DESCRIPTION DU POSTE

 Gestion du Service à la Population (accueil principal, Etat civil, titres identités et vie associative)
- Encadrement de l’équipe (gestion du planning, formations …)
- Suivi de l’activité du service (accueil, état civil, titres identités et vie associative)
- Mise en œuvre du projet de service pour améliorer l’accueil de la population
- Veille juridique et d’actualité
- Soutien technique sur les dossiers
- Animation des réunions de service
- Relation avec le CERT et France Titres (Titres)
- Mise à jour des supports de travail (État Civil), et administration des logiciels métiers
- Saisi des bons de commande, validation des factures et suivi du budget du service
- Suppléance des agents du service en cas d’absences

 Conseil municipal
- Suivi général des séances : préparation de l’ordre du jour et centralisation des projets de délibérations
- Aide à la rédaction des délibérations et de la note de synthèse
- Envoi des convocations, suivi de l’exécution des délibérations, rédaction du procès-verbal
- Télétransmission des délibérations
- Tenue des registres

 Assurances
- Suivi des contrats d’assurance et de leurs avenants : dommages aux biens, flotte automobile, responsabilité civile, protection juridique
- Gestion des dossiers de sinistres en lien avec les autres services concernés et l’assureur : suivi de la déclaration à l’assureur, du dépôt de plainte, de l’expertise éventuelle, du règlement financier, des recours contre les tiers
- Mise à jour, en lien avec les autres services concernés, des tableaux des risques à assurer : véhicules, bâtiments, expositions…
- Contrôle des appels à cotisation des assureurs
- En lien avec les avocats de la commune, suivi des contentieux (hors urbanisme)
- Mise à jour tableaux de bord d’activité

 Élections
- Préparation et suivi de l’organisation des scrutins
- Tenue de la liste électorale
- Tenue de la commission de contrôle

 Administration Générale
- Élaboration des comptes rendus de réunion
- Suivi du registre des arrêtés et décisions
- Jurés d’assises
- Télétransmission des marchés publics et décisions
- Gestion des archives municipales, en lien avec les services du centre de gestion

 Contrats publics (hors marchés) et affaires juridiques
- Rédaction et suivi des baux communaux et des conventions particulières d’occupation domaniale
- Actualisations des différents montants de loyers
- Mise en place et modifications des différentes régies communales : arrêtés des titulaires, suppléants et/ou décisions portant modification

 RGPD
- Suivi et mise à jour des registres en lien avec le délégué à la protection des données
- Traitement des demandes des usagers.

 Suppléance de l’agent en charge du secrétariat général
- Ouverture, tri, enregistrement du courrier sous toutes ses formes (papier, courriel, site internet…)
- Numérisation des courriers signalés et enregistrement des données dans le logiciel dédié
- Distribution aux services
- Agenda du Maire
- Encaissement et réservation des repas (restaurant scolaire)


OBJECTIFS / MISSIONS DU POSTE

- Respecter les délais imposés par la législation
- Garantir des délais rapides et une qualité de traitement des demandes des usagers
- Veiller à la bonne adéquation entre les garanties assurancielles et les risques de la commune
- Garantir la régularité des actes