Assistant de direction au sein de la MDPH
Offre n° O031250526000792
Publiée le 26/05/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
10 Place Alfonse Jourdain, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
27/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
La Maison Départementale des Personnes Handicapées de la Haute-Garonne (MDPH 31) contribue à la
mise en oeuvre et au développement de la politique en faveur des personnes handicapées telle que définie par la loi du 11 février 2005, en exerçant des missions d'accueil, d'information, d'accompagnement, de conseil auprès des personnes handicapées et leur famille, d'évaluation de la situation de handicap et de l'accès aux droits de l'usager·ère, ainsi que de sensibilisation des citoyens au handicap. Elle met en place, organise le fonctionnement de l'équipe pluridisciplinaire, de la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et gère le Fonds Départemental de Compensation du handicap (FDC).
Enjeux :
Apporter une aide permanente au directeur ou à la directrice de la MDPH afin de faciliter la gestion de son activité professionnelle. - Assurer un rôle d'interface dans la direction et avec les autres directions.
mise en oeuvre et au développement de la politique en faveur des personnes handicapées telle que définie par la loi du 11 février 2005, en exerçant des missions d'accueil, d'information, d'accompagnement, de conseil auprès des personnes handicapées et leur famille, d'évaluation de la situation de handicap et de l'accès aux droits de l'usager·ère, ainsi que de sensibilisation des citoyens au handicap. Elle met en place, organise le fonctionnement de l'équipe pluridisciplinaire, de la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et gère le Fonds Départemental de Compensation du handicap (FDC).
Enjeux :
Apporter une aide permanente au directeur ou à la directrice de la MDPH afin de faciliter la gestion de son activité professionnelle. - Assurer un rôle d'interface dans la direction et avec les autres directions.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Organiser la vie professionnelle du directeur ou de la directrice
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ou de la directrice.
Rappeler des informations importantes, transmettre des messages et alerter sur les situations
sensibles/urgentes.
Transmettre au directrice/ à la directrice les premières informations collectées via le logiciel métier
Iodas sur les dossiers urgents,
Organiser des réunions : ordre du jour, réservation de salle, invitation Outlook...
Assurer l'accueil physique et téléphonique (recevoir, filtrer et transmettre les messages, hiérarchiser le
degré d'importance/d'urgence, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, rediriger vers
l'interlocuteur compétent, renseigner).
Collecter et transmettre des informations fiables.
Coordonner et suivre les dossiers de la direction.
Être force de proposition sur les aspects organisationnels.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédiger ou saisir et mettre en forme des supports bureautiques pour l'équipe de direction : notes,
comptes rendus, rapports...
Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Secrétariat de direction
Mettre à jour le logiciel OCTIME/GREV'TIME (collecte de l'état de présence des agent·e·s auprès des différents services de la direction) et contrôler les tableaux prévisionnels des congés.
Veiller à l'application du règlement du temps de travail (en matière de réduction de la durée du travail, horaires, congés, planification et outils de gestion).
Informer et conseiller les agent·e·s et les services sur les modalités d'organisation du temps de travail et les autorisations spéciales d'absence.
Être le relais des directions fonctionnelles.
Participer à la communication de la direction.
Assurer le suivi RH (actualiser les tableaux de bords, suivre et transmettre les fiches navettes, réaliser le recensement ses besoins en personnel de la direction, assurer le suivi administratif de la formalisation des fiches de poste, suivre et gérer les entretiens professionnels...).
Assurer le traitement et la diffusion de l'information (rappeler des informations importantes, veiller à la bonne compréhension des éléments, ...).
Assurer l'enregistrement, le tri et l'envoi du courrier et des parapheurs.
Assurer le suivi administratif de la démarche qualité.
Coordonner et suivre les dossiers de contentieux et conciliations.
Contribuer à la préparation de la tenue des instances (Comex, Comité Social d'Administration) et
assurer le suivi dans la mise en oeuvre des décisions prises par les instances (conventions, délibérations...).
Organiser les interventions et soutenir la communication dans le cadre de la CDAPH et des inter-CDAPH.
Missions secondaires :
Assurer la gestion des stocks (fournitures courantes).
Gérer les agendas des directions adjointes
En cas d'absence des secrétaires, assurer l'accueil téléphonique des autres services afin de garantir une continuité de service et participer à la permanence sur site.
Assurer le relais de l'assistante logistique en cas d'absence.
Être le·la référent·e ACTES31 de la direction.
Organiser la vie professionnelle du directeur ou de la directrice
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ou de la directrice.
Rappeler des informations importantes, transmettre des messages et alerter sur les situations
sensibles/urgentes.
Transmettre au directrice/ à la directrice les premières informations collectées via le logiciel métier
Iodas sur les dossiers urgents,
Organiser des réunions : ordre du jour, réservation de salle, invitation Outlook...
Assurer l'accueil physique et téléphonique (recevoir, filtrer et transmettre les messages, hiérarchiser le
degré d'importance/d'urgence, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, rediriger vers
l'interlocuteur compétent, renseigner).
Collecter et transmettre des informations fiables.
Coordonner et suivre les dossiers de la direction.
Être force de proposition sur les aspects organisationnels.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédiger ou saisir et mettre en forme des supports bureautiques pour l'équipe de direction : notes,
comptes rendus, rapports...
Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Secrétariat de direction
Mettre à jour le logiciel OCTIME/GREV'TIME (collecte de l'état de présence des agent·e·s auprès des différents services de la direction) et contrôler les tableaux prévisionnels des congés.
Veiller à l'application du règlement du temps de travail (en matière de réduction de la durée du travail, horaires, congés, planification et outils de gestion).
Informer et conseiller les agent·e·s et les services sur les modalités d'organisation du temps de travail et les autorisations spéciales d'absence.
Être le relais des directions fonctionnelles.
Participer à la communication de la direction.
Assurer le suivi RH (actualiser les tableaux de bords, suivre et transmettre les fiches navettes, réaliser le recensement ses besoins en personnel de la direction, assurer le suivi administratif de la formalisation des fiches de poste, suivre et gérer les entretiens professionnels...).
Assurer le traitement et la diffusion de l'information (rappeler des informations importantes, veiller à la bonne compréhension des éléments, ...).
Assurer l'enregistrement, le tri et l'envoi du courrier et des parapheurs.
Assurer le suivi administratif de la démarche qualité.
Coordonner et suivre les dossiers de contentieux et conciliations.
Contribuer à la préparation de la tenue des instances (Comex, Comité Social d'Administration) et
assurer le suivi dans la mise en oeuvre des décisions prises par les instances (conventions, délibérations...).
Organiser les interventions et soutenir la communication dans le cadre de la CDAPH et des inter-CDAPH.
Missions secondaires :
Assurer la gestion des stocks (fournitures courantes).
Gérer les agendas des directions adjointes
En cas d'absence des secrétaires, assurer l'accueil téléphonique des autres services afin de garantir une continuité de service et participer à la permanence sur site.
Assurer le relais de l'assistante logistique en cas d'absence.
Être le·la référent·e ACTES31 de la direction.
Profils recherchés
Le candidat devra posséder une bonne connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique, ainsi que des outils de communication et du domaine d'activité concerné. La maîtrise des règles de l'expression orale et écrite, de l'organisation du travail et de la gestion du temps est indispensable.
Il est attendu une capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés, à utiliser les outils bureautiques, à hiérarchiser les priorités, à appliquer les procédures administratives, à transmettre des informations fiables et à rédiger des documents de manière synthétique.
Rigueur, sens du travail en équipe, adaptabilité, respect, écoute, réactivité et discrétion sont des qualités essentielles pour ce poste
Il est attendu une capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés, à utiliser les outils bureautiques, à hiérarchiser les priorités, à appliquer les procédures administratives, à transmettre des informations fiables et à rédiger des documents de manière synthétique.
Rigueur, sens du travail en équipe, adaptabilité, respect, écoute, réactivité et discrétion sont des qualités essentielles pour ce poste
Contact et modalités de candidature
Contact
Pas de candidatures par mail - sabrina.guenfoud@cd31.fr
Informations complémentaires
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF via le logiciel Altays.
Les candidatures transmises par mail et/ou incomplètes ne seront pas prises en compte.
Les candidatures transmises par mail et/ou incomplètes ne seront pas prises en compte.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.