3- ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION

Activité 1 : Passation et sécurisation des marchés et contrats du Département de l’Eau
- Proposer, en lien avec les services, les procédures de passation adaptées
- Conseiller sur les montages juridiques et participer activement aux équipes projets
- Rédiger les pièces administratives et documents de procédure (avis de marché, dossiers de consultation, PV, rapports, courriers...) à l’aide du logiciel métier
- Gérer les opérations liées à la dématérialisation
- Coordonner l’ouverture des plis et vérifier la conformité des dossiers
- Contrôler les rapports d’analyse des offres et garantir leur sécurité juridique
- Constituer et présenter les dossiers en CAO, participer aux séances et assurer le suivi post-CAO (courriers, PV, dépôt en Préfecture, notification, GED…)
- Participer aux séances de négociation et développer une expertise en la matière
- Piloter la procédure grâce aux outils de suivi et indicateurs d’activité
- Mettre à jour les tableaux de passation et notes de procédures internes
- Identifier et évaluer les risques juridiques, sécuriser les procédures et gérer les précontentieux et contentieux avec la DAJCPA
- Répondre aux sollicitations des services de l'Etat (DDPP, Préfecture…)
- Assurer le pré-archivage des dossiers
- Participer aux formations pratiques auprès des agents (création et mise à jour des supports)
- Veiller au respect des délégations de signature

Activité 2 : Suivi administratif et juridique des instances et contrats
- Gérer l’inscription des dossiers à l’ordre du jour de la CAO en lien avec les référents et services concernés
- Constituer les dossiers pour la CAO et participer à leur présentation
- Contribuer à la préparation et à la validation des délibérations et rapports au Président
- Assister la responsable qualité dans la rédaction et la mise à jour des procédures des marchés, dans la gestion administrative, financière et comptable.
- Veiller, alerter et conseiller sur le suivi administratif des contrats publics (avenant, ordres de service, reconduction, résiliation, ...);
- Conseiller juridiquement les services lors de l’exécution des marchés
- Assister la responsable qualité pour la rédaction et mise à jour des procédures et pour le suivi administratif, financier et comptable

Activité 3 : Participation au développement de la politique d’achat
- Participer au recensement des marchés et à la programmation prévisionnelle, y compris les consultations de faibles montants
- Contribuer à l’élaboration d’outils d’analyse du besoin et à la rédaction de notes internes pour accompagner les services
- Participer à la définition et mise en œuvre d’une stratégie achat pour les services opérationnels et d’exploitation
- Participer à l’identification des marchés éligibles au processus interne d’application des clauses d’insertions, à la diffusion de l’information en interne et auprès de la cellule emploi / insertion, mettre en œuvre, compléter et transmettre les tableaux de bord et rédiger les courriers d’information et d’alerte

Activité 4 : Contribuer à l’amélioration du service rendu
- Veiller au respect des procédures et des délais
- Participer aux réunions de service et ponctuellement aux réunions de coordination avec les services opérationnels
- Assurer la suppléance en cas d’absence de la responsable d’unité ou des collègues du pôle passation
- Contribuer à d’autres projets du service
- Animer ou co-animer des formations internes et le réseau des acheteurs internes

Activité 5 : Gestion de conventions complexes (mission accessoire)
- Apporter conseils, aide à la rédaction et relecture pour des opérations complexes (co-maîtrise d’ouvrage, conventions entre personnes publiques, conventions d’occupation ou de servitude…)