Secrétaire de mairie (h/f) polyvalent
Offre n° O039250526001079
Publiée le 26/05/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
4 rue du Champ de Foire, Poligny (Jura)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
15/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes Cœur du Jura gère le service mutualisé des secrétaires de mairies mises à disposition auprès des communes du territoire.
A ce titre, nous recherchons un agent en charge du secrétariat de mairie auprès d'une commune déjà identifiée, avec un complément de temps de travail auprès d'autres communes pour des remplacements.
A ce titre, nous recherchons un agent en charge du secrétariat de mairie auprès d'une commune déjà identifiée, avec un complément de temps de travail auprès d'autres communes pour des remplacements.
Missions / conditions d'exercice
Sous la directive directe des élus, le/la secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale.
Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, des ressources humaines, de l'urbanisme, de l'état-civil, de la rédaction des actes officiels et des élections.
Assistance à l’autorité territoriale
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)
Elaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme
- élaborer le budget en collaboration avec les élus, assurer le suivi en lien avec la trésorerie
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
- assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics
- suivi gestion des régies municipales
- comptabilité / facturation des services (eau, assainissement, etc.)
- gestion de l’urbanisme
Secrétariat du Maire et des élus
- préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
- répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...)
- participer aux réunions diverses
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’état civil
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect
Ressources humaines
- Établissement de la paye
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc.)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation)
Assurer une veille juridique
- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- Rédiger des documents administratifs, conventions, etc.
Autres activités et formalités administratives diverses
- Participation à l’accueil physique et téléphonique du public
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires
- Instruire les dossiers d’aide sociale
- gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
- formalités déclaratives courantes (recensement, TVA, agence de l’eau, …)
Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, des ressources humaines, de l'urbanisme, de l'état-civil, de la rédaction des actes officiels et des élections.
Assistance à l’autorité territoriale
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)
Elaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme
- élaborer le budget en collaboration avec les élus, assurer le suivi en lien avec la trésorerie
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
- assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics
- suivi gestion des régies municipales
- comptabilité / facturation des services (eau, assainissement, etc.)
- gestion de l’urbanisme
Secrétariat du Maire et des élus
- préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
- répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...)
- participer aux réunions diverses
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’état civil
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect
Ressources humaines
- Établissement de la paye
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc.)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation)
Assurer une veille juridique
- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- Rédiger des documents administratifs, conventions, etc.
Autres activités et formalités administratives diverses
- Participation à l’accueil physique et téléphonique du public
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires
- Instruire les dossiers d’aide sociale
- gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
- formalités déclaratives courantes (recensement, TVA, agence de l’eau, …)
Profils recherchés
Profil recherché
Savoirs Généraux
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;
- Savoir éviter et gérer les conflits.
Savoir-Être
- Organisé et rigoureux
- Sens du contact et de la communication
- Autonomie, Initiative
- Polyvalence
- Qualités rédactionnelles et de synthèse
- Sens du service public (disponibilité, déontologie et discrétion)
Savoirs Généraux
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;
- Savoir éviter et gérer les conflits.
Savoir-Être
- Organisé et rigoureux
- Sens du contact et de la communication
- Autonomie, Initiative
- Polyvalence
- Qualités rédactionnelles et de synthèse
- Sens du service public (disponibilité, déontologie et discrétion)
Contact et modalités de candidature
Contact
0384738480
Informations complémentaires
Merci d'envoyer vos candidatures (CV + lettre de motivation) à : M. le Président, Communauté de Communes par mail à :
rh@cc-aps.fr
rh@cc-aps.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.