Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O040251014000339
Publiée le 14/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie 40380 montfort en chalosse, Montfort-en-Chalosse (Landes)
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
13/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Fixée par la règlementation en vigueur
Descriptif de l'emploi
PROFIL DE POSTE :
- Gestion du personnel
- Aide Sociale CCAS
- Elections
- Groupe scolaire : Facturation scolaire et suivi des dossiers
- Comptabilité (Mandats/ titres)
- Polyvalence sur les postes.
- Divers
LOGICIELS ET SITES UTILISES
- WORD
- Libre Office
- EXCEL
- COSOLUCE : Logiciel NUANCES :
- - Electra+ ELIRE (élections)
- KAILA : mandats et titres
- CITY FAMILY/PORTAIL FAMILLE (Ecole)
- CITYWEB (Etat civil)
- AFI GRHWEB2 (Paie)
- IGECOM (Cadastre)
- DAURÉMI : Recensement militaire
- BASE ELÈVES : inscriptions enfants pour école
AUTRES
- Adhésion au CNAS
-Participation de la commune aux mutuelles prévoyance et santé
- Gestion du personnel
- Aide Sociale CCAS
- Elections
- Groupe scolaire : Facturation scolaire et suivi des dossiers
- Comptabilité (Mandats/ titres)
- Polyvalence sur les postes.
- Divers
LOGICIELS ET SITES UTILISES
- WORD
- Libre Office
- EXCEL
- COSOLUCE : Logiciel NUANCES :
- - Electra+ ELIRE (élections)
- KAILA : mandats et titres
- CITY FAMILY/PORTAIL FAMILLE (Ecole)
- CITYWEB (Etat civil)
- AFI GRHWEB2 (Paie)
- IGECOM (Cadastre)
- DAURÉMI : Recensement militaire
- BASE ELÈVES : inscriptions enfants pour école
AUTRES
- Adhésion au CNAS
-Participation de la commune aux mutuelles prévoyance et santé
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL
- Standard
- Etat civil : Saisie reconnaissances – décès – Mariages – Pacs (Logiciel CityWeb)
- Urbanisme : Réception des dossiers
- Dossiers divers Conseil Général (APA – AIDE SOCIALE)
- Renseignements Permis de conduire/CNI/Passeport
- Renseignements Carte grise
- Dossiers Préfecture état « chiens dangereux » + Suivi / casier judiciaire chiens Cat 1 et 2
- Renseignements divers
- Ouverture du courrier et dispatch
PERSONNEL
- Paie Logiciel GRHWEB 2 AFI préparation et contrôle avec PEX ALPI
- Paie : Déclarations charges (mensuelles et annuelles)
- Déclarations et suivi contractuels CDG
- Déclaration URSSAF Embauches
- Déclaration attestation fin de contrat POLE EMPLOI (France Travail) sur logiciel
- Demandes pour contrats : Casier judiciaire sur site Ministère de la Justice
- Convocations médicales – Diffusion + suivi (CDG)
- Formations personnel administratif et technique : inscriptions + suivi des formations (CNFPT)
- Suivi et commandes formation CACES
- Elaboration + suivi : Plannings mensuels (service technique – Secrétariat) + congés annuels + CET
- Arrêts de travail : déclarations et suivis des remboursements Logiciels TERRITORIA CNP et MNT
- Gestion et commandes vêtements de travail
- PSO : Déclaration CAF pour aide garderie (3 fois par an)
- RSU (ex Bilan social ): déclaration (1 fois par an)
- FIPHFP : déclaration sur site CDC Retraites (1 fois par an)
- CNASEA – ASP : Déclaration et contrôle des aides CAE-CONTRAT AVENIR
- FNC : Déclaration sur site CDC Retraites (Supplément familial – 1 fois par an)
- RASSCT : déclaration sur site CDC Retraites
- Médailles du travail Déclaration et suivi sur site Préfecture
- Dossiers « demande de retraite » en collaboration avec service retraite CDG CNRACL/CARSAT
- Dossiers de demandes aides auprès du FIPHPP
- Suivi et contrôle des heures des TIG (Travail d’Intérêt Général) en collaboration avec le SPIP (Service Pénitentiaire d’Insertion et de Probation)
GROUPE SCOLAIRE
- Garderie facturation logiciel City Family - Dossier de déclaration accueil périscolaire auprès de la CAF : PSO (logiciel CAF)
- Cantine/ Garderie : facturation (Logiciel City Family/ KAILA
- Préparation / Dépôts/ suivi et rappels des documents de rentrée scolaire sur le Portail Famille (Logiciel City Family)
- Inscription sur Base Elèves ( Logiciel Base académie Bordeaux)
FACTURATION
- Mandats : Saisie et paiements factures (logiciel KAILA (récupération et contrôles des bons de livraison)
- Titres : Saisie factures cantine, garderie (logiciel KAILA)
- Titres loyers (logiciel KAILA)
- Titres Téléalarme (Logiciel KAILA)
- Titres Facturation « Participation communale frais scolaires aux communes » (logiciel KAILA)
ELECTIONS
- Révision liste électorale : Travail avec commissions : inscriptions- radiations (logiciel COLORIS : Electra + ELIRE
- Elections diverses : Préparation et présence lors des élections + envoi résultats sur Logiciel EIREL
CCAS (Conseil départemental)
Dossiers APA : (Allocation Personnalisée d’Autonomie) Enregistrements des dossiers + suivi
- Dossiers Aide Sociale : Enregistrements des dossiers + suivi
- Dossiers Aide Sociale personnes handicapées : Enregistrements des dossiers + suivi
- Divers dossiers du Conseil général : carte Sésame, handicapé…
- MLPH : Dossiers + suivi
- Téléalarme : inscription + suivi (logiciel Conseil Départemental)
- Préparation et présence réunions CCAS
- Lien avec assistantes sociales
- Déclaration et suivi « Domiciliation personnes sans domicile fixe » (Service Public)
- Préparation + convocation + Présence aux Réunion CCAS
JURÉS D’ASSISES
- Invitation aux 45 communes pour tirage au sort (44 communes + Montfort en Chalosse)
- Tirage au sort des 14 communes
- Courrier d’information aux 14 communes tirées au sort avec tableau à compléter + récupération
- Envoi à la Cour D’assises des Landes le tableau général de la liste préparatoire des jurés
RECENSEMENT MILITAIRE
- Saisie des données sur logiciel DAUREMI
- Envoi aux autorités militaires tous les trois mois
FETES CARNAVAL ET PATRONALES/ MANIFESTATIONS DIVERSES
- Déclaration EDF et ENEDIS : Demandes de branchements provisoires
- Déclaration SOGEDO : branchements provisoires
- Commandes, et suivi des Feux d’artifice (13 juillet et fêtes patronales)
DIVERS
- Mise à jour numérue
- Commandes plaques maisons- rues (Association des Maires)
- Commande fournitures administratives Mairie
POPULATION : Recensement de la population
Coordinateur auprès de l’INSEE :Maitrise du site internet INSEE : Logiciel OMER
- Présence aux 2 réunions de préparation animées par le Superviseur de l’INSEE
- Recrutement des 3 agents recenseurs : présence + travaux à la deuxième réunion d’information
- Suivi des retours de tournées journalières des agents recenseurs lors de la période (saisie et vérification même le week-end)
- Standard
- Etat civil : Saisie reconnaissances – décès – Mariages – Pacs (Logiciel CityWeb)
- Urbanisme : Réception des dossiers
- Dossiers divers Conseil Général (APA – AIDE SOCIALE)
- Renseignements Permis de conduire/CNI/Passeport
- Renseignements Carte grise
- Dossiers Préfecture état « chiens dangereux » + Suivi / casier judiciaire chiens Cat 1 et 2
- Renseignements divers
- Ouverture du courrier et dispatch
PERSONNEL
- Paie Logiciel GRHWEB 2 AFI préparation et contrôle avec PEX ALPI
- Paie : Déclarations charges (mensuelles et annuelles)
- Déclarations et suivi contractuels CDG
- Déclaration URSSAF Embauches
- Déclaration attestation fin de contrat POLE EMPLOI (France Travail) sur logiciel
- Demandes pour contrats : Casier judiciaire sur site Ministère de la Justice
- Convocations médicales – Diffusion + suivi (CDG)
- Formations personnel administratif et technique : inscriptions + suivi des formations (CNFPT)
- Suivi et commandes formation CACES
- Elaboration + suivi : Plannings mensuels (service technique – Secrétariat) + congés annuels + CET
- Arrêts de travail : déclarations et suivis des remboursements Logiciels TERRITORIA CNP et MNT
- Gestion et commandes vêtements de travail
- PSO : Déclaration CAF pour aide garderie (3 fois par an)
- RSU (ex Bilan social ): déclaration (1 fois par an)
- FIPHFP : déclaration sur site CDC Retraites (1 fois par an)
- CNASEA – ASP : Déclaration et contrôle des aides CAE-CONTRAT AVENIR
- FNC : Déclaration sur site CDC Retraites (Supplément familial – 1 fois par an)
- RASSCT : déclaration sur site CDC Retraites
- Médailles du travail Déclaration et suivi sur site Préfecture
- Dossiers « demande de retraite » en collaboration avec service retraite CDG CNRACL/CARSAT
- Dossiers de demandes aides auprès du FIPHPP
- Suivi et contrôle des heures des TIG (Travail d’Intérêt Général) en collaboration avec le SPIP (Service Pénitentiaire d’Insertion et de Probation)
GROUPE SCOLAIRE
- Garderie facturation logiciel City Family - Dossier de déclaration accueil périscolaire auprès de la CAF : PSO (logiciel CAF)
- Cantine/ Garderie : facturation (Logiciel City Family/ KAILA
- Préparation / Dépôts/ suivi et rappels des documents de rentrée scolaire sur le Portail Famille (Logiciel City Family)
- Inscription sur Base Elèves ( Logiciel Base académie Bordeaux)
FACTURATION
- Mandats : Saisie et paiements factures (logiciel KAILA (récupération et contrôles des bons de livraison)
- Titres : Saisie factures cantine, garderie (logiciel KAILA)
- Titres loyers (logiciel KAILA)
- Titres Téléalarme (Logiciel KAILA)
- Titres Facturation « Participation communale frais scolaires aux communes » (logiciel KAILA)
ELECTIONS
- Révision liste électorale : Travail avec commissions : inscriptions- radiations (logiciel COLORIS : Electra + ELIRE
- Elections diverses : Préparation et présence lors des élections + envoi résultats sur Logiciel EIREL
CCAS (Conseil départemental)
Dossiers APA : (Allocation Personnalisée d’Autonomie) Enregistrements des dossiers + suivi
- Dossiers Aide Sociale : Enregistrements des dossiers + suivi
- Dossiers Aide Sociale personnes handicapées : Enregistrements des dossiers + suivi
- Divers dossiers du Conseil général : carte Sésame, handicapé…
- MLPH : Dossiers + suivi
- Téléalarme : inscription + suivi (logiciel Conseil Départemental)
- Préparation et présence réunions CCAS
- Lien avec assistantes sociales
- Déclaration et suivi « Domiciliation personnes sans domicile fixe » (Service Public)
- Préparation + convocation + Présence aux Réunion CCAS
JURÉS D’ASSISES
- Invitation aux 45 communes pour tirage au sort (44 communes + Montfort en Chalosse)
- Tirage au sort des 14 communes
- Courrier d’information aux 14 communes tirées au sort avec tableau à compléter + récupération
- Envoi à la Cour D’assises des Landes le tableau général de la liste préparatoire des jurés
RECENSEMENT MILITAIRE
- Saisie des données sur logiciel DAUREMI
- Envoi aux autorités militaires tous les trois mois
FETES CARNAVAL ET PATRONALES/ MANIFESTATIONS DIVERSES
- Déclaration EDF et ENEDIS : Demandes de branchements provisoires
- Déclaration SOGEDO : branchements provisoires
- Commandes, et suivi des Feux d’artifice (13 juillet et fêtes patronales)
DIVERS
- Mise à jour numérue
- Commandes plaques maisons- rues (Association des Maires)
- Commande fournitures administratives Mairie
POPULATION : Recensement de la population
Coordinateur auprès de l’INSEE :Maitrise du site internet INSEE : Logiciel OMER
- Présence aux 2 réunions de préparation animées par le Superviseur de l’INSEE
- Recrutement des 3 agents recenseurs : présence + travaux à la deuxième réunion d’information
- Suivi des retours de tournées journalières des agents recenseurs lors de la période (saisie et vérification même le week-end)
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, et les procédures administratives
- connaissance de la comptabilité M57
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- avoir des qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, et les procédures administratives
- connaissance de la comptabilité M57
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- avoir des qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
Contact et modalités de candidature
Contact
0558986012
Informations complémentaires
Poste à pourvoir à compter du 01/02/2026 avec une période d'essai de 6 mois soit jusqu'au 31/07/2026
Merci de nous faire parvenir par dépôt sur Emploi territorial votre lettre de motivation et CV à l'attention de Monsieur le Maire avant le 13 décembre 2025
Merci de nous faire parvenir par dépôt sur Emploi territorial votre lettre de motivation et CV à l'attention de Monsieur le Maire avant le 13 décembre 2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.