Assistant(e) administratif(ve) et agent d'accueil à temps non complet
Offre n° O044250625001457
Publiée le 25/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de Trignac, avec ses 8 006 habitants, séduit par son authenticité, par son passé de cité industrielle et son avenir de ville Coeur de Bourg avec son patrimoine naturel remarquable. A proximité de Saint-Nazaire, située entre estuaire et Brière, Trignac, commune en plein essor, fait partie d'une des agglomérations les plus dynamiques
du département, Saint-Nazaire Agglo. C'est une ville agréable qui se confirme par son classement en 2023, par sa 2ème position dans le palmarès des villes où il fait bon vivre. La commune de Trignac attire chaque année une centaine de nouveaux habitants. Ainsi, la ville est soucieuse de proposer à sa population des prestations de qualité, diversifiées et accessibles à tous. Elle est également engagée dans une démarche de ville verte et éco-responsable. 160 agents assurent au quotidien diverses missions au service de la population et du territoire.
du département, Saint-Nazaire Agglo. C'est une ville agréable qui se confirme par son classement en 2023, par sa 2ème position dans le palmarès des villes où il fait bon vivre. La commune de Trignac attire chaque année une centaine de nouveaux habitants. Ainsi, la ville est soucieuse de proposer à sa population des prestations de qualité, diversifiées et accessibles à tous. Elle est également engagée dans une démarche de ville verte et éco-responsable. 160 agents assurent au quotidien diverses missions au service de la population et du territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, place de la Mairie, Trignac (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
25/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation de l’employeur à la prévoyance
Descriptif de l'emploi
L'agent en relation et en cohérence avec les objectifs fixés par le projet du Pôle concourt à la déclinaison et au développement de ce dernier en contribuant et gérant les dimensions suivantes, sous la responsabilité de la responsable de service : agent d'accueil du service en charge du suivi administratif, financier et logistique.
Activités principales du poste en relation avec l’assistante administrative du Centre Culturel Lucie Aubrac
Activités principales du poste en relation avec l’assistante administrative du Centre Culturel Lucie Aubrac
Missions / conditions d'exercice
Axe accueil
• Accueil téléphonique, numérique et physique
• Renseignements et orientation des publics variés
• Recueil et recherche d’informations thématiques, en relation avec les responsables de services
• Soutien technique aux demandes et suivis de subventions (réception, aide à la saisie numérique)
Axe administratif
Secrétariat du responsable du Service Vie associative et démocratie participative :
• Agendas, rdv, échéancier de prévenances des inscriptions délibératives (BM), répertoire, relais téléphonique
• Tenue d’un dossier chrono (courriers arrivées/départs)
• Transmission des documents aux partenaires et aux associations en relation avec le responsable
• Soutien administratif dans le suivi de conventions, subventions, projets, etc.
• Secrétariat des activités du service : transmission des documents, rédaction de réponses génériques, réalisation de courriers/courriels
• Comptabilité : réalisation des engagements et bons de commande, suivi des factures et des bons de commande, aide à la gestion budgétaire des services VADP
Secrétariat du Service de la vie économique :
• Agendas, rdv, échéancier de prévenances des inscriptions délibératives (BM), répertoire, relais téléphonique
• Tenue d’un dossier chrono (courriers arrivées/départs)
• Tenue à jour des répertoires des contacts et partenaires dont les entreprises
• Classement / archivage des documents
• Transmission des documents aux partenaires (en relation avec la responsable)
• Suivi des procédures de ventes au déballage, liquidation, mutation, licence, ouvertures dominicales, etc.
• Rédaction et suivi des Arrêtés de débit de boisson
• Rédaction et suivi des installations temporaires ou pérennes
• Comptabilité : réalisation des engagements et bons de commande, suivi des factures et des bons de commande, aide à la gestion budgétaire du service vie économique
• Suivi de l’occupation du domaine public, en relation avec le service urbanisme
Axe logistique
• Transmission des demandes associatives aux services municipaux et échanges avec les associations
• Réservation des salles selon critères précis et / ou plannings partagés par logiciel
• Préparation des entrées et sorties (conventions/clés/badges)
• Aide aux photocopies des associations
• Planification et suivi des réservations des minibus (garantie des pièces demandées : permis, etc.)
• Etat des lieux des véhicules, suivi de l’entretien, des réservations, etc.
• Interface avec les agents d'entretien pour les salles et gymnases
• Interface avec les services techniques pour l’entretien des bâtiments
• Achat des fournitures du service dans le cadre des marchés prévus
Vie du service :
• Participation aux réunions de service
• Consignation des informations et actualisation du tableau de suivi des services
• Contribution à la démarche de Développement Durable : tri, collecte, achats…
Activités secondaires du poste
• Participation à des actions collectives des services ou du Pôle
• En cas d’absences de collègues : renfort ou soutien des services du Pôle
Pour des raisons de continuité de service ou de fortes activités sur un des secteurs de la Ville, l'agent pourra être appelé ponctuellement par sa hiérarchie sur des missions autres que celles définies dans la présente fiche de poste.
Compétences techniques et aptitudes professionnelles particulières requises
• Accueil téléphonique, numérique et physique
• Renseignements et orientation des publics variés
• Recueil et recherche d’informations thématiques, en relation avec les responsables de services
• Soutien technique aux demandes et suivis de subventions (réception, aide à la saisie numérique)
Axe administratif
Secrétariat du responsable du Service Vie associative et démocratie participative :
• Agendas, rdv, échéancier de prévenances des inscriptions délibératives (BM), répertoire, relais téléphonique
• Tenue d’un dossier chrono (courriers arrivées/départs)
• Transmission des documents aux partenaires et aux associations en relation avec le responsable
• Soutien administratif dans le suivi de conventions, subventions, projets, etc.
• Secrétariat des activités du service : transmission des documents, rédaction de réponses génériques, réalisation de courriers/courriels
• Comptabilité : réalisation des engagements et bons de commande, suivi des factures et des bons de commande, aide à la gestion budgétaire des services VADP
Secrétariat du Service de la vie économique :
• Agendas, rdv, échéancier de prévenances des inscriptions délibératives (BM), répertoire, relais téléphonique
• Tenue d’un dossier chrono (courriers arrivées/départs)
• Tenue à jour des répertoires des contacts et partenaires dont les entreprises
• Classement / archivage des documents
• Transmission des documents aux partenaires (en relation avec la responsable)
• Suivi des procédures de ventes au déballage, liquidation, mutation, licence, ouvertures dominicales, etc.
• Rédaction et suivi des Arrêtés de débit de boisson
• Rédaction et suivi des installations temporaires ou pérennes
• Comptabilité : réalisation des engagements et bons de commande, suivi des factures et des bons de commande, aide à la gestion budgétaire du service vie économique
• Suivi de l’occupation du domaine public, en relation avec le service urbanisme
Axe logistique
• Transmission des demandes associatives aux services municipaux et échanges avec les associations
• Réservation des salles selon critères précis et / ou plannings partagés par logiciel
• Préparation des entrées et sorties (conventions/clés/badges)
• Aide aux photocopies des associations
• Planification et suivi des réservations des minibus (garantie des pièces demandées : permis, etc.)
• Etat des lieux des véhicules, suivi de l’entretien, des réservations, etc.
• Interface avec les agents d'entretien pour les salles et gymnases
• Interface avec les services techniques pour l’entretien des bâtiments
• Achat des fournitures du service dans le cadre des marchés prévus
Vie du service :
• Participation aux réunions de service
• Consignation des informations et actualisation du tableau de suivi des services
• Contribution à la démarche de Développement Durable : tri, collecte, achats…
Activités secondaires du poste
• Participation à des actions collectives des services ou du Pôle
• En cas d’absences de collègues : renfort ou soutien des services du Pôle
Pour des raisons de continuité de service ou de fortes activités sur un des secteurs de la Ville, l'agent pourra être appelé ponctuellement par sa hiérarchie sur des missions autres que celles définies dans la présente fiche de poste.
Compétences techniques et aptitudes professionnelles particulières requises
Profils recherchés
Savoirs
• Connaître les règles de syntaxe, grammaire, orthographe de la langue française
• Connaître le fonctionnement des services de la Ville et des partenaires du service
• Connaître la gestion et maîtriser l'organisation du temps de travail
• Connaître les outils de mises en forme et de gestion des dossiers
• Connaître les techniques de secrétariat
• Connaître les procédures administratives et les instances de la collectivité
Savoir faire
• Savoir transmettre et structurer les informations
• Savoir s'exprimer correctement oralement et par écrit
• Savoir enregistrer les pièces comptables
• Savoir rechercher et diffuser l'information
• Savoir trier, organiser et assembler des documents
• Savoir prendre des notes
• Savoir mettre en forme des documents (numériquement)
• Savoir gérer des agendas et respecter les délais
• Savoir faire des recherches documentaires
Savoir être
• Discrétion et confidentialité
• Disponibilité
• Rigueur et structuration dans le travail
• Aisance relationnelle
• Représentation du service public et posture positive lors des réunions, temps forts
• Travail en équipe
• Adaptabilité aux divers publics
Contraintes horaires
Le temps de travail est lié à la programmation culturelle visible et connue sur un an. Un plan de travail est alors structuré sur une période soit du lundi au vendredi ou du mardi au samedi. L'agent est associé à cette définition des plages de travail sur la base du temps de travail ci-joint.
Compte tenu des missions du service, des plages de travail non planifiées à l'avance peuvent être ajoutées.
Temps non complet 28h00 Nombre d'heures/jour
Lundi 8h30-12h30 13h30-17h00 7,5
Mardi 8h30-12h30 13h30-17h00 7,5
Non travaillé
Jeudi 8h30-12h30 13h30-17h00 7,5
Vendredi 9h00-12h30 13h30-15h30 5,5
28
Permis B obligatoire.
REMUNERATION :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation de l’employeur à la prévoyance
TEMPS DE TRAVAIL :
Temps non complet à 80% soit 28h selon le planning ci-dessus.
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
Responsable du service de la vie associative et démocratie de proximité et Responsable de Pôle
CANDIDATURES en interne- lettre + CV : recrutement@mairie-trignac.fr
Le jury de recrutement aura lieu la semaine 31, le poste est à pourvoir au 01/11/25.
• Connaître les règles de syntaxe, grammaire, orthographe de la langue française
• Connaître le fonctionnement des services de la Ville et des partenaires du service
• Connaître la gestion et maîtriser l'organisation du temps de travail
• Connaître les outils de mises en forme et de gestion des dossiers
• Connaître les techniques de secrétariat
• Connaître les procédures administratives et les instances de la collectivité
Savoir faire
• Savoir transmettre et structurer les informations
• Savoir s'exprimer correctement oralement et par écrit
• Savoir enregistrer les pièces comptables
• Savoir rechercher et diffuser l'information
• Savoir trier, organiser et assembler des documents
• Savoir prendre des notes
• Savoir mettre en forme des documents (numériquement)
• Savoir gérer des agendas et respecter les délais
• Savoir faire des recherches documentaires
Savoir être
• Discrétion et confidentialité
• Disponibilité
• Rigueur et structuration dans le travail
• Aisance relationnelle
• Représentation du service public et posture positive lors des réunions, temps forts
• Travail en équipe
• Adaptabilité aux divers publics
Contraintes horaires
Le temps de travail est lié à la programmation culturelle visible et connue sur un an. Un plan de travail est alors structuré sur une période soit du lundi au vendredi ou du mardi au samedi. L'agent est associé à cette définition des plages de travail sur la base du temps de travail ci-joint.
Compte tenu des missions du service, des plages de travail non planifiées à l'avance peuvent être ajoutées.
Temps non complet 28h00 Nombre d'heures/jour
Lundi 8h30-12h30 13h30-17h00 7,5
Mardi 8h30-12h30 13h30-17h00 7,5
Non travaillé
Jeudi 8h30-12h30 13h30-17h00 7,5
Vendredi 9h00-12h30 13h30-15h30 5,5
28
Permis B obligatoire.
REMUNERATION :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation de l’employeur à la prévoyance
TEMPS DE TRAVAIL :
Temps non complet à 80% soit 28h selon le planning ci-dessus.
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
Responsable du service de la vie associative et démocratie de proximité et Responsable de Pôle
CANDIDATURES en interne- lettre + CV : recrutement@mairie-trignac.fr
Le jury de recrutement aura lieu la semaine 31, le poste est à pourvoir au 01/11/25.
Contact et modalités de candidature
Contact
0240459756
Informations complémentaires
La ville de Trignac, avec ses 8 000 habitants, séduit par son authenticité, par son passé de cité industrielle et son avenir de ville Coeur de Bourg avec son patrimoine naturel remarquable. A proximité de Saint-Nazaire, située entre estuaire et Brière, Trignac, commune en plein essor, fait partie d'une des agglomérations les plus dynamiques du département, Saint-Nazaire Agglo.
C'est une ville agréable qui se confirme par son classement en 2023, par sa 2ème position dans le palmarès des villes où il fait bon vivre.
La commune de Trignac attire chaque année une centaine de nouveaux habitants.
C'est une ville agréable qui se confirme par son classement en 2023, par sa 2ème position dans le palmarès des villes où il fait bon vivre.
La commune de Trignac attire chaque année une centaine de nouveaux habitants.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.