ASSISTANT.E DES ELU.E.S
Offre n° O035250515001097
Publiée le 15/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 avenue de la préfecture, Rennes (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
25/08/2025
Date limite de candidature
15/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Le Département d'Ille et Vilaine recrute un.e Assistant.e pour travailler au côté de nos Elu.e.s. à Rennes, avec une prise de poste idéale fin aout 2025.
Le Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d'accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme. Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l'ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du directeur de cabinet, une cheffe de cabinet et 4 conseillers politiques et techniques (un par commission) et des assistant.e.s d'élu.e.s.
Référence du poste n° 1668.
Le Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d'accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme. Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l'ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du directeur de cabinet, une cheffe de cabinet et 4 conseillers politiques et techniques (un par commission) et des assistant.e.s d'élu.e.s.
Référence du poste n° 1668.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché.e au Directeur de Cabinet, vous collaborez et participez à la mise en œuvre administrative de la politique du Département, en apportant une aide permanente aux élu.e.s ayant une délégation du Président.
A ce titre, vous êtes chargé.e de :
- Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.e.s
- Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique
- Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l'équipe
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.e.s
- Classer, trier et archiver les documents
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...)
- Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation
- Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers)
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
- Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
Missions spécifiques :
Vous travaillez en lien avec d’autres assistant.e.s de Vice-président.e.s pour :
- Assurer la continuité du service public
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.e.s
Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
Spécificités du poste :
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.e.s.
Liaisons fonctionnelles
- Contacts directs et échanges permanents avec les élu.e.s que vous assistez
- Relations fréquentes avec les services
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Environnement du poste :
Le Département vous propose de nombreux avantages vous permettant la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle :
- Des plages de travail variables avec une prise de poste entre 7h30 et 9h30 et un départ entre 16h30 et 19h00, en fonction des besoins du service
- Télétravail possible jusqu’à 5 jours par mois
- L'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- Une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
A ce titre, vous êtes chargé.e de :
- Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.e.s
- Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique
- Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l'équipe
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.e.s
- Classer, trier et archiver les documents
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...)
- Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation
- Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers)
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
- Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
Missions spécifiques :
Vous travaillez en lien avec d’autres assistant.e.s de Vice-président.e.s pour :
- Assurer la continuité du service public
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.e.s
Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
Spécificités du poste :
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.e.s.
Liaisons fonctionnelles
- Contacts directs et échanges permanents avec les élu.e.s que vous assistez
- Relations fréquentes avec les services
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Environnement du poste :
Le Département vous propose de nombreux avantages vous permettant la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle :
- Des plages de travail variables avec une prise de poste entre 7h30 et 9h30 et un départ entre 16h30 et 19h00, en fonction des besoins du service
- Télétravail possible jusqu’à 5 jours par mois
- L'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- Une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
- Techniques de secrétariat (prise de notes, mise en forme courrier etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers
- Prise en compte des mutations numériques (e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Connaissance des Collectivités territoriales souhaitée
Aptitudes requises :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe
- Capacité à chercher l'information
Expérience publique ou privée d'Assistanat de direction ou similaire demandée.
Niveau d'expérience : 1 - 2 ans
Un webinaire de présentation du poste vous est proposé le jeudi 22 mai de 12H à 13H.
N'hésitez pas à y participer en cliquant sur le lien suivant : https://events.teams.microsoft.com/event/4dea0299-8fe2-4b43-b2a2-4b53201fd378@d17c9e4e-2e7e-4ab1-8b4a-fc304579f16d
- Les entretiens se dérouleront le mardi 24 juin après-midi ou/et le mardi 2 juillet apres-midi.
Des tests écrits en lien avec les missions sont prévus le même jour.
Niveau de Rémunération mensuelle à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse.
Connaissances :
- Techniques de secrétariat (prise de notes, mise en forme courrier etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers
- Prise en compte des mutations numériques (e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Connaissance des Collectivités territoriales souhaitée
Aptitudes requises :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe
- Capacité à chercher l'information
Expérience publique ou privée d'Assistanat de direction ou similaire demandée.
Niveau d'expérience : 1 - 2 ans
Un webinaire de présentation du poste vous est proposé le jeudi 22 mai de 12H à 13H.
N'hésitez pas à y participer en cliquant sur le lien suivant : https://events.teams.microsoft.com/event/4dea0299-8fe2-4b43-b2a2-4b53201fd378@d17c9e4e-2e7e-4ab1-8b4a-fc304579f16d
- Les entretiens se dérouleront le mardi 24 juin après-midi ou/et le mardi 2 juillet apres-midi.
Des tests écrits en lien avec les missions sont prévus le même jour.
Niveau de Rémunération mensuelle à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse.
Contact et modalités de candidature
Contact
Emmanuelle HEDIN, Chargée de recrutement : 02.99.02.30.26
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.