Assistante administrative commande publique finances
Offre n° O040250909001185
Publiée le 10/09/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Allee des camelias, Saint-Vincent-de-Tyrosse (Landes)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La communauté de communes recrute :
Un(e) assistant(e) administrative commande publique - finances
Catégorie C cadre d’emploi des adjoints administratifs
Sous l’autorité hiérarchique des 2 chefs de service commande publique et finances, vous serez chargé(e) d’assurer des missions d’accueil et d’assistance administrative.
Un(e) assistant(e) administrative commande publique - finances
Catégorie C cadre d’emploi des adjoints administratifs
Sous l’autorité hiérarchique des 2 chefs de service commande publique et finances, vous serez chargé(e) d’assurer des missions d’accueil et d’assistance administrative.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales communes aux 2 services :
o Courrier : suivi du courrier et alertes éventuelles, rédaction des courriers, circuits de validation, parapheurs, envoi, archivage
o Publipostages et convocations : préparation et envoi de documents ou courriers en nombre, suivi des inscriptions, relances.
o Rédaction de documents : compte rendu des conseils communautaires, ateliers et réunions, dossiers préparatoires, présentation de travaux, mise en page de rapport, relecture de rapports pour correction.
o Assistance administrative diverse (gestion de commandes, suivi des abonnements, réservation de salles de réunion, recensement de demandes auprès des communes, mise à jour de bases de données…, affichage et mise en ligne, pointages divers)
o Accueil physique et téléphonique des services
Activités spécifiques
Commande publique :
o Mise à jour des tableaux d’activités
o Suivi des documents des marchés (acte d’engagement, avenants, mais également déclarations de sous-traitance, révisions de prix, reconduction, etc.) de leur signature à leur archivage
o Traitement des marchés subséquents : recueil, courriers, notification, suivi
o Participation à l’archivage des documents du service (référent archives du service)
Finances
o Gestion des agendas et prises de rendez-vous,
o Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels,
o Gestion de la transmission et publication des données officielles,
o Collecte de données, recueil de pièces,
o Suivi statistique,
o Mise à jour de tableaux de bord,
o Pointages divers,
o Suivi des formations
o Gestion de l’archivage
o Assistance au suivi financier de la commande publique : collecte et suivi des données issues de la passation de commandes publiques et de leurs modifications (avenants, sous-traitante, garantie à première demande, modification de RIB, etc…).
Traitement du courrier entrant de la collectivité : remplacer l’assistante du cabinet lors de ses congés => alternance à 3 assistant(e-) avec l’assistant(e) Communication-Affaires juridiques
o Courrier : suivi du courrier et alertes éventuelles, rédaction des courriers, circuits de validation, parapheurs, envoi, archivage
o Publipostages et convocations : préparation et envoi de documents ou courriers en nombre, suivi des inscriptions, relances.
o Rédaction de documents : compte rendu des conseils communautaires, ateliers et réunions, dossiers préparatoires, présentation de travaux, mise en page de rapport, relecture de rapports pour correction.
o Assistance administrative diverse (gestion de commandes, suivi des abonnements, réservation de salles de réunion, recensement de demandes auprès des communes, mise à jour de bases de données…, affichage et mise en ligne, pointages divers)
o Accueil physique et téléphonique des services
Activités spécifiques
Commande publique :
o Mise à jour des tableaux d’activités
o Suivi des documents des marchés (acte d’engagement, avenants, mais également déclarations de sous-traitance, révisions de prix, reconduction, etc.) de leur signature à leur archivage
o Traitement des marchés subséquents : recueil, courriers, notification, suivi
o Participation à l’archivage des documents du service (référent archives du service)
Finances
o Gestion des agendas et prises de rendez-vous,
o Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels,
o Gestion de la transmission et publication des données officielles,
o Collecte de données, recueil de pièces,
o Suivi statistique,
o Mise à jour de tableaux de bord,
o Pointages divers,
o Suivi des formations
o Gestion de l’archivage
o Assistance au suivi financier de la commande publique : collecte et suivi des données issues de la passation de commandes publiques et de leurs modifications (avenants, sous-traitante, garantie à première demande, modification de RIB, etc…).
Traitement du courrier entrant de la collectivité : remplacer l’assistante du cabinet lors de ses congés => alternance à 3 assistant(e-) avec l’assistant(e) Communication-Affaires juridiques
Profils recherchés
Formation niveau IV (bac professionnel gestion/secrétariat), expérience en accueil, secrétariat, gestion
Maitrise des outils bureautiques exigée
Connaissance des missions générales d’un EPCI, et plus particulièrement des services du pôle ressources de MACS
Permis B
Anticipation, organisation et respect des délais
Sens des priorités, autonomie et organisation personnelle
Respect des procédures
Réactivité, initiatives et rigueur
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie
Confidentialité, discrétion
Disponibilité
Polyvalence
Maitrise des outils bureautiques exigée
Connaissance des missions générales d’un EPCI, et plus particulièrement des services du pôle ressources de MACS
Permis B
Anticipation, organisation et respect des délais
Sens des priorités, autonomie et organisation personnelle
Respect des procédures
Réactivité, initiatives et rigueur
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie
Confidentialité, discrétion
Disponibilité
Polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0558775793
Informations complémentaires
Contraintes du poste :
Délais réglementaires à respecter
Organisation des congés en fonction des 2 services et du binôme gestion du courrier
Besoins ponctuels pour l’accueil jusqu’à 18h30 lors des conseils communautaires, ateliers et réunions tardives
Poste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire, à pourvoir au 15 octobre 2025
Merci d’adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV) avant le 26 septembre 2025 à l’attention de Monsieur le Président de MACS : contact@cc-macs.org
Délais réglementaires à respecter
Organisation des congés en fonction des 2 services et du binôme gestion du courrier
Besoins ponctuels pour l’accueil jusqu’à 18h30 lors des conseils communautaires, ateliers et réunions tardives
Poste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire, à pourvoir au 15 octobre 2025
Merci d’adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV) avant le 26 septembre 2025 à l’attention de Monsieur le Président de MACS : contact@cc-macs.org
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.