RESPONSABLE DU SERVICE ACCUEIL - ETAT CIVIL - ELECTIONS
Offre n° O035251020000254
Publiée le 20/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bd Julien et Pierre Gourdel, Châteaugiron (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable du Service Accueil et Etat-Civil est chargé(e) d’assurer le bon fonctionnement du service, de coordonner, organiser et animer le service d’accueil (physique et téléphonique).
Missions / conditions d'exercice
• GESTION ET ORGANISATION DU POLE ACCUEIL
- Piloter et encadrer les agents du pôle
- Etre force de proposition sur l'optimisation du service
- Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil
• Activités Principales
- Supervision de l’activité de l’accueil : organisation et planification des ressources selon les flux
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d’accueil (garant de la qualité de l’accueil)
- Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés…) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires
- Mise à jour permanente des procédures de chaque agent
- Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels
- Présenter des documents d’information et de communication
- Evaluation de la qualité de l’accueil
- Gérer les plannings de réservation
• Gestion de l’Etat-Civil
- Réalisation de contrôles préalables des actes
- Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d’apposition de mentions afin de minorer les risques d’erreur
- Procédure de contrôle des actes
- Procédure de rédaction des mentions
- Mise à jour selon le code civil
- Organisation des nouvelles attributions
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales
- Organisation des scrutins
• Participation à l’organisation du recensement de la population
- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
- Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public, en lien avec les activités de l’agent et en fonction de ses compétences.
- Piloter et encadrer les agents du pôle
- Etre force de proposition sur l'optimisation du service
- Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil
• Activités Principales
- Supervision de l’activité de l’accueil : organisation et planification des ressources selon les flux
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d’accueil (garant de la qualité de l’accueil)
- Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés…) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires
- Mise à jour permanente des procédures de chaque agent
- Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels
- Présenter des documents d’information et de communication
- Evaluation de la qualité de l’accueil
- Gérer les plannings de réservation
• Gestion de l’Etat-Civil
- Réalisation de contrôles préalables des actes
- Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d’apposition de mentions afin de minorer les risques d’erreur
- Procédure de contrôle des actes
- Procédure de rédaction des mentions
- Mise à jour selon le code civil
- Organisation des nouvelles attributions
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales
- Organisation des scrutins
• Participation à l’organisation du recensement de la population
- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
- Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public, en lien avec les activités de l’agent et en fonction de ses compétences.
Profils recherchés
Connaissances :
Maîtrise des techniques d’accueil et de communication
Maîtrise du Pack Office
Capacité rédactionnelle
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des missions des services
Bonne connaissance en Etat-Civil
Expérience savoir faire :
Communiquer, Anticiper, Accueillir
Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives
Animer une équipe
Gérer les situations conflictuelles
Savoir être :
Discrétion indispensable
Rigueur et analyse
Organisation et méthode
Très bon relationnel / Etre à l'écoute
Réactivité / Bonne adaptation
Esprit d'initiative et d'anticipation
Relations directes et permanentes avec les usagers et les administrés
En interne : Maire, Elus, DGS, responsables et agents
Référent avec le procureur
Relations avec d’autres collectivités territoriales, la préfecture, le ministère de la défense et l’INSEE
Maîtrise des techniques d’accueil et de communication
Maîtrise du Pack Office
Capacité rédactionnelle
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des missions des services
Bonne connaissance en Etat-Civil
Expérience savoir faire :
Communiquer, Anticiper, Accueillir
Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives
Animer une équipe
Gérer les situations conflictuelles
Savoir être :
Discrétion indispensable
Rigueur et analyse
Organisation et méthode
Très bon relationnel / Etre à l'écoute
Réactivité / Bonne adaptation
Esprit d'initiative et d'anticipation
Relations directes et permanentes avec les usagers et les administrés
En interne : Maire, Elus, DGS, responsables et agents
Référent avec le procureur
Relations avec d’autres collectivités territoriales, la préfecture, le ministère de la défense et l’INSEE
Contact et modalités de candidature
Contact
0299377650
Informations complémentaires
Titres restaurant
Remboursement de 75 % de l’abonnement en transport en commun pour le trajet domicile-travail
Forfait mobilité durable
Participation à la prévoyance
Accès aux prestations proposées par le CNAS
Démarche Qualité de vie et des conditions de travail
Pour candidater, transmettez votre CV et votre lettre de motivation adressés à Monsieur le Maire, par mail à contact.rh@ville-chateaugiron.fr
Remboursement de 75 % de l’abonnement en transport en commun pour le trajet domicile-travail
Forfait mobilité durable
Participation à la prévoyance
Accès aux prestations proposées par le CNAS
Démarche Qualité de vie et des conditions de travail
Pour candidater, transmettez votre CV et votre lettre de motivation adressés à Monsieur le Maire, par mail à contact.rh@ville-chateaugiron.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de Châteaugiron
>Bd Julien et Pierre Gourdel
35410 Chateaugiron
>Bd Julien et Pierre Gourdel
35410 Chateaugiron
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.