I. Missions et activités du poste

 Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, accompagner, mettre en relation, prendre les messages et les transmettre dans le respect de la confidentialité
o Présenter des documents d’information et de communication ;
o Renseigner les usagers et les orienter vers les personnes et services compétents
o Renseigner sur l’organisation du pôle solidarités éducation et jeunesse
o Aider à rédiger ou constituer des dossiers / demandes.

 Assurer les tâches de gestion administrative
o Enregistrement et répartition du courrier, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers….
o Rechercher et diffuser des informations, assurer l’affichage, utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion, classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible, trier, classer les documents selon les règles d’archivage mises en place dans la collectivité, assurer le suivi CAF, la gestion de relation des usagers du pôle (inscriptions, annulations).
 Gérer les inscriptions aux différents services du pôles et leurs implications
o Assurer les inscriptions des séniors au portage de repas et des enfants à la restauration et aux activités :
 Vérification les conditions d’admissions pour la scolarisation et les temps extrascolaire (livret de famille, âge, jugement en cas de séparation …) et le respect des procédures administratives sanitaires (carnet de vaccination),
 Suivi des présences sur le « portail familles »,
 Ajustement des commandes de repas (scolaire, jeunesse et seniors) et de transports,
o Renseigner la carte communale, tenir à jour la liste des enfants fréquentant les ateliers, centraliser et suivre les demandes de dérogations scolaires…

 Assurer les tâches de suivi budgétaire et comptable
o Assurer le suivi et l’exécution budgétaire du pôle (bons d’engagement, suivi des factures), préparer les mandatements et titres de recettes, assurer la gestion des rôles et la facturation des services extrascolaires, ACM et portage repas seniors (envoi des factures, suivi des paiements, relance des impayés)
Le profil de poste est susceptible d'évoluer au vu des missions du service. De plus, si la fiche de poste a une visée descriptive des missions et activités du poste, cette dernière n’est pas exhaustive afin de répondre aux nécessités de service impulsées par le supérieur hiérarchique.




II. Données relatives au poste

 Conditions et contraintes d'exercice
o Travail en guichet d’accueil ;
o Horaires fixes imposés liés à l’accueil du public ;
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
o Contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale ou mentale,
o Disponibilité vis-à-vis des cadres, y compris responsables fonctionnels ;
o Tenue vestimentaire correcte exigée.

 Autonomie et responsabilité
o Faible autonomie dans l’organisation du travail avec des missions définies et suivies par le directeur du pôle, ainsi que par le responsable des temps extra scolaires et le responsable du service animation & jeunesse dans leurs domaines (responsables fonctionnels) et responsable service social ;
o Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils ;
o Garant de l’image du service public.

 Relations fonctionnelles
o Internes au service :
o Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique ;
o Répondre aux différentes sollicitations des responsables fonctionnels éventuellement ;
o Contacts directs et permanents avec le public (parents, fournisseurs etc..) ;
o Avec les partenaires institutionnels :
o Relations avec les fournisseurs (société fournissant les repas scolaires ou assurant le transport scolaire)
o Relations régulières avec l’ensemble des services et plus particulièrement avec le service finances et comptabilité pour la vérification des crédits et suivi de la validation des factures ;