Assistante des responsables
Offre n° O031250520001078
Publiée le 20/05/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
19/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Présentation de la collectivité, de la direction et du service
Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.
Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.
Missions / conditions d'exercice
Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
Assister le·la responsable de la MDS et son·sa (ses) adjoint·e(s) en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi des questions logistiques.
Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires
Organisation de la vie professionnelle des responsables
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des
priorités et échéances (convocations, réservations de salle,
préparation de dossiers...)
- S'assurer du bon déroulement et de la préparation des
réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements
- Vérifier en lien avec les responsables la mise en oeuvre des
consignes de travail et l'application des procédures
administratives définies au niveau départemental
Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Concevoir et rédiger des courriers, comptes rendus, notes...
- Préparer différents dossiers (recherche d'information,
rédaction, synthèse...) en assurer la coordination et le suivi.
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de
bord, assurer un suivi statistique de l'activité de la MDS et en
rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings
Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les
parapheurs...
- Rechercher et diffuser des informations (documentation
sociale...)
- Rappeler les informations importantes
Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la
DTS et la Mission Pilotage et Ressources :
Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS :
- les terrains de stages, les demandes de formations (payantes
ou non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la
Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements,
de réparations importantes.
Informer le service coordination informatique de la Mission
Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale
de proximité des changements de référents de la MDS pour mise
à jour des droits informatiques
Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins
informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de
tampons,...
Planifier la gestion de l'utilisation du(des) véhicules de service de
la MDS
Publication jusqu'au 19/06/2025.
Assister le·la responsable de la MDS et son·sa (ses) adjoint·e(s) en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi des questions logistiques.
Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires
Organisation de la vie professionnelle des responsables
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des
priorités et échéances (convocations, réservations de salle,
préparation de dossiers...)
- S'assurer du bon déroulement et de la préparation des
réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements
- Vérifier en lien avec les responsables la mise en oeuvre des
consignes de travail et l'application des procédures
administratives définies au niveau départemental
Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Concevoir et rédiger des courriers, comptes rendus, notes...
- Préparer différents dossiers (recherche d'information,
rédaction, synthèse...) en assurer la coordination et le suivi.
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de
bord, assurer un suivi statistique de l'activité de la MDS et en
rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings
Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les
parapheurs...
- Rechercher et diffuser des informations (documentation
sociale...)
- Rappeler les informations importantes
Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la
DTS et la Mission Pilotage et Ressources :
Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS :
- les terrains de stages, les demandes de formations (payantes
ou non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la
Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements,
de réparations importantes.
Informer le service coordination informatique de la Mission
Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale
de proximité des changements de référents de la MDS pour mise
à jour des droits informatiques
Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins
informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de
tampons,...
Planifier la gestion de l'utilisation du(des) véhicules de service de
la MDS
Publication jusqu'au 19/06/2025.
Profils recherchés
SAVOIRS
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique Connaissance des outils de communication
Notions de l'environnement professionnel du domaine d'activité
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Connaissance formalisme des documents administratifs courants
Maîtrise des règles d'organisation du travail et de gestion du temps
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs (maîtrisé)
Utiliser l'outil informatique et bureautique (acquis)
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence (acquis)
Synthétiser et rédiger des documents, des rapports, des comptes rendus (Notions)
Proposer des solutions, anticiper les demandes (acquis)
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire (acquis)
Rigueur et méthode
Organisation
Relationnel
Distanciation
Réactivité
Adaptabilité
Disponibilité
Esprit d'initiative
Discrétion
Confidentialité
Respect d'autrui et écoute
Travail en équipe
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique Connaissance des outils de communication
Notions de l'environnement professionnel du domaine d'activité
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Connaissance formalisme des documents administratifs courants
Maîtrise des règles d'organisation du travail et de gestion du temps
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs (maîtrisé)
Utiliser l'outil informatique et bureautique (acquis)
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence (acquis)
Synthétiser et rédiger des documents, des rapports, des comptes rendus (Notions)
Proposer des solutions, anticiper les demandes (acquis)
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire (acquis)
Rigueur et méthode
Organisation
Relationnel
Distanciation
Réactivité
Adaptabilité
Disponibilité
Esprit d'initiative
Discrétion
Confidentialité
Respect d'autrui et écoute
Travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333711
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.