Agent de gestion administrative vie scolaire
Offre n° O042251014001379
Publiée le 14/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bp 148, Saint-Chamond (Loire)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
14/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de Saint-Chamond recrute agent de gestion administrative pour son service vie scolaire à temps complet. Cadre d’emplois des adjoints administratifs.
Ce poste d’agent de gestion administrative fait partie de la Direction Petite Enfance et Vie Scolaire (DPEVS) et est attaché directement au service Vie Scolaire.
Hiérarchiquement il est placé sous la responsabilité du chef de service Vie Scolaire.
Il gère les crédits alloués aux écoles, les inscriptions scolaires et des tâches administratives liées aux missions. Il est en binôme avec le poste d’assistante administrative du service Vie Scolaire
Ce poste d’agent de gestion administrative fait partie de la Direction Petite Enfance et Vie Scolaire (DPEVS) et est attaché directement au service Vie Scolaire.
Hiérarchiquement il est placé sous la responsabilité du chef de service Vie Scolaire.
Il gère les crédits alloués aux écoles, les inscriptions scolaires et des tâches administratives liées aux missions. Il est en binôme avec le poste d’assistante administrative du service Vie Scolaire
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Gérer les crédits alloués aux écoles :
• Calculer, communiquer et gérer le montant de crédits affectés à chaque école y compris pour les écoles privées sous contrat de la ville
• Suivre l’affectation de crédits accordés sur des projets spécifiques (classes transplantées, dispositif « école et cinéma », spectacles jeunes publics…)
• Assurer la validation des commandes écoles
• Réaliser les bons de commandes pour le service et écoles
• Suivi des factures avec vérification du service fait, liquidation, rattachement et rapprochement comptable.
• Préparer, exécuter, contrôler l’exécution des marchés publics du service lié aux écoles (photocopieurs, transports, papeterie, manuels scolaires, restauration scolaire, compost…)
• Participer à la préparation budgétaire et rendre compte sur le suivi de l’état des crédits affectés au service aussi bien en fonctionnement qu’en investissement
• Renseigner les tableaux de bord de suivi d’activité
• Participer à la gestion budgétaire des projets et dispositifs spécifiques
Activité 2 : Gérer les inscriptions scolaires :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles
• Renseigner sur les modalités d’inscriptions scolaires et les dérogations
• Etudier les dossiers d’inscription scolaire afin de remettre aux familles un certificat d’inscription scolaire
• Être l’interlocutrice des directeurs d’école sur les capacités d’accueil de nouveaux élèves
• Préparer les commissions de dérogations dans le cadre de la sectorisation
• Gérer les dossiers pour l’accueil des enfants de 2 ans sur certains établissements.
• Gérer les réponses aux familles suite aux commissions scolaires
• Suivi des dérogations hors commune : dossier des demandes des familles, suivi des paiements (recettes et dépenses)
Activité 3 : Tâches administratives liées aux activités et à la transversalité dans le service :
• Rédiger des courriers et en assurer le suivi complet sur le logiciel métier.
• Préparer les actes administratifs liés aux missions du poste
• Fonctionner en binôme avec l’assistante administrative du service, sur les éléments de population scolaire.
• Être en capacité d’assurer des remplacements ou la gestion des urgences lors d’absences sur le poste d’assistante administrative
• Rendre compte de son activité et la partager au sein de l’équipe Vie Scolaire
Activités occasionnelles :
• Assurer des tâches polyvalentes occasionnelles, comme la gestion des pharmacies des écoles, l’affranchissement des écoles, la fourniture des registres scolaires, les élections des parents d’élèves
• Assurer en dépannage ponctuellement le poste d’accueil DPEVS
Principales relations hiérarchiques : Responsable du service Vie Scolaire
Principales relations fonctionnelles : Ecoles
• Calculer, communiquer et gérer le montant de crédits affectés à chaque école y compris pour les écoles privées sous contrat de la ville
• Suivre l’affectation de crédits accordés sur des projets spécifiques (classes transplantées, dispositif « école et cinéma », spectacles jeunes publics…)
• Assurer la validation des commandes écoles
• Réaliser les bons de commandes pour le service et écoles
• Suivi des factures avec vérification du service fait, liquidation, rattachement et rapprochement comptable.
• Préparer, exécuter, contrôler l’exécution des marchés publics du service lié aux écoles (photocopieurs, transports, papeterie, manuels scolaires, restauration scolaire, compost…)
• Participer à la préparation budgétaire et rendre compte sur le suivi de l’état des crédits affectés au service aussi bien en fonctionnement qu’en investissement
• Renseigner les tableaux de bord de suivi d’activité
• Participer à la gestion budgétaire des projets et dispositifs spécifiques
Activité 2 : Gérer les inscriptions scolaires :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles
• Renseigner sur les modalités d’inscriptions scolaires et les dérogations
• Etudier les dossiers d’inscription scolaire afin de remettre aux familles un certificat d’inscription scolaire
• Être l’interlocutrice des directeurs d’école sur les capacités d’accueil de nouveaux élèves
• Préparer les commissions de dérogations dans le cadre de la sectorisation
• Gérer les dossiers pour l’accueil des enfants de 2 ans sur certains établissements.
• Gérer les réponses aux familles suite aux commissions scolaires
• Suivi des dérogations hors commune : dossier des demandes des familles, suivi des paiements (recettes et dépenses)
Activité 3 : Tâches administratives liées aux activités et à la transversalité dans le service :
• Rédiger des courriers et en assurer le suivi complet sur le logiciel métier.
• Préparer les actes administratifs liés aux missions du poste
• Fonctionner en binôme avec l’assistante administrative du service, sur les éléments de population scolaire.
• Être en capacité d’assurer des remplacements ou la gestion des urgences lors d’absences sur le poste d’assistante administrative
• Rendre compte de son activité et la partager au sein de l’équipe Vie Scolaire
Activités occasionnelles :
• Assurer des tâches polyvalentes occasionnelles, comme la gestion des pharmacies des écoles, l’affranchissement des écoles, la fourniture des registres scolaires, les élections des parents d’élèves
• Assurer en dépannage ponctuellement le poste d’accueil DPEVS
Principales relations hiérarchiques : Responsable du service Vie Scolaire
Principales relations fonctionnelles : Ecoles
Profils recherchés
Savoir :
• Connaitre le statut de la fonction publique territoriale
• Connaître les règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale et les relations entre les différents acteurs institutionnels
Savoir-faire :
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Connaitre les règles comptables et des marchés publics.
• Maîtriser le logiciel CIVIL et les suites bureautiques
• Connaitre et s’adapter aux outils de travail des services support
• Sens de l’organisation du travail et de la gestion du temps
• Rigueur comptable et de travail
• Capacité à travailler en binôme et en transversalité
• Savoir travailler avec de l’autonomie au sein d’une équipe et savoir rendre compte de son activité
• Connaitre et maitriser les logiciel BASE ELEVES/ Concerto
• Diriger et informer le public Retransmettre les bonnes informations aux agents de la direction
Savoir-être :
• Diplomatie, Patience,
• Sens des relations humaines
• Rigueur, sérieux et honnêteté
• Goût et aptitude pour les chiffres
• Discrétion professionnelle
• Goût et aptitude pour les relations humaines et l’accueil du public
• Connaitre le statut de la fonction publique territoriale
• Connaître les règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale et les relations entre les différents acteurs institutionnels
Savoir-faire :
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Connaitre les règles comptables et des marchés publics.
• Maîtriser le logiciel CIVIL et les suites bureautiques
• Connaitre et s’adapter aux outils de travail des services support
• Sens de l’organisation du travail et de la gestion du temps
• Rigueur comptable et de travail
• Capacité à travailler en binôme et en transversalité
• Savoir travailler avec de l’autonomie au sein d’une équipe et savoir rendre compte de son activité
• Connaitre et maitriser les logiciel BASE ELEVES/ Concerto
• Diriger et informer le public Retransmettre les bonnes informations aux agents de la direction
Savoir-être :
• Diplomatie, Patience,
• Sens des relations humaines
• Rigueur, sérieux et honnêteté
• Goût et aptitude pour les chiffres
• Discrétion professionnelle
• Goût et aptitude pour les relations humaines et l’accueil du public
Contact et modalités de candidature
Contact
0477315485
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV)
à Monsieur le Maire,
(en précisant l’intitulé exact du poste, pour les titulaires le dernier arrêté de situation administrative et/ou inscription sur liste d'aptitude)
Direction des Ressources Humaines,
Mairie de Saint-Chamond,
CS 80148
42403 Saint-Chamond Cedex
Courriel : recrutement@saint-chamond.fr
Date limite de candidature : 14 novembre 2025
à Monsieur le Maire,
(en précisant l’intitulé exact du poste, pour les titulaires le dernier arrêté de situation administrative et/ou inscription sur liste d'aptitude)
Direction des Ressources Humaines,
Mairie de Saint-Chamond,
CS 80148
42403 Saint-Chamond Cedex
Courriel : recrutement@saint-chamond.fr
Date limite de candidature : 14 novembre 2025
Adresse de l'employeur
Mairie de SAINT CHAMOND
>Bp 148
42400 St-chamond
>Bp 148
42400 St-chamond
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.