Gestionnaire administratif de la cellule du Fonds départemental d'aides financières aux familles - Siège Mont de Marsan
Offre n° O040250722000660
Publiée le 22/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
23 rue Victor Hugo, Mont-de-Marsan (Landes)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
20/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer principalement la gestion et le suivi administratif des aides financières aux personnes en situation de précarité dans le cadre d'un dispositif d'action sociale.
Assurer ponctuellement, dans le cadre de la continuité de service au sein du Pôle Social, la suppléance sur les autres activités et missions du Pôle Social.
Assurer ponctuellement, dans le cadre de la continuité de service au sein du Pôle Social, la suppléance sur les autres activités et missions du Pôle Social.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 :
- assurer principalement la gestion et le suivi administratif des dossiers familiaux dans le cadre du Fonds Départemental d'Aides Financières aux Familles
Mission 2 :
- assurer l'accueil téléphonique et/ou physique du public bénéficiaire, des partenaires impliqués et des prescripteurs des demandes d'aides auprès du FDAFF et les renseigner (ou les orienter) sur le traitement de la demande.
Mission 3 :
- participer à la continuité du service rendu au sein du Pôle social et à la polyvalence des tâches en suppléant ponctuellement les absences ou congés de collègues, au sein du service FDAFF.
Description détaillée
Liées à la mission 1 :
- activités individuelles :
prendre connaissance des dossiers et vérifier leur bonne constitution,
enregistrer les demandes d'aides dans le logiciel IODAS,
rédiger et élaborer les courriers de décisions et les envoyer aux bénéficiaires et aux destinataires financiers,
mettre en paiement les aides,
pointer les paiements,
classer les dossiers et les pièces justificatives par commissions de référence,
suivre les décisions en traitant les justificatifs qui parviennent ultérieurement,
gérer les recours.
- activités collectives :
participer aux tâches transversales liées à la mise en paiement, à la notification des décisions et à leur mandatement,
notifier les décisions aux instructeurs des demandes d'aides,
participer aux réunions techniques de la cellule FDAFF, aux réunions de service ainsi qu'aux comptes rendus qui en découlent.
solliciter la restitution du dépôt de garantie lors de la sortie du locataire ayant bénéficié d'une avance FSL, auprès du bailleur public ou privé, compléter le tableau de suivi mis en place et relancer le bailleur, en cas de non restitution, afin d'en obtenir les motifs
- activités ponctuelles:
pré archivage et archivage des dossiers.
Liées à la mission 2 :
- renseigner les demandeurs, les instructeurs, les destinataires financiers de l'aide (bailleurs, créanciers ou fournisseurs) de l'état d'avancement du dossier et des pièces ou justificatifs restant à produire dans le cadre du bon traitement des aides accordées,
- assurer les permanences téléphoniques et physiques selon un planning établi pour maintenir le service rendu durant les heures où la totalité des agents n'est pas présente.
Liées à la mission 3 :
renseigner toute demande d'information concernant les activités du Pôle social en cas d'absence de collègues et être en capacité d'orienter vers le bon interlocuteur, y compris pour les activités relevant de la DSD.
- assurer principalement la gestion et le suivi administratif des dossiers familiaux dans le cadre du Fonds Départemental d'Aides Financières aux Familles
Mission 2 :
- assurer l'accueil téléphonique et/ou physique du public bénéficiaire, des partenaires impliqués et des prescripteurs des demandes d'aides auprès du FDAFF et les renseigner (ou les orienter) sur le traitement de la demande.
Mission 3 :
- participer à la continuité du service rendu au sein du Pôle social et à la polyvalence des tâches en suppléant ponctuellement les absences ou congés de collègues, au sein du service FDAFF.
Description détaillée
Liées à la mission 1 :
- activités individuelles :
prendre connaissance des dossiers et vérifier leur bonne constitution,
enregistrer les demandes d'aides dans le logiciel IODAS,
rédiger et élaborer les courriers de décisions et les envoyer aux bénéficiaires et aux destinataires financiers,
mettre en paiement les aides,
pointer les paiements,
classer les dossiers et les pièces justificatives par commissions de référence,
suivre les décisions en traitant les justificatifs qui parviennent ultérieurement,
gérer les recours.
- activités collectives :
participer aux tâches transversales liées à la mise en paiement, à la notification des décisions et à leur mandatement,
notifier les décisions aux instructeurs des demandes d'aides,
participer aux réunions techniques de la cellule FDAFF, aux réunions de service ainsi qu'aux comptes rendus qui en découlent.
solliciter la restitution du dépôt de garantie lors de la sortie du locataire ayant bénéficié d'une avance FSL, auprès du bailleur public ou privé, compléter le tableau de suivi mis en place et relancer le bailleur, en cas de non restitution, afin d'en obtenir les motifs
- activités ponctuelles:
pré archivage et archivage des dossiers.
Liées à la mission 2 :
- renseigner les demandeurs, les instructeurs, les destinataires financiers de l'aide (bailleurs, créanciers ou fournisseurs) de l'état d'avancement du dossier et des pièces ou justificatifs restant à produire dans le cadre du bon traitement des aides accordées,
- assurer les permanences téléphoniques et physiques selon un planning établi pour maintenir le service rendu durant les heures où la totalité des agents n'est pas présente.
Liées à la mission 3 :
renseigner toute demande d'information concernant les activités du Pôle social en cas d'absence de collègues et être en capacité d'orienter vers le bon interlocuteur, y compris pour les activités relevant de la DSD.
Profils recherchés
Savoirs :
- maîtriser l'organisation générale du service FDAFF et le cadre réglementaire d'attribution des aides du Fonds,
- connaître les pièces nécessaires au bon traitement des dossiers,
- connaître les acteurs institutionnels et associatifs du Département dans les domaines d'intervention du FDAFF,
- maîtriser le logiciel de traitement des demandes "IODAS" et le traitement de texte qui y est rattaché pour l'élaboration des courriers de réponse aux demandes traitées (Word),
- savoir utiliser la messagerie "Outlook", les divers outils bureautiques (imprimantes, copieurs...) et le logiciel d'échanges de données avec les partenaires de la CAF,
- connaître l'organisation du Pôle Social et le cadre d'intervention des autres missions du service, repérer les autres services de la DSD et leurs missions,
- connaître "Open Office",
- maîtriser le logiciel financier ASTRE.
Savoir-faire :
- adapter son action aux volume des demandes (fluctuations du nombre de dossiers selon les périodes de l'année), savoir planifier son travail et anticiper les activités à réaliser dans le temps,
- pouvoir gérer des volumes plus importants par moments,
- savoir dégager des priorités de traitement en fonction de l'urgence du moment ou de la spécificité de la demande (savoir tenir compte des échéances et de la nature de l'aide sollicitée),
- être organisé, rigoureux et autonome dans la gestion de ses tâches,
- travailler en équipe, participer à l'harmonisation des pratiques, à la mutualisation des informations et à leur réactualisation,
- arriver à disposer de recul pour relire et autocontrôler son travail, vérifier la cohérence des réponses aux demandes et la qualité des courriers adressés.
Savoir-être :
- savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, la reformuler afin de pouvoir le renseigner ou le réorienter,
- savoir réagir avec calme et neutralité face à un interlocuteur revendicatif ou agressif,
- respecter la confidentialité des informations portées à connaissance pour le traitement des dossiers,
- connaître ses limites dans les réponses à apporter et identifier l'interlocuteur le plus apte à renseigner,
- pouvoir prendre du recul vis à vis de situations socialement difficiles.
- maîtriser l'organisation générale du service FDAFF et le cadre réglementaire d'attribution des aides du Fonds,
- connaître les pièces nécessaires au bon traitement des dossiers,
- connaître les acteurs institutionnels et associatifs du Département dans les domaines d'intervention du FDAFF,
- maîtriser le logiciel de traitement des demandes "IODAS" et le traitement de texte qui y est rattaché pour l'élaboration des courriers de réponse aux demandes traitées (Word),
- savoir utiliser la messagerie "Outlook", les divers outils bureautiques (imprimantes, copieurs...) et le logiciel d'échanges de données avec les partenaires de la CAF,
- connaître l'organisation du Pôle Social et le cadre d'intervention des autres missions du service, repérer les autres services de la DSD et leurs missions,
- connaître "Open Office",
- maîtriser le logiciel financier ASTRE.
Savoir-faire :
- adapter son action aux volume des demandes (fluctuations du nombre de dossiers selon les périodes de l'année), savoir planifier son travail et anticiper les activités à réaliser dans le temps,
- pouvoir gérer des volumes plus importants par moments,
- savoir dégager des priorités de traitement en fonction de l'urgence du moment ou de la spécificité de la demande (savoir tenir compte des échéances et de la nature de l'aide sollicitée),
- être organisé, rigoureux et autonome dans la gestion de ses tâches,
- travailler en équipe, participer à l'harmonisation des pratiques, à la mutualisation des informations et à leur réactualisation,
- arriver à disposer de recul pour relire et autocontrôler son travail, vérifier la cohérence des réponses aux demandes et la qualité des courriers adressés.
Savoir-être :
- savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, la reformuler afin de pouvoir le renseigner ou le réorienter,
- savoir réagir avec calme et neutralité face à un interlocuteur revendicatif ou agressif,
- respecter la confidentialité des informations portées à connaissance pour le traitement des dossiers,
- connaître ses limites dans les réponses à apporter et identifier l'interlocuteur le plus apte à renseigner,
- pouvoir prendre du recul vis à vis de situations socialement difficiles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0558054040
Informations complémentaires
Renseignements complémentaires :
Madame Noémie LE GLOAHEC - Directrice adjointe en charge des territoires solidaires - Tel: 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Madame Noémie LE GLOAHEC - Directrice adjointe en charge des territoires solidaires - Tel: 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES LANDES
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.