Assistante administrative spécialisée
Offre n° O039250924000839
Publiée le 24/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
32 rue du pré - bp 123, Saint-Claude (Jura)
Poste à pourvoir le
03/11/2025
Date limite de candidature
20/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération selon grille indiciaire de la FPT
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du service Population et au sein d’une équipe de 5 agents, vous accueillez les habitants, participez au traitement de 1er niveau des demandes d’état civil, instruisez et assurez le suivi de dossiers en matière de décès et cimetière, et réalisez les enregistrements de demandes de cartes d’identité et passeports.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueille et renseigne la population, en accueil physique et téléphonique
2. Est en lien régulier avec les services des mairies et les opérateurs funéraires
3. Participe à la saisie et à l’instruction de dossiers en matière d’état civil : reconnaissance, mariage, PACS, décès, livrets de famille…
4. Attribue les emplacements dans les 3 cimetières communaux (Saint-Claude, Cinquétral et Valfin), suit les autorisations d’inhumation, de crémation, ainsi que celles relevant des travaux
5. Participe au renouvellement des concessions funéraires arrivées à échéance, est en lien avec les familles
6. Participe, dans le cadre d’un calendrier périodique, à la gestion des RDV cartes d’identité et passeports, instruit et enregistre les dossiers, assure la remise des titres
7. Peut participer à l’instruction de formalités administratives qui sont traitées au niveau de l’accueil
8. Est associée aux temps forts du service et notamment en cas de surcroît d’activité lié aux élections ou au recensement de la population.
2. Est en lien régulier avec les services des mairies et les opérateurs funéraires
3. Participe à la saisie et à l’instruction de dossiers en matière d’état civil : reconnaissance, mariage, PACS, décès, livrets de famille…
4. Attribue les emplacements dans les 3 cimetières communaux (Saint-Claude, Cinquétral et Valfin), suit les autorisations d’inhumation, de crémation, ainsi que celles relevant des travaux
5. Participe au renouvellement des concessions funéraires arrivées à échéance, est en lien avec les familles
6. Participe, dans le cadre d’un calendrier périodique, à la gestion des RDV cartes d’identité et passeports, instruit et enregistre les dossiers, assure la remise des titres
7. Peut participer à l’instruction de formalités administratives qui sont traitées au niveau de l’accueil
8. Est associée aux temps forts du service et notamment en cas de surcroît d’activité lié aux élections ou au recensement de la population.
Profils recherchés
Vous bénéficiez d’une formation ou expérience dans le domaine de l’accueil en administration publique et idéalement dans un service Etat Civil et/ou avez réussi dans l’exercice de fonctions similaires dans une commune.
Vous appréciez les fonctions d’accueil et de services, tout en étant à l’aise avec des fonctions administratives polyvalentes relevant d’une expertise métier.
SAVOIRS :
- Domaines de compétences des communes et leur organisation
- Connaissances de base en matière de cartes d’identité/passeports, état civil, cimetière ou élections
- Maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral
SAVOIR FAIRE :
- Maîtrise des techniques d’accueil de publics divers
- Capacité à comprendre des demandes et à les reformuler
- Capacité à instruire des dossiers, à en vérifier la cohérence avec les procédures communiquées ou la réglementation associée
- Capacité à gérer les priorités comme les imprévus
- Capacité à rendre compte
- Autonomie informatique et facilité d’apprentissage dans l’utilisation de logiciels métiers.
SAVOIR ETRE :
- Sens du service public et posture adaptée
- Devoir de réserve et discrétion
- Capacité à communiquer avec des publics et interlocuteurs divers
- Sens du travail en équipe et solidarité
- Ponctualité
- Rigueur et organisation
Vous appréciez les fonctions d’accueil et de services, tout en étant à l’aise avec des fonctions administratives polyvalentes relevant d’une expertise métier.
SAVOIRS :
- Domaines de compétences des communes et leur organisation
- Connaissances de base en matière de cartes d’identité/passeports, état civil, cimetière ou élections
- Maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral
SAVOIR FAIRE :
- Maîtrise des techniques d’accueil de publics divers
- Capacité à comprendre des demandes et à les reformuler
- Capacité à instruire des dossiers, à en vérifier la cohérence avec les procédures communiquées ou la réglementation associée
- Capacité à gérer les priorités comme les imprévus
- Capacité à rendre compte
- Autonomie informatique et facilité d’apprentissage dans l’utilisation de logiciels métiers.
SAVOIR ETRE :
- Sens du service public et posture adaptée
- Devoir de réserve et discrétion
- Capacité à communiquer avec des publics et interlocuteurs divers
- Sens du travail en équipe et solidarité
- Ponctualité
- Rigueur et organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0384414260
Informations complémentaires
Pour tout renseignement sur le poste, contacter Géraldine SAMARDIA, responsable du service Population au 03.84.41.42.60 ou direction.population@mairie-saint-claude.fr
Lettre de candidature et CV à transmettre à Monsieur le Maire à recrutement@mairie-saint-claude.fr
ou
Mairie de Saint-Claude
Direction des Ressources Humaines
32 rue du Pré – BP 123
39206 SAINT-CLAUDE
Lettre de candidature et CV à transmettre à Monsieur le Maire à recrutement@mairie-saint-claude.fr
ou
Mairie de Saint-Claude
Direction des Ressources Humaines
32 rue du Pré – BP 123
39206 SAINT-CLAUDE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.