Réception des déclarations et établissement des actes
• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil
• Apprécier une demande au regard de différents documents fournis (livret de famille…)
• Assurer la veille juridique
• Etablir les différents actes de l’Etat Civil
- Reconnaissances, naissances
- Mariages
- Décès, transcriptions de décès
• Délivrer des documents de l’Etat Civil
- Copies et extraits d’actes (notaires, avocats, administrés…)
- Autorisations de fermeture de cercueils aux pompes funèbres
- Extraits plurilingues d’actes de l’Etat Civil
• Transmission des documents aux organismes de l’Etat :
- INSEE (Bulletins décès…)
- CONSEIL GENERAL (copies d’acte de naissance…)
- ARS (bulletins de décès…)
- MAIRIES ou SERVICE CENTRAL D’ETAT CIVIL (avis de mise à jour, avis d’acte de notoriété…) et TRIBUNAUX
Etablissement des dossiers de mariage et de PACS
• Contrôler l'authenticité et l’exactitude des documents et attestations fournis par les administrés (justificatif de domicile, validité pièce d’identité)
• Informer le Maire, si nécessaire, d’auditionner les futurs époux, afin d’apprécier le consentement mutuel – Prise de rendez-vous pour remise dossiers
• Etablir le planning des mariages et prévenir le Secrétariat Général
• Prévenir le CTM pour la mise en place de la salle
• Etablir les actes de publications en vue de leur affichage
• Préparer les documents nécessaires aux époux après mariage :
- Certificat de mariage civil (nécessaire en cas de cérémonie religieuse)
- Bulletins de mariage
- Livret de famille
• Envoi des documents après mariage :
- Bulletin de mariage à l’INSEE (par dématérialisation)
- Avis de mise à jour aux communes de naissance des époux


Traitement des dossiers de divorce (dont consentement mutuel)
• Contrôle de la conformité du dossier envoyé par l’avocat :
- Jugement de divorce complet
- Déclarations d’acquiescement des deux époux ou le tampon de non appel (avec signature) sur le jugement.
• Enregistrement de la mention de divorce dans le logiciel (pour les actes à partir de 2000) et sur l’acte de mariage concerné et aussi l’acte (oui les actes) de naissance (si les époux sont nés sur la commune).
• Envoi des documents en découlant :
- Avis de mise à jour aux communes de naissance des époux (pour apposition de la mention sur les actes de naissance)
- Copie de l’acte de mariage avec la mention de divorce ainsi que le bordereau d’envoi à l’avocat lui rappelant de prévenir les personnes de mettre à jour leur livret de famille
Etablissement des dossiers de baptême républicain
• Etablir le planning des baptêmes et prévenir le Secrétariat Général
• Prévenir le CTM pour la mise en place de la salle
• Réunir et contrôler les documents nécessaires (livret de famille, copies des cartes d’identité, justificatif de domicile)
• Etablir « l’acte »
• Préparer le livret de baptême à remettre aux parents

Tenue administrative des registres de l’état civil
• Préparer la commande des feuillets pour les registres de l’année suivante
• Ouverture et fermeture des registres annuels de l’Etat Civil
• Contrôle de l’exactitude des renseignements consignés
• Rédaction des mentions marginales
- Lien Matrimonial (mariage) et PACS
- Décès, Transcription de décès
- Actes de notoriété
- Lien de filiation (reconnaissance)
- Changement de nom, et prénom
- Rectification et annulation (annulation d’un acte)
- Mentions relatives à la nationalité (naturalisation)
- Divers (Répertoire civil)
• Tenue du secrétariat du service : envoi de courriers (félicitations naissance …), bordereaux d’envoi (pour livret de famille…) et tenue du registre du courrier départ.
• Instruction des dossiers de changement de prénom et nom

Elections

Tenue et suivi des listes électorales
• Saisie des inscriptions, changements d’adresses ou de bureaux, radiations et mentions (votant à l’étranger…) sur les listes
• Suivi et communication avec INSEE sur Répertoire Electoral Unique
• Mise à jour du périmètre géographique des bureaux de vote (rajout d’une rue, d’un lotissement, …)
• Récupération pour transmission des notifications de décision de radiations de Commissions de contrôle
• Edition, mise sous pli et envoi des cartes électorales
• Secrétariat du service (courriers divers, bordereau d’envoi, archivages…)


Secrétariat de la commission de contrôle
• Proposition au Maire de dates de réunions de la commission
• Convocation des membres
• Tenue des registres (général et par bureau) des décisions de la commission (inscription, inscriptions d’office, changement d’adresse, radiation pour départ, radiations décès)
• Organisation des séances (comptes rendus et bilans)
• Transmission des changements ou du maintien des délégués de la commission au Bureau des élections de la PREFECTURE.

Préparation et organisation des élections
• Organisation matérielle des bureaux de vote avec CTM
• Organisation des besoins pour envoi de la propagande
• Suivi de la mise en place et de l’entretien des panneaux d’affichage auprès du CTM
• Préparation des listes électorales et des documents nécessaires au bon déroulement des opérations de vote (pochettes par bureaux, procès-verbaux, procurations, registres, …)
• Suivi et exécution des instructions préfectorales
• Regroupement et contrôle des documents et informations pour transmission après les élections à la PREFECTURE (résultats…)

Accueil et renseignement auprès des administrés

• Assurer les accueils physique et téléphonique.
• Renseigner et orienter le public (droits et devoirs, notions dans l’Etat Civil et les Elections)
• Aider les administrés dans leurs démarches administratives (renseignements sur le PACS, envoi de documents…)
• Jurés d’Assises