Sous l’autorité de Madame le Maire de Sainte-Marie et sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, l’agent aura pour missions :
Accueil
- Accueil téléphonique et physique du public, gestion des mails
- Photocopies, scan à la demande des administrés puis encaissement
- Formalités administratives (délivrance de formulaires de demande d’aide sociale, réponse aux demandes de zonage, délivrance de formulaires de demande d’urbanisme, de relevés de propriétés, d’extraits …)
- Formalités liées aux affaires courantes
- Rédaction d’actes administratifs divers (arrêté débit de boissons temporaires…),
- Préparations de documents et courriers divers
- Etat civil : Tenue, ouverture et fermeture des registres d’état civil en début et fin d’année, établissement des tables annuelles et décennales - Elaboration des actes d’état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès…) - Préparation et suivi des dossiers de mariage - Traitement des demandes de changement de prénom, noms et des demandes de PACS - Mise à jour des registres d’état civil (mentions diverses…) - Délivrance de documents d’état civil (copies intégrales et extraits d’actes…) - Gestion des demandes liées aux livrets de familles (mise à jour, duplicata…)
- Préparation et distribution des dossiers de demande d’inscription scolaire pour l’école publique. Inscription des nouveaux enfants sur le site de l’éducation nationale Base élèves. Edition des certificats de scolarité transmis aux parents, et à la directrice de l’école publique pour admission après validation par le Maire
- Elaboration des courriers de demande de participation financière à destination des autres collectivités pour les enfants domiciliés hors commune
- Suivi des demandes de participation financière à la scolarité des enfants domiciliés sur la commune et scolarisés à l’extérieur.

Associations
- Gestion et archivage des dossiers des associations (statuts, récépissé de déclaration, modifications, assurances…). Tenue à jour des contacts. Création et mise à jour d’une plaquette dédiée aux activités communales et associatives.
- Création, transmission et réception des dossiers de demande de subventions. Suivi des dossiers et élaboration d’un tableau récapitulatif avant délibération des élus. Elaboration et envoi des notifications aux associations des subventions accordées.
- Gestion du forum des associations (inscriptions, besoins matériels, plan, affiche, presse…)
- Tenue du planning des salles en lien avec les associations.

Gestion des mises à disposition des salles communales, du mobilier et autres matériels
- Création et mise à jour des plannings suivant les demandes de location de salle et matériel
- Gestion des demandes en fonction des disponibilités
- Préparation et transmission des contrats de location ou conventions de mise à disposition.

Gestion du cimetière
- Traitement des demandes d’informations des administrés en lien avec le cimetière
- Gestion des renouvellements et des nouvelles demandes de concessions
- Mise à jour du logiciel cimetière
- Gestion des emplacements, des reprises de concessions, du plan du cimetière…

Communication
- Bulletin municipal et P’tit Samaritain : Préparation de la commission communication (supports, convocation…) / Collecte des articles / Suivi et création du bulletin municipal avant envoi à l’imprimeur : Envoi et réception des demandes d’articles, photos - Propositions ou suggestions d’articles, de photos, de corrections - Mise en page du bulletin - Organisation et suivi de la distribution des BM.
- Site internet communal : Gestion du site – Mise en ligne et mise à jour des informations communales (délibérations, flash info, plaquettes enfance jeunesse, agenda, actualités…)
- Facebook : Publications et/ou partages d’informations très ponctuelles
- Intramuros : Mise en fonction de l’application intramuros (création et complétude d’onglets : Alsh, commerces, associations…) - Mise à jour des informations – Gestion de la publication (articles, affiches, évènements…)
- Autres : Flyers, affiches, invitations…