Assistant de suivi administratif coordination
Offre n° O038250929000924
Publiée le 29/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le forum, 3 rue malakoff, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
31/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Attention : Emploi temporaire, vacance d'une durée d'un an
LE SERVICE D’AFFECTATION
Mission principale du service : apporter un support technique aux autres unités d’exploitation du pole proximité espaces publics. Représenter les unités des secteurs et du service de collecte des PAV (points d’apport volontaire) dans les constructions de projets des autres directions centrales.
Composition du service : 13 agents dont 4 au sein de l’unité coordination d’exploitation
Nom / fonction du ou de la supérieur.e hiérarchique direct.e : Marie GRANDVAL responsable d’unité
FINALITES DU POSTE
Assurer les missions d’assistance administrative auprès des agents et responsables de services
Assurer la suppléance des autres assistantes du Pôle Proximité et espaces publics en cas d’absence et dans les périodes de forte activité des autres services impliquant une surcharge de travail ponctuelle
LE SERVICE D’AFFECTATION
Mission principale du service : apporter un support technique aux autres unités d’exploitation du pole proximité espaces publics. Représenter les unités des secteurs et du service de collecte des PAV (points d’apport volontaire) dans les constructions de projets des autres directions centrales.
Composition du service : 13 agents dont 4 au sein de l’unité coordination d’exploitation
Nom / fonction du ou de la supérieur.e hiérarchique direct.e : Marie GRANDVAL responsable d’unité
FINALITES DU POSTE
Assurer les missions d’assistance administrative auprès des agents et responsables de services
Assurer la suppléance des autres assistantes du Pôle Proximité et espaces publics en cas d’absence et dans les périodes de forte activité des autres services impliquant une surcharge de travail ponctuelle
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Assurer des fonctions d’assistance administrative du service
Planification des réunions de services et rédaction des comptes rendus
Planification des points réguliers et spécifiques agents/chefs de service
Préparation des entretiens professionnels
Accueil des nouveaux agents (demandes des besoins informatiques, mobiliers, livret d’accueil, etc. et suivi de leurs bonnes disponibilités avant l’arrivée effective des agents)
Gestion des besoins matériels divers (fournitures, informatiques, etc.)
Gestion des ordres de mission et états de frais
Relecture et mise en forme de documents divers : notes, comptes rendus, CCTP (…)
Appui à la rédaction de délibérations sur OXYAD
Lien inter-services (SAF, urba etc.)
Gestion des séminaires de service
Activité 2 : Effectuer des fonctions d’assistance technique et logistique sur les projets pilotés par le service
Organisation de réunions : logistique, participation et rédaction des comptes rendus
Réunions techniques internes / externes
Réunions politiques (type « COPIL »)
Réunions de concertation
Gestion des Comités Techniques Espaces Publics : (CTEP)
Montage d’un planning à l’année ou de réunions spécifiques
Constitution des ordres du jour avec les directeurs de projet et le chef de service
Relation aux pilotes de projets sur la préparation et logistique du comité
Prise de connaissance du projet en amont du comité
Participation systématique aux CTEP avec rédaction des comptes rendus et diffusion
Gestion des Comités d’Instruction Espaces Publics : (CIEP)
Montage des CIEP en lien avec l’assistant du VP, des élus de la Métropole, des Maires et élus des communes, rédaction des comptes rendus
Gestion du courrier + Contacts mobilités (site) + Fiches GRU
Réponses 1er niveau aux élus et habitants + gestion de la réponse définitive concernant les contacts mobilités et fiches GRU
Dispatching
Suivi : mise en place de points réguliers avec les chefs de projets
Proposition de courriers-réponses avec éléments donnés par les chefs de projets
Lien avec les différents services de la Métropole pour obtenir des éléments pour rédiger la réponse
Mise en parapheur et suivi + envoi courrier
Revue de presse annuelle des activités du service
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : PC + téléphone fixe
Logiciels métier : Orchestra, Oxyad, Prineo, Easy Request
Planification des réunions de services et rédaction des comptes rendus
Planification des points réguliers et spécifiques agents/chefs de service
Préparation des entretiens professionnels
Accueil des nouveaux agents (demandes des besoins informatiques, mobiliers, livret d’accueil, etc. et suivi de leurs bonnes disponibilités avant l’arrivée effective des agents)
Gestion des besoins matériels divers (fournitures, informatiques, etc.)
Gestion des ordres de mission et états de frais
Relecture et mise en forme de documents divers : notes, comptes rendus, CCTP (…)
Appui à la rédaction de délibérations sur OXYAD
Lien inter-services (SAF, urba etc.)
Gestion des séminaires de service
Activité 2 : Effectuer des fonctions d’assistance technique et logistique sur les projets pilotés par le service
Organisation de réunions : logistique, participation et rédaction des comptes rendus
Réunions techniques internes / externes
Réunions politiques (type « COPIL »)
Réunions de concertation
Gestion des Comités Techniques Espaces Publics : (CTEP)
Montage d’un planning à l’année ou de réunions spécifiques
Constitution des ordres du jour avec les directeurs de projet et le chef de service
Relation aux pilotes de projets sur la préparation et logistique du comité
Prise de connaissance du projet en amont du comité
Participation systématique aux CTEP avec rédaction des comptes rendus et diffusion
Gestion des Comités d’Instruction Espaces Publics : (CIEP)
Montage des CIEP en lien avec l’assistant du VP, des élus de la Métropole, des Maires et élus des communes, rédaction des comptes rendus
Gestion du courrier + Contacts mobilités (site) + Fiches GRU
Réponses 1er niveau aux élus et habitants + gestion de la réponse définitive concernant les contacts mobilités et fiches GRU
Dispatching
Suivi : mise en place de points réguliers avec les chefs de projets
Proposition de courriers-réponses avec éléments donnés par les chefs de projets
Lien avec les différents services de la Métropole pour obtenir des éléments pour rédiger la réponse
Mise en parapheur et suivi + envoi courrier
Revue de presse annuelle des activités du service
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : PC + téléphone fixe
Logiciels métier : Orchestra, Oxyad, Prineo, Easy Request
Profils recherchés
CONNAISSANCES
Connaissances des circuits administratifs (courrier, gestion électronique des documents,…)
Connaissances du fonctionnement des collectivités
SAVOIR FAIRE
Rédaction de documents administratifs (courriers, notes...) (respect des règles d’orthographe, de grammaire, …)
Mise en forme des documents
Gestion des mailings listes
SAVOIR ETRE
Sens de l’organisation, rigueur
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : niveau bac en secrétariat
Expérience souhaitée : première expérience souhaitée en collectivité publique
Connaissances des circuits administratifs (courrier, gestion électronique des documents,…)
Connaissances du fonctionnement des collectivités
SAVOIR FAIRE
Rédaction de documents administratifs (courriers, notes...) (respect des règles d’orthographe, de grammaire, …)
Mise en forme des documents
Gestion des mailings listes
SAVOIR ETRE
Sens de l’organisation, rigueur
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : niveau bac en secrétariat
Expérience souhaitée : première expérience souhaitée en collectivité publique
Contact et modalités de candidature
Contact
0476595959
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.