Chargé des affaires générales
Offre n° O031250619001944
Publiée le 19/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Square Georges Brassens, Saint-Alban (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
19/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Rémunération indicative
Rémunération en fonction de la grille indiciaire + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Direction des Affaires Générales avec laquelle vous travaillez en étroite collaboration, le Chargé des affaires générales aura pour mission de mettre en œuvre et suivre la gestion des actes, les instances représentatives en tenant compte de la réglementation mais également d’être un appui permanent et proactif dans l'organisation de l’ activités du pôle direction et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par le pôle direction.
Il vérifie et suit l’application des textes en vigueur dans son domaine de compétence.
Il vérifie et suit l’application des textes en vigueur dans son domaine de compétence.
Missions / conditions d'exercice
1. Tenue des assemblées
- Participation à la préparation des séances du Conseil municipal (élaboration de la notice explicative, envoi des convocations, rédaction des délibérations)
- Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...)
- Gestion de l’affiche légal
- Assurer l’organisation des commissions municipales : convocation, compte rendu …
- Assurer le classement
2. Actes
- Rédiger les actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions)
- Tenir les registres
- Assurer l’affichage
3. Gestion des archives
- Être référent archive pour le lien avec les archives départementales et la société
- Tenir le plan de classement
- Être en lien avec les services pour l’archivage annuel
4. Assistance de direction
- Mettre à jour tous les tableaux de bords de suivi d’activité
- Participer aux projets
- Planifier les réunions, rédiger, éditer et envoyer les invitations et dossiers aux participants
- Rédiger les courriers et les comptes rendus de réunions
- Assurer le suivi du courrier
- Assurer le secrétariat courant
- Organiser et assurer la diffusion de l'information
5. Gestion des contrats d’assurances et des déclarations :
- Effectuer les déclarations de sinistre
- Suivre l’activité en lien avec les contrats d’assurance
6. Gestion administrative du service de portage de repas
- Saisir les commandes
- Faire le lien avec le traiteur
- Organiser la tournée
7. Autres missions administratives :
- Gestion des baux (rédaction des conventions, suivi des échéances, avenants et les augmentations de loyers)
- Gestion des autorisations de taxi
- Gestion des demandes d’occupation de domaine
- Participation à la préparation des séances du Conseil municipal (élaboration de la notice explicative, envoi des convocations, rédaction des délibérations)
- Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...)
- Gestion de l’affiche légal
- Assurer l’organisation des commissions municipales : convocation, compte rendu …
- Assurer le classement
2. Actes
- Rédiger les actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions)
- Tenir les registres
- Assurer l’affichage
3. Gestion des archives
- Être référent archive pour le lien avec les archives départementales et la société
- Tenir le plan de classement
- Être en lien avec les services pour l’archivage annuel
4. Assistance de direction
- Mettre à jour tous les tableaux de bords de suivi d’activité
- Participer aux projets
- Planifier les réunions, rédiger, éditer et envoyer les invitations et dossiers aux participants
- Rédiger les courriers et les comptes rendus de réunions
- Assurer le suivi du courrier
- Assurer le secrétariat courant
- Organiser et assurer la diffusion de l'information
5. Gestion des contrats d’assurances et des déclarations :
- Effectuer les déclarations de sinistre
- Suivre l’activité en lien avec les contrats d’assurance
6. Gestion administrative du service de portage de repas
- Saisir les commandes
- Faire le lien avec le traiteur
- Organiser la tournée
7. Autres missions administratives :
- Gestion des baux (rédaction des conventions, suivi des échéances, avenants et les augmentations de loyers)
- Gestion des autorisations de taxi
- Gestion des demandes d’occupation de domaine
Profils recherchés
Compétences techniques
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise des outils informatiques, de planification et de suivi.
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Capacités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles
- Capacité à s'adapter aux logiciels métiers
Compétences relationnelles
- Capacité relationnelle
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise des outils informatiques, de planification et de suivi.
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Capacités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles
- Capacité à s'adapter aux logiciels métiers
Compétences relationnelles
- Capacité relationnelle
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0562759393
Informations complémentaires
Candidature (lettre de motivation, CV), Arrêté p/ les titulaires à adresser au plus tard au 19 juillet 2025, par courrier, à Mr le Maire - Mairie de Saint Alban
Service des Ressources Humaines
Square Georges Brassens
31140 Saint-Alban
Ou par mail à l’adresse : recrutement@mairie-stalban.fr
Service des Ressources Humaines
Square Georges Brassens
31140 Saint-Alban
Ou par mail à l’adresse : recrutement@mairie-stalban.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE SAINT ALBAN
>Square Georges Brassens
31140 SAINT-ALBAN
>Square Georges Brassens
31140 SAINT-ALBAN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.