MISSION 1 : ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
ACTIVITÉS

• Accueillir le public avec amabilité
• Recevoir, filtrer et orienter les usagers
• Prendre des messages/ secrétariat
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes et adapter son intervention aux différents publics
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
• Gérer un système de mesure de la fréquentation
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants

MISSION 2 : Renseignement et orientation du public
ACTIVITÉS

• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Présenter des documents d'information et de communication
• Orienter et accompagner les personnes vers les services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Rester en veille sur les différents changements et communiqués envoyés par les réseaux
• Faire le lien entre les différents services de la collectivité (suivi des échanges de message et relayer les demandes des usagers)


MISSION 3: GESTION ET AFFICHAGE D’INFORMATIONS
ACTIVITÉS

• Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
• Techniques de régulation
• Techniques de communication téléphonique
• Règlements intérieurs
• Techniques et outils de communication
• Notions en langues étrangères
• Techniques de médiation et négociation
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Techniques de capitalisation et de classement de documents
• Techniques de recherche d'information (synthétiser et diffuser des informations)

• Techniques de gestion de planning
• Organisation et organigramme de la collectivité
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Directives et procédures d'instruction des dossiers
• Procédures de transmission des demandes
• Droits et obligations des usagers
• Préparation logistique et matérielle/ mobilier et aménagement de l’espace/propreté et accessibilité/ panneaux orientation et support de communication/coin d’attente
• Identifier et suivi des dysfonctionnements du bâtiment (alarme, ascenseur, climatisation, chauffage, et)

• Gestion des permanences de l’hôtel de Ville (Conciliateur de justice, Chambre des Métiers, Banque de France,)


• Gérer un planning de réservations des salles + l’état des lieux
• Gérer un planning des véhicules (agendas partagés) //en lien avec le garage municipal pour le suivi de l’essence et l’entretien des véhicules

• Réception et suivi des courriers externes/ en lien avec le secrétariat général




MISSION 5 : suivi objet et courriers à remettre

Compléter le document concernant le suivi des objets, colis et courriers à remettre en main propre.

MISSION 6: fiches de liaisons
Rédaction des fiches de liaison
Lors des signalements ou demandes formulées par les usagers, remplir une fiche de liaison détaillée en précisant la nature du signalement, les coordonnées de l’usager, et toute information utile. Transmettre cette fiche au service concerné dans les meilleurs délais.
Suivi des signalements/Assurer le lien entre le service référent et l’usager :
• Relancer le service concerné si nécessaire
• Rappeler l’usager pour lui transmettre les réponses ou les actions entreprises
• Veiller à la clôture du signalement une fois le traitement effectué
Classement et archivage Organiser et classer les fiches de liaison (papier ou numérique) selon les procédures internes :
• Par date, type de signalement ou service concerné
• Garantir la traçabilité et la confidentialité des documents
MISSION 7 : GESTION ET AFFICHAGE D’arrêté // Enquêtes publiques

Connaître la procédure d’affichage- suivre les dates indiquées, les classer-suivre les observations notées et s’assurer du suivi auprès des services référents