Responsable d'équipe back office ( F/H)
Offre n° O034251007000273
Publiée le 07/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE GEORGES FRECHE, Montpellier (Hérault)
Poste à pourvoir le
07/11/2025
Date limite de candidature
07/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Montpellier, 7e ville de France, est reconnue comme un territoire dynamique en essor permanent. Innovation, mobilité douce, démocratie locale, qualité des services de proximité font partie des priorités du mandat.
Le Pôle Relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen rassemble 260 agents et différents services en lien direct avec les administrés. La satisfaction des montpelliérains constitue le fil rouge des missions du pôle engagé dans de nombreux chantiers d'amélioration de la relation aux usagers.
Rejoignez une équipe engagée, au sein du service de la Vie quotidienne.
Sous la responsabilité du responsable de service adjoint chargé de l’unité hôtel de ville et des ressources humaines, vous pilotez l’activité du back office de l’Hôtel de Ville et assurez un rôle de coordination et de soutien de l’ensemble de l’équipe. Vous contribuez à la performance du service public en garantissant la qualité des traitements administratifs, la fiabilité des procédures, ainsi qu’une organisation fluide et sécurisée.
Le Pôle Relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen rassemble 260 agents et différents services en lien direct avec les administrés. La satisfaction des montpelliérains constitue le fil rouge des missions du pôle engagé dans de nombreux chantiers d'amélioration de la relation aux usagers.
Rejoignez une équipe engagée, au sein du service de la Vie quotidienne.
Sous la responsabilité du responsable de service adjoint chargé de l’unité hôtel de ville et des ressources humaines, vous pilotez l’activité du back office de l’Hôtel de Ville et assurez un rôle de coordination et de soutien de l’ensemble de l’équipe. Vous contribuez à la performance du service public en garantissant la qualité des traitements administratifs, la fiabilité des procédures, ainsi qu’une organisation fluide et sécurisée.
Missions / conditions d'exercice
Management et coordination du back office :
• Encadrer et animer l’équipe back office : répartition des tâches, suivi de l’activité, évaluation annuelle.
• Veiller à la qualité et à la conformité de la production, dans le respect des délais du référentiel Qualivilles.
• Développer la polyvalence des agents et favoriser leur montée en compétences.
• Assurer une veille réglementaire pour les processus liés au back-office (CNI/passeport, attestation d’accueil, recensement citoyen, déclaration de syndicat professionnel…).
• Mettre à jour les outils documentaires : procédures, modèles, utilitaires.
Pilotage administratif et logistique :
• Suivre les indicateurs de fonctionnement et tableaux de bord.
• Rédiger les réponses complexes aux sollicitations des usagers.
• Superviser l’archivage annuel, la gestion des stocks et la commande de fournitures.
• Gérer les badges ANTS, sécuriser la conservation et la délivrance des documents officiels.
• Contribuer à l’élaboration du budget du service.
Coordination de l’unité Hôtel de Ville (en appui ou en l’absence du responsable)
• Participer à la gestion des plannings et à l’affectation des agents aux postes de travail (back et front office).
• Ouvrir les créneaux de RDV selon la stratégie définie en interne et les flux d’accueil.
• Intervenir en appui à l’accueil pour réguler les situations conflictuelles.
• Garantir l’ouverture/fermeture du site dans le respect des horaires et des protocoles de sécurité.
• Organiser les livraisons et transferts de titres entre sites.
• Encadrer et animer l’équipe back office : répartition des tâches, suivi de l’activité, évaluation annuelle.
• Veiller à la qualité et à la conformité de la production, dans le respect des délais du référentiel Qualivilles.
• Développer la polyvalence des agents et favoriser leur montée en compétences.
• Assurer une veille réglementaire pour les processus liés au back-office (CNI/passeport, attestation d’accueil, recensement citoyen, déclaration de syndicat professionnel…).
• Mettre à jour les outils documentaires : procédures, modèles, utilitaires.
Pilotage administratif et logistique :
• Suivre les indicateurs de fonctionnement et tableaux de bord.
• Rédiger les réponses complexes aux sollicitations des usagers.
• Superviser l’archivage annuel, la gestion des stocks et la commande de fournitures.
• Gérer les badges ANTS, sécuriser la conservation et la délivrance des documents officiels.
• Contribuer à l’élaboration du budget du service.
Coordination de l’unité Hôtel de Ville (en appui ou en l’absence du responsable)
• Participer à la gestion des plannings et à l’affectation des agents aux postes de travail (back et front office).
• Ouvrir les créneaux de RDV selon la stratégie définie en interne et les flux d’accueil.
• Intervenir en appui à l’accueil pour réguler les situations conflictuelles.
• Garantir l’ouverture/fermeture du site dans le respect des horaires et des protocoles de sécurité.
• Organiser les livraisons et transferts de titres entre sites.
Profils recherchés
Savoirs
• Procédures de production de documents administratifs
• Démarche qualité (Qualivilles)
• Techniques d’accueil et de régulation
• Outils bureautiques et informatiques
• Organisation et fonctionnement de la collectivité
Savoir-faire
• Animer et manager une équipe
• Adapter et organiser les services d’accueil et les missions des agents dans un objectif de proximité
• Garantir la fiabilité des actes et des prestations délivrées au regard de la règlementation en vigueur
• Assurer une veille règlementaire et adapter les procédures du service en fonction des évolutions
Savoir-être
• Fortes qualités relationnelles,
• Sens de la hiérarchie,
• Autonomie, rigueur et organisation,
• Réactivité, capacités à la prise de décision
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité,
• Diplomatie,
• Force de proposition
• Procédures de production de documents administratifs
• Démarche qualité (Qualivilles)
• Techniques d’accueil et de régulation
• Outils bureautiques et informatiques
• Organisation et fonctionnement de la collectivité
Savoir-faire
• Animer et manager une équipe
• Adapter et organiser les services d’accueil et les missions des agents dans un objectif de proximité
• Garantir la fiabilité des actes et des prestations délivrées au regard de la règlementation en vigueur
• Assurer une veille règlementaire et adapter les procédures du service en fonction des évolutions
Savoir-être
• Fortes qualités relationnelles,
• Sens de la hiérarchie,
• Autonomie, rigueur et organisation,
• Réactivité, capacités à la prise de décision
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité,
• Diplomatie,
• Force de proposition
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Date limite de dépôt des candidatures le : 07/11/2025
Connectez-vous au lien ci-dessous pour nous faire parvenir votre CV et votre lettre de candidature (et dernier arrêté pour les titulaires de la fonction publique).
Vos interlocuteurs :
Pôle Ressources Humaines : Sophie DEVOS -Chargée de recrutement – sophie.devos@montpellier.fr
Pôle PRUHEC : Rémi THIEBAUD – Responsable du service Vie Quotidienne – remi.thiebaud@montpellier.fr
Connectez-vous au lien ci-dessous pour nous faire parvenir votre CV et votre lettre de candidature (et dernier arrêté pour les titulaires de la fonction publique).
Vos interlocuteurs :
Pôle Ressources Humaines : Sophie DEVOS -Chargée de recrutement – sophie.devos@montpellier.fr
Pôle PRUHEC : Rémi THIEBAUD – Responsable du service Vie Quotidienne – remi.thiebaud@montpellier.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.