Assistant administratif H/F
Offre n° O033250818000348
Publiée le 18/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 Rue Coppinger, Lormont (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
17/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une Collectivité de 140 agents œuvrant à l'accueil des tout petits :
Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique,
Apporter des renseignements de 1er niveau et transférer les demandes aux services concernés si besoin,
Réaliser le secrétariat courant (courriers, mails…) du Pôle administratif et du service de pré-inscription,
Participer, de manière administrative, au traitement de certaines candidatures,
Assurer le recueil des besoins en fournitures et passer les commandes,
Assister la Directrice du SIVU (plannings, courriers, convocations…),
Alimenter / suivre des tableaux de bord,
Toutes activités liées au besoin des services.
Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique,
Apporter des renseignements de 1er niveau et transférer les demandes aux services concernés si besoin,
Réaliser le secrétariat courant (courriers, mails…) du Pôle administratif et du service de pré-inscription,
Participer, de manière administrative, au traitement de certaines candidatures,
Assurer le recueil des besoins en fournitures et passer les commandes,
Assister la Directrice du SIVU (plannings, courriers, convocations…),
Alimenter / suivre des tableaux de bord,
Toutes activités liées au besoin des services.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil physique et téléphonique
- Prendre en charge l’accueil du public
- Gérer le standard téléphonique : renseigner, orienter, annoter les messages et les transmettre
2. Secrétariat courant
- Gérer le courrier (à l’arrivée et au départ) et le remettre aux services appropriés (le scanner si nécessaire)
- Vider le contenu des parapheurs et assurer la distribution des documents aux services concernés
- Mettre sous pli les bulletins de salaires et les distribuer
- Archiver les documents en version papier et numérique
3. Assistance du Pôle administratif et des services du SIVU
- Travailler avec la Directrice, le planning des instances annuelles
- Procéder aux invitations des participants invités aux différentes réunions
- Actualiser régulièrement la fiche contacts et la transmettre (structures, responsables… au sein du Pôle)
- Gérer les demandes de réservation de salles
- Assurer le suivi des prêts de vidéo projecteurs (départ, retour)
- Imprimer les documents demandés par les Directrices d’EAJE, Responsables, RPE, Coordinateurs…
- Gérer et envoyer de manière dématérialisée les délibérations (scan et enregistrement dans le réseau)
- Classer les délibérations papier dans le classeur « Conseil Syndical »
- Prendre des RDV avec les prestataires pour les contrats du Pôle administratif (Téléphonie-informatique-…)
- Gérer la flotte mobile et informatique du Pôle administratif et des structures
- Assurer le suivi des licences, prendre les RDV avec la ville de Lormont pour l’installation du VPN en lien avec le prestataire RICOH/April
4. Ressources Humaines
- Accuser réception des candidatures spontanées et ciblées, avec copie Chargé.e Emploi et Compétences Référent.e Handicap
- Enregistrer les candidatures dans chaque sous-dossier informatique dédié
- Mettre à jour la CVthèque pour les candidatures spontanées et ciblées
- Créer et alimenter les dossiers de recrutement (avant Jurys)
- Contribuer au classement des dossiers des agents
5. Communication
- Assurer la mise à jour du site internet en fonction des actualités, en lien avec la Directrice du SIVU
- Être un appui technique sur le site internet auprès des LAEP, RPE et Arc en Ciel
6. Autre
- Assurer occasionnellement le secrétariat des services du SIVU (continuité de service)
- Prendre en charge le suivi des fournitures de bureau et procéder aux commandes dès que nécessaire
- Demander les interventions aux services techniques, pour les besoins du Pôle administratif, dès que besoin et assurer le suivi de celles-ci
- Participation au suivi administratif des véhicules de la Crèche familiale (RDV de révision, CT…)
- Assurer la mission de Référent RGPD
- Prendre en charge l’accueil du public
- Gérer le standard téléphonique : renseigner, orienter, annoter les messages et les transmettre
2. Secrétariat courant
- Gérer le courrier (à l’arrivée et au départ) et le remettre aux services appropriés (le scanner si nécessaire)
- Vider le contenu des parapheurs et assurer la distribution des documents aux services concernés
- Mettre sous pli les bulletins de salaires et les distribuer
- Archiver les documents en version papier et numérique
3. Assistance du Pôle administratif et des services du SIVU
- Travailler avec la Directrice, le planning des instances annuelles
- Procéder aux invitations des participants invités aux différentes réunions
- Actualiser régulièrement la fiche contacts et la transmettre (structures, responsables… au sein du Pôle)
- Gérer les demandes de réservation de salles
- Assurer le suivi des prêts de vidéo projecteurs (départ, retour)
- Imprimer les documents demandés par les Directrices d’EAJE, Responsables, RPE, Coordinateurs…
- Gérer et envoyer de manière dématérialisée les délibérations (scan et enregistrement dans le réseau)
- Classer les délibérations papier dans le classeur « Conseil Syndical »
- Prendre des RDV avec les prestataires pour les contrats du Pôle administratif (Téléphonie-informatique-…)
- Gérer la flotte mobile et informatique du Pôle administratif et des structures
- Assurer le suivi des licences, prendre les RDV avec la ville de Lormont pour l’installation du VPN en lien avec le prestataire RICOH/April
4. Ressources Humaines
- Accuser réception des candidatures spontanées et ciblées, avec copie Chargé.e Emploi et Compétences Référent.e Handicap
- Enregistrer les candidatures dans chaque sous-dossier informatique dédié
- Mettre à jour la CVthèque pour les candidatures spontanées et ciblées
- Créer et alimenter les dossiers de recrutement (avant Jurys)
- Contribuer au classement des dossiers des agents
5. Communication
- Assurer la mise à jour du site internet en fonction des actualités, en lien avec la Directrice du SIVU
- Être un appui technique sur le site internet auprès des LAEP, RPE et Arc en Ciel
6. Autre
- Assurer occasionnellement le secrétariat des services du SIVU (continuité de service)
- Prendre en charge le suivi des fournitures de bureau et procéder aux commandes dès que nécessaire
- Demander les interventions aux services techniques, pour les besoins du Pôle administratif, dès que besoin et assurer le suivi de celles-ci
- Participation au suivi administratif des véhicules de la Crèche familiale (RDV de révision, CT…)
- Assurer la mission de Référent RGPD
Profils recherchés
Ecoute, diplomatie, sens de la communication
Travail en équipe et en transversalité
Polyvalence, réactivité, organisation, rigueur
Confidentialité et discrétion
Compétences bureautiques et rédactionnelles
Bac ou Diplôme Assistanat Gestion - Direction ou équivalent - niveau IV
Travail en équipe et en transversalité
Polyvalence, réactivité, organisation, rigueur
Confidentialité et discrétion
Compétences bureautiques et rédactionnelles
Bac ou Diplôme Assistanat Gestion - Direction ou équivalent - niveau IV
Contact et modalités de candidature
Contact
0556382043
Informations complémentaires
Envoi des CV et LM par mail à l'attention du Président du SIVU
37h hebdo avec RTT (12 jours – 1 pour la solidarité)
Possibilité de travail sur 4 jours ½ et télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
Adhésion CNAS (billetterie, voyages, prestations diverses…)
4 jrs de formation par an dès la prise de poste pour les titulaires (sous conditions pour les contractuels)
Participation mutuelle et prévoyance (sous réserves de contrat labellisé)
37h hebdo avec RTT (12 jours – 1 pour la solidarité)
Possibilité de travail sur 4 jours ½ et télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
Adhésion CNAS (billetterie, voyages, prestations diverses…)
4 jrs de formation par an dès la prise de poste pour les titulaires (sous conditions pour les contractuels)
Participation mutuelle et prévoyance (sous réserves de contrat labellisé)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.