MISSIONS
‐ Garant de l’image du service public
‐ Responsable des relations avec les usagers
‐ Assure l'accueil physique et téléphonique du public
‐ Renseignement et orientation du public
‐ Gestion et affichage d’informations
‐ Instruire et élaborer les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc ...)
‐ Assurer la tenue administrative des registres
‐ Polyvalence


ACTIVITÉS
 Accueil physique et téléphonique du public :
- accueillir le public avec amabilité
-prendre des messages
-s’exprimer clairement et reformuler les demandes
-favoriser l’expression de la demande
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-mettre en relation les correspondants
-gérer les situations de stress et réguler les tensions
-réagir avec pertinence aux situations d’urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-adapter son intervention aux différents publics

 Renseignement et orientation du public :
-identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
-gérer un planning de réservation (salles etc)
-orienter vers les services et personnes compétents
-renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
-aider à rédiger des documents administratifs

 Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
- Présenter des documents d’information et de communication
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

 Instruction des formalités administratives, des licences de boissons

 Révision des listes électorales

 Gestion et suivi du cimetière

 Tenue administrative des registres d'état-civil :
- délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- rédiger des mentions et des courriers

 Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc ...)
- apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation d’accueil, etc ...)
- Préparer la certification conforme les documents et légalisation de signature
- établir les différents actes d'état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc ...)
- gestion des COMEDEC

 Etablissement / préparation des dossiers de mariage :
- constituer le dossier, récupération des documents obligatoires, gestion des dates d’entretien préalable au mariage, publication des bans et affichage préparer des documents pour la cérémonie
- Inscrire le mariage dans le registre

 Etablissement et préparation des baptêmes civils

 Préparation des cérémonies commémoratives (convocation, gestion des gerbes…

 Rédaction des arrêtés de débit de boissons temporaires

 Autorisation de vente au déballage

 Enregistrement du courrier (arrivé, départ) + distribution dans les différents services.

 Relations avec les fournisseurs de papeterie

 Relations avec les autres services