AGENT ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL (F/H)
Offre n° O035250619000932
Publiée le 19/06/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1, rue de la barrière, Cesson-Sévigné (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
04/08/2025
Date limite de candidature
19/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
1800 à 2200 euros brut
Descriptif de l'emploi
Dans le respect du cadre législatif et du projet d’établissement, l’assistant.e administratif et d’accueil apporte une aide permanente à la direction des EMS, dans l’intérêt du fonctionnement de l’EHPAD, en termes d’accueil, d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. De plus , il.elle assure le suivi des informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’établissement.
Missions / conditions d'exercice
• Mission 1 : Accueil et information
Accueil individualisé, physique et téléphonique des résidents et de leur famille
Information et orientation des usagers, des personnes âgées, des familles, des professionnels et des partenaires
Recueil et transmission des demandes d’intervention pour le dépannage du matériel (hors intervention agent technique)
Relai avec les prestataires extérieurs (prestataires linge, coiffeurs, pédicures…)
Gestion de la communication et de l’affichage dans la résidence
• Mission 2 : gestion administrative du séjour des résidents
Traitement des demandes d’admission et de la liste d’attente, constitution des dossiers à présenter à la commission d’admission mensuelle
Traitement des réponses à donner sur le site Via Trajectoire à l’issue de la commission d’admission
Veille et collaboration sur la mise à jour des documents d’accueil du résident (livret d’accueil, règlement de fonctionnement, contrat de séjour)
Application des procédures d’admission du nouveau résident : intégration des informations administratives dans les logiciels métiers, information du résident sur les pièces à communiquer et à signer, assurer l’accueil du nouveau résident
Validation de l’INS sur le logiciel Netsoins grâce à la carte vitale et une pièce d’identité
Intégration des mouvements dans les logiciels métiers et sur l’interface de la CPAM (Résid-ESMS)
Suivi du dossier administratif des résidents et mise à jour dans les différents supports.
Facturation des frais de séjour des résidents (payants et à l’aide sociale)
Facturation de clôture liée à la succession
Réalisation de l’état trimestriel pour l’APA au Conseil départemental
Mise à jour régulière des dossiers de résidents (carte mutuelle, adresse, personne de confiance…)
Alimentation du tableau de bord de suivi de l’activité
• Mission 3 : secrétariat général de l’établissement et de la direction
Traitement du courrier à l’arrivée, de la boîte mail de l’EHPAD et diffusion aux intéressé(e)s
Préparer le CVS en collaboration avec la direction (rédaction des convocations, respect du calendrier, rédaction du PV, diffusion du PV)
Rédaction et diffusion du compte-rendu du staff
Gestion du matériel de bureau et des vêtements de travail et des vestiaires et des relations avec les fournisseurs : commandes, livraisons, stock, budget
Classement des dossiers et documents, archivage
• Mission 4 : administration du personnel
Arrivée et départ du professionnel : Préparation du livret d’accueil des professionnels et des stagiaires, préparation des badges des nouveaux professionnels, attribution du vestiaire, mise à jour et diffusion des coordonnées professionnelles
Enregistrement et communication des conventions de stage
Intégration des arrêts et des absences dans le logiciel planning et le dossier numérique du salarié
Diffusion hebdomadaire des plannings en lien avec les responsables des services
Diffusion du planning d’astreinte
• Mission 5 : Formalisation de la démarche qualité
Mise en forme des documents qualité (procédure, enregistrement, formulaire etc…)
Enregistrement des documents qualité selon le tableau de bord créé
Diffusion des documents qualité sur Netsoins et dans le classeur prévu à cet effet
Accueil individualisé, physique et téléphonique des résidents et de leur famille
Information et orientation des usagers, des personnes âgées, des familles, des professionnels et des partenaires
Recueil et transmission des demandes d’intervention pour le dépannage du matériel (hors intervention agent technique)
Relai avec les prestataires extérieurs (prestataires linge, coiffeurs, pédicures…)
Gestion de la communication et de l’affichage dans la résidence
• Mission 2 : gestion administrative du séjour des résidents
Traitement des demandes d’admission et de la liste d’attente, constitution des dossiers à présenter à la commission d’admission mensuelle
Traitement des réponses à donner sur le site Via Trajectoire à l’issue de la commission d’admission
Veille et collaboration sur la mise à jour des documents d’accueil du résident (livret d’accueil, règlement de fonctionnement, contrat de séjour)
Application des procédures d’admission du nouveau résident : intégration des informations administratives dans les logiciels métiers, information du résident sur les pièces à communiquer et à signer, assurer l’accueil du nouveau résident
Validation de l’INS sur le logiciel Netsoins grâce à la carte vitale et une pièce d’identité
Intégration des mouvements dans les logiciels métiers et sur l’interface de la CPAM (Résid-ESMS)
Suivi du dossier administratif des résidents et mise à jour dans les différents supports.
Facturation des frais de séjour des résidents (payants et à l’aide sociale)
Facturation de clôture liée à la succession
Réalisation de l’état trimestriel pour l’APA au Conseil départemental
Mise à jour régulière des dossiers de résidents (carte mutuelle, adresse, personne de confiance…)
Alimentation du tableau de bord de suivi de l’activité
• Mission 3 : secrétariat général de l’établissement et de la direction
Traitement du courrier à l’arrivée, de la boîte mail de l’EHPAD et diffusion aux intéressé(e)s
Préparer le CVS en collaboration avec la direction (rédaction des convocations, respect du calendrier, rédaction du PV, diffusion du PV)
Rédaction et diffusion du compte-rendu du staff
Gestion du matériel de bureau et des vêtements de travail et des vestiaires et des relations avec les fournisseurs : commandes, livraisons, stock, budget
Classement des dossiers et documents, archivage
• Mission 4 : administration du personnel
Arrivée et départ du professionnel : Préparation du livret d’accueil des professionnels et des stagiaires, préparation des badges des nouveaux professionnels, attribution du vestiaire, mise à jour et diffusion des coordonnées professionnelles
Enregistrement et communication des conventions de stage
Intégration des arrêts et des absences dans le logiciel planning et le dossier numérique du salarié
Diffusion hebdomadaire des plannings en lien avec les responsables des services
Diffusion du planning d’astreinte
• Mission 5 : Formalisation de la démarche qualité
Mise en forme des documents qualité (procédure, enregistrement, formulaire etc…)
Enregistrement des documents qualité selon le tableau de bord créé
Diffusion des documents qualité sur Netsoins et dans le classeur prévu à cet effet
Profils recherchés
Diplôme/titre : BTS en secrétariat ou administration des entreprises ou bac+2 minimum ou expérience significative dans un poste similaire de plus de 3 ans.
Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, PPT...), internet, logiciels métiers (Berger Levrault, Netsoins, Viatrajectoire). Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe.
Expérience exigée dans le secteur médico-social. Connaissance du secteur de la personne âgée.
Excellentes qualités relationnelles - rigueur et organisation - capacité d'écoute et d'observation - discrétion et confidentialité - appétence pour la création de supports de communication – prise d’initiatives.
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, liste d'aptitude) à défaut contractuelle. Temps de travail 37,50 hebdomadaires du lundi au vendredi et 14 jours RTT.
Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, PPT...), internet, logiciels métiers (Berger Levrault, Netsoins, Viatrajectoire). Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe.
Expérience exigée dans le secteur médico-social. Connaissance du secteur de la personne âgée.
Excellentes qualités relationnelles - rigueur et organisation - capacité d'écoute et d'observation - discrétion et confidentialité - appétence pour la création de supports de communication – prise d’initiatives.
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, liste d'aptitude) à défaut contractuelle. Temps de travail 37,50 hebdomadaires du lundi au vendredi et 14 jours RTT.
Contact et modalités de candidature
Contact
0299838683
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation et CV à
EHPAD BEAUSOLEIL
1 rue de la Barrière 35510 CESSON SEVIGNE
A l'attention de la Direction des EMS
ressources.humaines@ems-cesson-sevigne.fr
EHPAD BEAUSOLEIL
1 rue de la Barrière 35510 CESSON SEVIGNE
A l'attention de la Direction des EMS
ressources.humaines@ems-cesson-sevigne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.