Vous assurez l’accueil physique et téléphonique (standard) du public, ce qui implique une bonne maitrise du fonctionnement d’une collectivité territoriale et le potentiel pour acquérir rapidement la connaissance de l’ensemble des services d’une agglomération de 45 communes. En complément, vous assurez la prise de rendez-vous pour les partenaires du Point Justice.
Vous gérez l’enregistrement et la diffusion du courrier entrant/sortant via un logiciel métier (Opendemande), en respectant les consignes de vérification.
Vous participez à la diffusion de l’information, en veillant notamment à l’actualisation des affichages/plaquettes.
Vous contribuez à la gestion des réservations des salles et véhicules dépendant du siège, principalement via Outlook.
Vous aidez à la gestion du secrétariat général, dont la gestion et le suivi des conseils communautaires en réalisant les impressions des supports écrits, la vérification du quorum en amont de l’assemblée, l’aide à la mise en place/désintallation de la salle ce qui implique votre participation à chaque Conseil communautaire ( 8 à 10 conseils par an organisés sur une des 45 communes du territoire). En suivant la tenue de l’instance, vous participez à la gestion des délibérations (mise à jour registre, envoie aux services compétents…
Vous réalisez diverses tâches administratives : élaboration d’étiquettes, photocopies, envoi de courriels, transmission de pièces entre l’Hôtel de Ville et la Communauté, classement et archivage de documents, mise en forme de documents (courriers, tableaux, comptes rendus, procès-verbaux…).
Vous assurez le remplacement du vaguemestre, principalement en son absence pour maintenir une continuité de service (navettes et tournées sur le territoire).