Agent administratif
Offre n° O033251009001236
Publiée le 09/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place lucien-de-gracia bp 133, Arcachon (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
08/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Nature de l’emploi : Agent administratif placé sous l’autorité conjointe de la responsable du service Maison des Jeunes et du directeur de l’Ecole de Musique
Catégorie d’emploi : filière administrative – catégorie C
Conditions d’Exercice : Poste à temps complet.
Période scolaire hors septembre : du mardi au samedi, travail en début de soirée
Période vacances scolaires et septembre : du lundi au vendredi.
Congés : à prendre pendant les vacances scolaires
Possibilité d’interventions ponctuelles sur d’autres sites ou créneaux horaires liés à l’activité du service. (Week-ends, soirées)
Catégorie d’emploi : filière administrative – catégorie C
Conditions d’Exercice : Poste à temps complet.
Période scolaire hors septembre : du mardi au samedi, travail en début de soirée
Période vacances scolaires et septembre : du lundi au vendredi.
Congés : à prendre pendant les vacances scolaires
Possibilité d’interventions ponctuelles sur d’autres sites ou créneaux horaires liés à l’activité du service. (Week-ends, soirées)
Missions / conditions d'exercice
Ecole de musique :
Suivi des dossiers famille
- Saisie, vérification et suivi des dossiers familles Ecole de Musique logiciel E-Muse
- Elaboration, préparation et saisie des bulletins trimestriels d’appréciation école de musique : recueil des résultats aux examens et traitement pour suivi
- Transmission des éléments d’inscriptions au Guichet Unique et au Service Communication EDM
Suivi des dossiers élèves -préparation examens
- Suivi location d’instrument de musique
- Composition des classes et suivi des présences
- Saisie dans dossier élève école de musique des participations élèves (œuvres jouées)
- Elaboration, préparation et envoi des diplômes école de musique
- Elaboration de supports internes d’informations diverses aux familles, (affichage ou courrier / répétitions, concerts, etc)
- Participation aux réunions de l’école de musique et réalisation Compte rendu pour validation
- Elaboration des documents de communication programmes et fiches d’inscriptions EDM
- Programmation des examens intercommunaux avec les quatre communes (installation des salles, convocation, mise en place logistique)
- Organisation logistique du concert de noël et de la fête de l’école
Secrétariat enseignants
- Transmission des compositions de classes d’instruments sur le logiciel I. Muse
- Transmission et suivi des plannings des enseignants
- Préparation et transmission du tableau recensant les quatre écoles pour les Master class et récitals
- Renseignements des fiches des heures complémentaires et transmission auprès du Professeur pour signature avant renvoi COBAS
- Distribution des chèques déjeuners COBAS
- Prise de contact avec les nouveaux enseignants et les remplaçants
- Accueil des professeurs remplaçants et signature de leur contrat avant retour COBAS
- Transmission de leur planning et visite de la structure
Budget :
- Demande de devis aux fournisseurs, suivi des prestations et des règlements
- Facturation des activités ponctuelles : calcul des tarifs séjours à appliquer et transmission des tarifs au guichet unique
- Préparation d’éléments de bilans nécessaires à certains dossiers de subvention : tableau de suivi annuel des présences, facturations et régimes usagers
- Participation aux réflexions tarifaires et modalités de facturation
- Suivi de toute modification budgétaire liée à l’évolution des projets
- Facturation
Maison Municipale des Jeunes :
Accueil, renseignement, suivi famille
- Information aux usagers sur les activités de la structure (modalités d’inscription, de fonctionnement des activités, et information sur les tarifs)
- Organisation des modalités d’inscription : participation aux réflexions interservices sur les dossiers, sur les procédures des usagers (dossier, règlement), sur les tarifs et modalités de facturation, sur les périodes d’inscription en fonction des activités.
- Accueil des intervenants
- Participation aux réunions d’équipe de la Maison des Jeunes ; prise de note et rédaction de compte-rendu à faire valider par la responsable Maison des Jeunes pour diffusion aux personnes concernées
- Suivi du planning des congés et récupérations
Gestion des Salles :
- Etablissement des conventions de mises à disposition des salles
- Planning annuel d’occupation des salles
- Suivi planning occupations des Salles les Réservoirs
- Salle polyvalente : gestion d’informations, visites, et planning en lien avec le service des Salles de la Ville
Suivi des dossiers famille
- Saisie, vérification et suivi des dossiers familles Ecole de Musique logiciel E-Muse
- Elaboration, préparation et saisie des bulletins trimestriels d’appréciation école de musique : recueil des résultats aux examens et traitement pour suivi
- Transmission des éléments d’inscriptions au Guichet Unique et au Service Communication EDM
Suivi des dossiers élèves -préparation examens
- Suivi location d’instrument de musique
- Composition des classes et suivi des présences
- Saisie dans dossier élève école de musique des participations élèves (œuvres jouées)
- Elaboration, préparation et envoi des diplômes école de musique
- Elaboration de supports internes d’informations diverses aux familles, (affichage ou courrier / répétitions, concerts, etc)
- Participation aux réunions de l’école de musique et réalisation Compte rendu pour validation
- Elaboration des documents de communication programmes et fiches d’inscriptions EDM
- Programmation des examens intercommunaux avec les quatre communes (installation des salles, convocation, mise en place logistique)
- Organisation logistique du concert de noël et de la fête de l’école
Secrétariat enseignants
- Transmission des compositions de classes d’instruments sur le logiciel I. Muse
- Transmission et suivi des plannings des enseignants
- Préparation et transmission du tableau recensant les quatre écoles pour les Master class et récitals
- Renseignements des fiches des heures complémentaires et transmission auprès du Professeur pour signature avant renvoi COBAS
- Distribution des chèques déjeuners COBAS
- Prise de contact avec les nouveaux enseignants et les remplaçants
- Accueil des professeurs remplaçants et signature de leur contrat avant retour COBAS
- Transmission de leur planning et visite de la structure
Budget :
- Demande de devis aux fournisseurs, suivi des prestations et des règlements
- Facturation des activités ponctuelles : calcul des tarifs séjours à appliquer et transmission des tarifs au guichet unique
- Préparation d’éléments de bilans nécessaires à certains dossiers de subvention : tableau de suivi annuel des présences, facturations et régimes usagers
- Participation aux réflexions tarifaires et modalités de facturation
- Suivi de toute modification budgétaire liée à l’évolution des projets
- Facturation
Maison Municipale des Jeunes :
Accueil, renseignement, suivi famille
- Information aux usagers sur les activités de la structure (modalités d’inscription, de fonctionnement des activités, et information sur les tarifs)
- Organisation des modalités d’inscription : participation aux réflexions interservices sur les dossiers, sur les procédures des usagers (dossier, règlement), sur les tarifs et modalités de facturation, sur les périodes d’inscription en fonction des activités.
- Accueil des intervenants
- Participation aux réunions d’équipe de la Maison des Jeunes ; prise de note et rédaction de compte-rendu à faire valider par la responsable Maison des Jeunes pour diffusion aux personnes concernées
- Suivi du planning des congés et récupérations
Gestion des Salles :
- Etablissement des conventions de mises à disposition des salles
- Planning annuel d’occupation des salles
- Suivi planning occupations des Salles les Réservoirs
- Salle polyvalente : gestion d’informations, visites, et planning en lien avec le service des Salles de la Ville
Profils recherchés
COMPETENCES
- Maîtrise de l’outil informatique / bureautique
- Maîtrise de l’outil CIRIL
- Maîtrise de l’outil gestion informatique de l’école de musique
Savoir-faire :
- Capacité d’écoute et de dialogue avec les parents, les enfants et les membres de l’équipe
- Savoir concevoir et mettre en forme des supports écrits de communication (interne et externe)
- Qualités rédactionnelles
- Bonne connaissance de l’animation socio-culturelle
- Connaissance de la réglementation liée à l’accueil de mineurs et la mise en œuvre d’activités
Savoir être :
- Discrétion professionnelle
- Sans du service public
- Adaptabilité
- Rigueur, organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Maîtrise de l’outil informatique / bureautique
- Maîtrise de l’outil CIRIL
- Maîtrise de l’outil gestion informatique de l’école de musique
Savoir-faire :
- Capacité d’écoute et de dialogue avec les parents, les enfants et les membres de l’équipe
- Savoir concevoir et mettre en forme des supports écrits de communication (interne et externe)
- Qualités rédactionnelles
- Bonne connaissance de l’animation socio-culturelle
- Connaissance de la réglementation liée à l’accueil de mineurs et la mise en œuvre d’activités
Savoir être :
- Discrétion professionnelle
- Sans du service public
- Adaptabilité
- Rigueur, organisation
- Capacité à travailler en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0557529898
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation et curriculum vitae à l'attention de Mr le Maire à l'adresse suivante : gestionnairedrh@ville-arccahon.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE D'ARCACHON
>1 place lucien-de-gracia bp 133
33120 Arcachon
>1 place lucien-de-gracia bp 133
33120 Arcachon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.