Agent polyvalent chargé d'accueil
Offre n° O033250805000888
Publiée le 30/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de LA REOLE (33), commune du Sud-Gironde labellisée Ville d'Art et d'Histoire (4441 habitants).
Cité millénaire située au sud de la gironde et dominant la vallée de la Garonne.
Cité millénaire située au sud de la gironde et dominant la vallée de la Garonne.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 esplanade charles de gaulle, La Réole (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
30/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
selon grille indiciaire / régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES
• Accueil et orientation physique et téléphonique du public
• Traitement du courrier
• Réception des usagers pour les demandes et remises de Passeport / Carte Nationale d’Identité (CNI)
• Assistance aux services
• Accueil et orientation physique et téléphonique du public
• Traitement du courrier
• Réception des usagers pour les demandes et remises de Passeport / Carte Nationale d’Identité (CNI)
• Assistance aux services
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS
Accueil et orientation physique et téléphonique du public
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
• Renseigner sur l'organisation des services de la commune
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents
• Accompagner et introduire les visiteurs
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les événements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
• Gérer l'affichage d'informations/arrêtés
• Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
• Gérer des plannings de réservation et les réservations de salles
• Gérer les dossiers USTOM, l’enregistrement des problématiques d’éclairage public
• Traiter les attestations d’accueil, les demandes de macarons
• Traiter les demandes de boisson temporaire pour une manifestation
• Traitement des demandes d’autorisation d’inhumer en l’absence de l’agent du service cimetière et de la responsable de service
• Traitement des décès, des demandes d’autorisation de fermeture de cercueil, et des demandes d’autorisation de crémation en l’absence de la responsable de service.
• Traitement des demandes d’actes d’état civil
Réception des usagers pour les demandes et remises de passeport/carte d’identité
• Accueillir les usagers pour les demandes de passeport et carte d’identité
• Vérifier la complétude des dossiers et informer les usagers des pièces justificatives nécessaires
• Enregistrer les demandes dans le système dédié
• Assurer la remise des documents d’identité aux usagers après validation
• Planifier et gérer les rendez-vous relatifs aux demandes
• Garantir le respect des procédures administratives et réglementaires
Traitement du courrier électronique et postal
• Gérer le courrier arrivé : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire
• En l'absence de l'assistante de Monsieur Le Maire :
o Trier et enregistrer le courrier postal
o Scanner et archiver le courrier
o Assurer la diffusion du courrier auprès du DGA ou du Directeur Général des Services
• Assistance ponctuelle aux autres agents du service administratif (tâches de secrétariat, mises sous pli...)
Accueil et orientation physique et téléphonique du public
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
• Renseigner sur l'organisation des services de la commune
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents
• Accompagner et introduire les visiteurs
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les événements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
• Gérer l'affichage d'informations/arrêtés
• Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
• Gérer des plannings de réservation et les réservations de salles
• Gérer les dossiers USTOM, l’enregistrement des problématiques d’éclairage public
• Traiter les attestations d’accueil, les demandes de macarons
• Traiter les demandes de boisson temporaire pour une manifestation
• Traitement des demandes d’autorisation d’inhumer en l’absence de l’agent du service cimetière et de la responsable de service
• Traitement des décès, des demandes d’autorisation de fermeture de cercueil, et des demandes d’autorisation de crémation en l’absence de la responsable de service.
• Traitement des demandes d’actes d’état civil
Réception des usagers pour les demandes et remises de passeport/carte d’identité
• Accueillir les usagers pour les demandes de passeport et carte d’identité
• Vérifier la complétude des dossiers et informer les usagers des pièces justificatives nécessaires
• Enregistrer les demandes dans le système dédié
• Assurer la remise des documents d’identité aux usagers après validation
• Planifier et gérer les rendez-vous relatifs aux demandes
• Garantir le respect des procédures administratives et réglementaires
Traitement du courrier électronique et postal
• Gérer le courrier arrivé : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire
• En l'absence de l'assistante de Monsieur Le Maire :
o Trier et enregistrer le courrier postal
o Scanner et archiver le courrier
o Assurer la diffusion du courrier auprès du DGA ou du Directeur Général des Services
• Assistance ponctuelle aux autres agents du service administratif (tâches de secrétariat, mises sous pli...)
Profils recherchés
PROFIL RECHERCHÉ
Compétences techniques
• Maîtrise des techniques d'accueil du public
• Bonnes connaissances dans le domaine de la rédaction administrative
• Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook...)
• Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
• Connaissance de l'organisation et des activités des services
• Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'Internet
• Techniques de communication téléphonique et physique
• Capacité à formaliser les caractéristiques des publics
• Techniques de médiation
• Techniques de secrétariat
• Techniques de recherche d'information
• Capacité à assimiler et appliquer les procédures de transmission des demandes
• Connaissance des droits et obligations des usagers
• Savoir prendre des messages
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Compétences relationnelles
• Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
• Accueillir les usagers avec amabilité
• Calme et maîtrise de soi
• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie
• Être à l'écoute des usagers
• Réactivité
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
________________________________________
Conditions et contraintes d'exercice
• Horaires du poste : du lundi au vendredi selon les bornes horaires déterminées par le règlement intérieur de la collectivité entre 7h30 et 18h00, dans le respect du planning fourni par l’agent et correspondant aux contraintes du service.
• L’agent est amené à travailler des samedis matin dans le cadre de permanences définies selon un planning prévisionnel.
• Peut être amenée de manière très occasionnelle en cas de nécessité de service, à travailler en dehors des horaires/jours habituels, dans le respect de la réglementation en vigueur.
________________________________________
Moyens humains et matériels
Moyens humains
• Collaboration avec les agents du service administratif et les autres services municipaux ; les élus
• Encadrement et coordination éventuelle avec d'autres agents d'accueil
Moyens matériels
• Poste informatique équipé des logiciels bureautiques et de gestion de la collectivité
• Téléphone fixe et standard téléphonique
• Scanner et imprimante
• Outils de gestion du courrier électronique et postal
________________________________________
Positionnement
• Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service Accueil à la population et de la DGA
• Interactions fréquentes avec les autres services municipaux et les administrés.
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Compétences techniques
• Maîtrise des techniques d'accueil du public
• Bonnes connaissances dans le domaine de la rédaction administrative
• Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook...)
• Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
• Connaissance de l'organisation et des activités des services
• Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'Internet
• Techniques de communication téléphonique et physique
• Capacité à formaliser les caractéristiques des publics
• Techniques de médiation
• Techniques de secrétariat
• Techniques de recherche d'information
• Capacité à assimiler et appliquer les procédures de transmission des demandes
• Connaissance des droits et obligations des usagers
• Savoir prendre des messages
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Compétences relationnelles
• Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
• Accueillir les usagers avec amabilité
• Calme et maîtrise de soi
• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie
• Être à l'écoute des usagers
• Réactivité
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
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Conditions et contraintes d'exercice
• Horaires du poste : du lundi au vendredi selon les bornes horaires déterminées par le règlement intérieur de la collectivité entre 7h30 et 18h00, dans le respect du planning fourni par l’agent et correspondant aux contraintes du service.
• L’agent est amené à travailler des samedis matin dans le cadre de permanences définies selon un planning prévisionnel.
• Peut être amenée de manière très occasionnelle en cas de nécessité de service, à travailler en dehors des horaires/jours habituels, dans le respect de la réglementation en vigueur.
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Moyens humains et matériels
Moyens humains
• Collaboration avec les agents du service administratif et les autres services municipaux ; les élus
• Encadrement et coordination éventuelle avec d'autres agents d'accueil
Moyens matériels
• Poste informatique équipé des logiciels bureautiques et de gestion de la collectivité
• Téléphone fixe et standard téléphonique
• Scanner et imprimante
• Outils de gestion du courrier électronique et postal
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Positionnement
• Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service Accueil à la population et de la DGA
• Interactions fréquentes avec les autres services municipaux et les administrés.
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Contact et modalités de candidature
Contact
0556611348
Informations complémentaires
CV + LM à transmettre à grh@lareole.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.