ASSISTANTE
Offre n° O031251015000710
Publiée le 15/10/2025
Synthèse de l'offre
Réseau31, acteur majeur du service public de l'eau en Haute-Garonne, intervient sur l'ensemble du Grand Cycle de l'Eau. Ses compétences sont axées sur l'eau potable, l'assainissement collectif, l'assainissement non collectif, les eaux pluviales, l'hydroélectricité et l'eau brute notamment. Informations complémentaires sur www.reseau31.fr.
Si le milieu de l'eau vous passionne et qu'intégrer le service public est un atout pour vous, venez rejoindre les 370 agents qui composent Réseau31 !
Si le milieu de l'eau vous passionne et qu'intégrer le service public est un atout pour vous, venez rejoindre les 370 agents qui composent Réseau31 !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
3 rue andré-villet, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
14/11/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, l’agent intervient sur l’organisation des affaires courantes, parfois confidentielles, liées à l’activité de la Direction et assure principalement la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique, l’accueil téléphonique et physique du secrétariat, l’organisation et la planification de réunions, en veillant au respect des procédures et des directives.
Prend en compte les contraintes budgétaires ainsi que les principes de la certification ISO9001 dans ses pratiques et s’inscrit dans la stratégie de la démarche qualité quand cela est possible.
Prend en compte les contraintes budgétaires ainsi que les principes de la certification ISO9001 dans ses pratiques et s’inscrit dans la stratégie de la démarche qualité quand cela est possible.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
1/ Activités principales liées au secrétariat de la Direction
- Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques
- Traiter et suivre le courrier entrant et sortant de la Direction, y compris électronique :
• courrier entrant : numérisation et enregistrement dans un logiciel métier ou sur un tableau de suivi afin d’assurer la traçabilité des documents, diffusion interne ou externe
• courrier sortant : saisie, mise en forme, enregistrement, reproduction, numérisation, diffusion, suivi des parapheurs
- Préparer les réunions et déplacements de la Direction :
• gestion des agendas : prise de rendez-vous et tenue des agendas de l’exécutif
• participer au bon déroulement des réunions : matériel nécessaire, accueil café, état des présents…
• organisation des déplacements : réservations du moyen de transport, préparation des ordres de mission,…
- Saisir des documents de formes et de contenus divers : tableaux, présentations,...
- Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)
2/ Activités principales liées aux instances et autres évènements, en lien avec le Responsable de pôle
- Participer à l’organisation des diverses manifestations : planification, réservation de salle, convocation et/ou invitation, feuilles de présence, préparation de dossiers, préparation des commandes de prestations,…
- Réaliser les missions spécifiques liées aux instances décisionnelles :
• collecter et enregistrer les rapports établis par les instructeurs, préparer un ordre du jour et réaliser les opérations relatives aux convocations (papier et numérique)
• veiller à la participation des Elu.e.s pour les besoins du quorum (présences et procurations)
• préparer les dossiers : reprographie, rédaction des feuilles de déroulement,…
• assurer l’organisation logistique des instances : matériel nécessaire, accueil café, état des présents…
- Appliquer les procédures administratives associées aux actes décisionnels :
• Collecter, enregistrer, vérifier la rédaction des actes administratifs établis par les instructeurs puis appliquer les mesures exécutoires
• Rédiger les procès-verbaux
3/ Activités spécifiques
- Veiller à l’approvisionnement des stocks de fournitures alimentaires et non alimentaires (bureau, réunion,…)
- Enregistrer informatiquement les absences et congés des agents de la Direction
- Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents papiers et électroniques produits par la Direction
- Mettre à disposition les ressources documentaires physiques et numériques et s’assurer de la reconduction des abonnements pour les besoins de la Direction
- Préparation des documents nécessaires au paiement des astreintes pour les membres de la Direction (mensuel)
ACTIVITES COMMUNES AU POLE/A LA DIRECTION
- Participer à d’autres missions en fonction des besoins du pôle
- Participer à la mise en place de nouveaux projets tels que le renouvellement de logiciels métiers
- Proposer des solutions d’amélioration des tâches quotidiennes pour gagner en efficacité et rapidité
- Appliquer les documents en vigueur (règlements, chartes, documents qualité, etc.…)
1/ Activités principales liées au secrétariat de la Direction
- Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques
- Traiter et suivre le courrier entrant et sortant de la Direction, y compris électronique :
• courrier entrant : numérisation et enregistrement dans un logiciel métier ou sur un tableau de suivi afin d’assurer la traçabilité des documents, diffusion interne ou externe
• courrier sortant : saisie, mise en forme, enregistrement, reproduction, numérisation, diffusion, suivi des parapheurs
- Préparer les réunions et déplacements de la Direction :
• gestion des agendas : prise de rendez-vous et tenue des agendas de l’exécutif
• participer au bon déroulement des réunions : matériel nécessaire, accueil café, état des présents…
• organisation des déplacements : réservations du moyen de transport, préparation des ordres de mission,…
- Saisir des documents de formes et de contenus divers : tableaux, présentations,...
- Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)
2/ Activités principales liées aux instances et autres évènements, en lien avec le Responsable de pôle
- Participer à l’organisation des diverses manifestations : planification, réservation de salle, convocation et/ou invitation, feuilles de présence, préparation de dossiers, préparation des commandes de prestations,…
- Réaliser les missions spécifiques liées aux instances décisionnelles :
• collecter et enregistrer les rapports établis par les instructeurs, préparer un ordre du jour et réaliser les opérations relatives aux convocations (papier et numérique)
• veiller à la participation des Elu.e.s pour les besoins du quorum (présences et procurations)
• préparer les dossiers : reprographie, rédaction des feuilles de déroulement,…
• assurer l’organisation logistique des instances : matériel nécessaire, accueil café, état des présents…
- Appliquer les procédures administratives associées aux actes décisionnels :
• Collecter, enregistrer, vérifier la rédaction des actes administratifs établis par les instructeurs puis appliquer les mesures exécutoires
• Rédiger les procès-verbaux
3/ Activités spécifiques
- Veiller à l’approvisionnement des stocks de fournitures alimentaires et non alimentaires (bureau, réunion,…)
- Enregistrer informatiquement les absences et congés des agents de la Direction
- Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents papiers et électroniques produits par la Direction
- Mettre à disposition les ressources documentaires physiques et numériques et s’assurer de la reconduction des abonnements pour les besoins de la Direction
- Préparation des documents nécessaires au paiement des astreintes pour les membres de la Direction (mensuel)
ACTIVITES COMMUNES AU POLE/A LA DIRECTION
- Participer à d’autres missions en fonction des besoins du pôle
- Participer à la mise en place de nouveaux projets tels que le renouvellement de logiciels métiers
- Proposer des solutions d’amélioration des tâches quotidiennes pour gagner en efficacité et rapidité
- Appliquer les documents en vigueur (règlements, chartes, documents qualité, etc.…)
Profils recherchés
COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Savoirs
- Connaître les techniques de secrétariat et les procédures en matière d’actes administratifs
- Etre à l’aise avec l’utilisation des outils informatiques et logiciels dédiés à l’activité du pôle
- Connaître l’environnement territorial ainsi que l’organisation, le fonctionnement et l’activité des différents services et pôles
- Connaître les usages protocolaires
- Connaître les méthodes de classement et d'archivage
- Avoir des notions de techniques de recherche documentaire
Savoirs faire
- Appliquer les techniques de communication verbale et rédactionnelles des courriers et dossiers administratifs
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- S'adapter aux différentes activités, analyser et traiter rapidement l’information
- Respecter les règles et usages protocolaires
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d’archivage
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Savoirs être
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
- Avoir une aisance rédactionnelle et un esprit de synthèse
- Etre capable de travailler dans l’urgence et respecter les échéances
- Avoir des compétences relationnelles
- Etre disponible
- Etre ponctuel.le
Savoirs
- Connaître les techniques de secrétariat et les procédures en matière d’actes administratifs
- Etre à l’aise avec l’utilisation des outils informatiques et logiciels dédiés à l’activité du pôle
- Connaître l’environnement territorial ainsi que l’organisation, le fonctionnement et l’activité des différents services et pôles
- Connaître les usages protocolaires
- Connaître les méthodes de classement et d'archivage
- Avoir des notions de techniques de recherche documentaire
Savoirs faire
- Appliquer les techniques de communication verbale et rédactionnelles des courriers et dossiers administratifs
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- S'adapter aux différentes activités, analyser et traiter rapidement l’information
- Respecter les règles et usages protocolaires
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d’archivage
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Savoirs être
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
- Avoir une aisance rédactionnelle et un esprit de synthèse
- Etre capable de travailler dans l’urgence et respecter les échéances
- Avoir des compétences relationnelles
- Etre disponible
- Etre ponctuel.le
Contact et modalités de candidature
Contact
0561173030
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + RIFSEEP + tickets restaurants + participation protection sociale (santé et prévoyance). Candidatures (CV + lettre de motivation + copie des diplômes, arrêtés, formations professionnalisantes) à adresser avant le 14/11/2025 à Monsieur Sébastien VINCINI - Président de RESEAU31 Pôle recrutement - ZI de Montaudran - 3 rue André Villet - 31400 TOULOUSE, ou de préférence par voie électronique à l'adresse suivante: recrutement@reseau31.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.