présence des agent·e·s auprès des différents services de la direction) et contrôler les tableaux prévisionnels des congés.
-Veiller à l'application du règlement du temps de travail (en matière de réduction de la durée du travail, horaires, congés, planification et outils de gestion).
-Informer et conseiller les agent·e·s et les services sur les modalités d'organisation du temps de travail et les autorisations spéciales d'absence.
-Être le relais des directions fonctionnelles.
-Participer à la communication de la direction.
-Assurer le suivi RH (tableaux de bords, fiches navettes, recensement les besoins de personnel de la direction, assurer le suivi administratif de la formalisation des fiches de poste...).
-Assurer le traitement et la diffusion de l'information (rappeler des informations importantes, veiller à la bonne compréhension des éléments, ...).
-Assurer l'enregistrement, le tri et l'envoi du courrier et des parapheurs.
Conditions particulières d'exercice :
Affectation : Toulouse, Hôtel du Département
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Avantages :
Prime semestrielle : Une prime de 815 EUR net, calculée au prorata temporis, vous est versée en mai et en novembre.
Organisation du temps de travail : Nous proposons des horaires flexibles, avec la possibilité de commencer entre 7h30 et 9h30 et de terminer entre 16h00 et 19h15, tout en respectant le quota horaire journalier via un système de badgeage. Vous avez le choix entre trois formules hebdomadaires :
35 heures : 25 jours de congés
37h30 : 40 jours de repos (25 jours de congés + RTT)
39 heures : 48 jours de repos (25 jours de congés + RTT)
Télétravail : Une organisation en télétravail est envisageable sous condition et pour certain poste. (ici ou dans conditions particulières d'exercice)
Avantages sociaux : Vous pouvez adhérer à des contrats collectifs pour la santé et la prévoyance, négociés avec des partenaires de confiance : la Mutuelle Nationale Territoriale (MNT) pour la santé et la Mutuelle du Rempart pour la prévoyance. Ces dispositifs permettent de prévenir les situations de précarité tout en favorisant le pouvoir d'achat grâce à des tarifs avantageux.
Aide à la mobilité : Nous prenons en charge 75 % de votre abonnement aux transports en commun (métro, train, vélib, ...), dans la limite réglementaire de 99 EUR par mois.
Chèques-vacances : Selon vos ressources, vous pouvez bénéficier de chèques-vacances.
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre.
-Rappeler des informations importantes, transmettre des messages et alerter sur les situations sensibles/urgentes.
-Gérer ses déplacements,
-Organiser des réunions : ordre du jour, réservation de salle, invitation Outlook...
-Assurer l'accueil physique et téléphonique (recevoir, filtrer et transmettre les messages, hiérarchiser le degré d'importance/d'urgence, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, rediriger vers l'interlocuteur compétent, renseigner).
-Collecter et transmettre des informations fiables.
-Coordonner et suivre les dossiers de la direction.
-Gérer et suivre les courriers et dossiers sensibles.
-Être force de proposition sur les aspects organisationnels.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
-Rédiger ou saisir et mettre en forme des supports bureautiques : notes, comptes rendus, rapports...
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Secrétariat de direction :
-Mettre à jour le logiciel OCTIME/GREV'TIME (collecte de l'état de présence des agent·e·s auprès des différents services de la direction) et contrôler les tableaux prévisionnels des congés.
-Veiller à l'application du règlement du temps de travail (en matière de réduction de la durée du travail, horaires, congés, planification et outils de gestion).
-Informer et conseiller les agent·e·s et les services sur les modalités d'organisation du temps de travail et les autorisations spéciales d'absence.
-Être le relais des directions fonctionnelles.
-Participer à la communication de la direction.
-Assurer le suivi RH (tableaux de bords, fiches navettes, recensement les besoins de personnel de la direction, assurer le suivi administratif de la formalisation des fiches de poste...).
-Assurer le traitement et la diffusion de l'information (rappeler des informations importantes, veiller à la bonne compréhension des éléments, ...).
-Assurer l'enregistrement, le tri et l'envoi du courrier et des parapheurs.
Conditions particulières d'exercice :
Affectation : Toulouse, Hôtel du Département
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Avantages :
Prime semestrielle : Une prime de 815 EUR net, calculée au prorata temporis, vous est versée en mai et en novembre.
Organisation du temps de travail : Nous proposons des horaires flexibles, avec la possibilité de commencer entre 7h30 et 9h30 et de terminer entre 16h00 et 19h15, tout en respectant le quota horaire journalier via un système de badgeage. Vous avez le choix entre trois formules hebdomadaires :
35 heures : 25 jours de congés
37h30 : 40 jours de repos (25 jours de congés + RTT)
39 heures : 48 jours de repos (25 jours de congés + RTT)
Télétravail : Une organisation en télétravail est envisageable sous condition et pour certain poste. (ici ou dans conditions particulières d'exercice)
Avantages sociaux : Vous pouvez adhérer à des contrats collectifs pour la santé et la prévoyance, négociés avec des partenaires de confiance : la Mutuelle Nationale Territoriale (MNT) pour la santé et la Mutuelle du Rempart pour la prévoyance. Ces dispositifs permettent de prévenir les situations de précarité tout en favorisant le pouvoir d'achat grâce à des tarifs avantageux.
Aide à la mobilité : Nous prenons en charge 75 % de votre abonnement aux transports en commun (métro, train, vélib, ...), dans la limite réglementaire de 99 EUR par mois.
Chèques-vacances : Selon vos ressources, vous pouvez bénéficier de chèques-vacances.
Profils recherchés
Organisé(e) et réactif(ve), vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles, votre rigueur administrative et votre maîtrise des outils bureautiques. Doté(e) d'un excellent relationnel, vous savez adapter votre communication à vos interlocuteurs et gérer les priorités avec discrétion. Vous possédez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles de gestion du temps de travail.
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333231
Informations complémentaires
CV +LM à déposer sur le lien de l'offre
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.