• Gestion des Instances (Conseil Municipal, Conseil Communaux des communes déléguées, réunions de l’exécutif, Conseil Municipal Enfant, Conseil Municipal Jeunes, Conseil des Sages, Conseil de quartier) :
o met en œuvre le calendrier des conseils municipaux de la commune et des communes délégués et en informe les différents acteurs (élus, collègues)
o prépare et assure le suivi administratif des différentes instances, installations, réunions (ordre du jour, convocations, comptes-rendus)
o recense en lien avec les différents services les délibérations à prendre en conseil municipal
o rédige les notes présentées en conseil municipal
o rédige le compte rendu des conseils municipaux à partir des notes prises par le secrétaire de séance, le diffuse et veille à son affichage réglementaire
o rédige, transmet au contrôle de légalité, diffuse, classe et veille à l’affichage des délibérations.
o assure la gestion de la dématérialisation de l’ensemble des actes pris au sein de la collectivité

• Assistance du maire et de la directrice générale de services :
o assure l’assistance administrative du maire et de la directrice générale des services
o assure le secrétariat administratif (notamment courrier, compte rendu, classement)
o assure la veille réglementaire (production de notes)
o assure la préparation de supports et de notes de communication


• Gestion du courrier :
o assure la gestion du courrier entrant (récupère le courrier à la poste, procède à son enregistrement et à sa distribution conformément aux directives transmises par la DGS)
o assure la gestion du courrier sortant (affranchissement et dépôt à la poste)

• Cinéma :
o Gestion de la commission cinéma (choix des films, organisation des séances, communication…)
o Relations avec la compagnie de cinéma

• Assistance administrative de communication
o Préparation de l’ensemble des supports de communication (secrétariat, rédaction…)
o Suivi de la fabrication des supports de communication
o Organisation de la diffusion des différents supports de communication (bulletins municipaux, site internet, réseaux sociaux, mailing, presse…)
o Veille, collecte active et analyse des informations relatives à la vie de la collectivité (revue de presse)
o Création et gestion d’une photothèque
o Gestion du site internet (suivi et mise à jour) et des réseaux sociaux, gestion du panneau lumineux
o Gestion administrative de la commission communication

• Gestion des contrats d’assurances de la commune :
o Assurer un suivi administratif et financier des contrats
o Analyser les clauses des contrats et optimiser leur utilisation
o Procéder à la déclaration des sinistres
o Assurer le suivi des sinistres et des indemnisations en découlant
o Gérer les contentieux liés aux sinistres
o Solliciter les expertises juridiques et techniques opportunes

• Gestion des baux ruraux :
o Suivre individuellement et juridiquement les baux ruraux
o Actualiser annuellement les fermages
o Renouveler les baux :
 Appel à candidature
 Analyse des candidatures reçues
 Préparation de la commission agriculture
 Préparation des nouveaux contrats
 Attribution et notification
En interne, l’agent travaille en forte liaison fonctionnelle avec le Maire et sa responsable. Il est également amené à avoir des relations avec les autres élus de la collectivité. Enfin, il travaille régulièrement avec les agents des autres services de la collectivité (administratifs, techniques, …).
En externe, l’agent est amené à développer des relations avec :
o le public (particuliers)
o les élus ou les agents d’autres collectivités
o les instances extérieures
L’agent travaille du lundi au vendredi. Ces horaires peuvent être variables et des pics d’activité existent en fonction des obligations du service (préparation du conseil municipal par exemple) ou de la demande de la directrice générale des services ou du Maire.
Une grande disponibilité vis-à-vis de la directrice générale des services et du maire est requise pour ce poste.