Assistant(e) fr direction en administration générale
Offre n° O032251009000034
Publiée le 09/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
4 AVENUE JEAN D ANTRAS, Mirande (Gers)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
08/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Missions principales
• Préparer, organiser et assurer le suivi des instances délibératives (Conseil communautaire, bureau, commissions) sous la direction du DGS
• Garantir la régularité des actes (délibérations, arrêtés, décisions).
• Assurer le standard téléphonique de la collectivité et le secrétariat du Président et des élus.
• Organiser et suivre la circulation de l’information (courrier, parapheur, dossiers).
• Participer à l’accueil institutionnel
• Préparer, organiser et assurer le suivi des instances délibératives (Conseil communautaire, bureau, commissions) sous la direction du DGS
• Garantir la régularité des actes (délibérations, arrêtés, décisions).
• Assurer le standard téléphonique de la collectivité et le secrétariat du Président et des élus.
• Organiser et suivre la circulation de l’information (courrier, parapheur, dossiers).
• Participer à l’accueil institutionnel
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
• Gestion des assemblées
- Préparer les conseils communautaires (convocations, ordre du jour et note synthétique, logistique).
- Rédiger les délibérations, décisions et procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité (préfecture via @ctes).
- Mise à jour du registre des délibérations et suivi des publications.
• Secrétariat du Président et du DGS
- Gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous.
- Préparation et suivi des dossiers des élus
- Rédaction de courriers et notes administratives.
- Participation à l’organisation d’événements institutionnels (cérémonies, réceptions officielles).
• Standard téléphonique, gestion du courrier et des arrêtés
- Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant.
- Préparation, rédaction et diffusion des arrêtés.
- Suivi des délais de traitement et relances auprès des services.
- Assurer le standard téléphonique de la collectivité
Gestion des plannings d’occupation des équipements communautaires
- Suivi des demandes d’occupation gratuite et payante
- Rédaction des conventions d’utilisations
- Alimentation du logiciel de réservation dédié
- Transmission des informations aux services techniques et comptabilité
• Gestion des assemblées
- Préparer les conseils communautaires (convocations, ordre du jour et note synthétique, logistique).
- Rédiger les délibérations, décisions et procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité (préfecture via @ctes).
- Mise à jour du registre des délibérations et suivi des publications.
• Secrétariat du Président et du DGS
- Gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous.
- Préparation et suivi des dossiers des élus
- Rédaction de courriers et notes administratives.
- Participation à l’organisation d’événements institutionnels (cérémonies, réceptions officielles).
• Standard téléphonique, gestion du courrier et des arrêtés
- Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant.
- Préparation, rédaction et diffusion des arrêtés.
- Suivi des délais de traitement et relances auprès des services.
- Assurer le standard téléphonique de la collectivité
Gestion des plannings d’occupation des équipements communautaires
- Suivi des demandes d’occupation gratuite et payante
- Rédaction des conventions d’utilisations
- Alimentation du logiciel de réservation dédié
- Transmission des informations aux services techniques et comptabilité
Profils recherchés
Compétences requises
Savoirs (connaissances) :
Connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales.
Réglementation relative aux actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions).
Maîtrise des outils bureautiques (dont @ctes)
Savoir-faire (compétences techniques) :
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs.
Organiser et suivre les assemblées communautaires
Gérer un secrétariat de direction (agenda, dossiers).
Prioriser et respecter des délais contraints.
Savoir-être (compétences relationnelles) :
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Rigueur et capacité d’organisation.
Réactivité et polyvalence.
Qualités relationnelles et sens du service public.
Conditions particulières
Horaires liés aux assemblées (séances en soirée).
Grande polyvalence (assemblées, secrétariat).
Travail en lien étroit avec le DGS, les élus et l’ensemble des services.
Savoirs (connaissances) :
Connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales.
Réglementation relative aux actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions).
Maîtrise des outils bureautiques (dont @ctes)
Savoir-faire (compétences techniques) :
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs.
Organiser et suivre les assemblées communautaires
Gérer un secrétariat de direction (agenda, dossiers).
Prioriser et respecter des délais contraints.
Savoir-être (compétences relationnelles) :
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Rigueur et capacité d’organisation.
Réactivité et polyvalence.
Qualités relationnelles et sens du service public.
Conditions particulières
Horaires liés aux assemblées (séances en soirée).
Grande polyvalence (assemblées, secrétariat).
Travail en lien étroit avec le DGS, les élus et l’ensemble des services.
Contact et modalités de candidature
Contact
0562665148
Informations complémentaires
Envoyer CV + lettre de motivation (obligatoire) à Mme Fabienne GRACIA, responsable RH.
fabienne.gracia@coeur-dastarac.fr
fabienne.gracia@coeur-dastarac.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.