Référent des Emploi du Temps, des Examens et des visites en entreprises
Offre n° O047250515000356
Publiée le 15/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
11 à 15 rue albert camus, Marmande (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
15/06/2025
Date limite de candidature
15/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Développement économique et emploi >
Politiques d'emploi, de formation professionnelle et de l'apprentissage
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. A
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-8 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi spécifique. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi spécifique. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
• Entre les Indices BRUT : Mini 446 – Maxi 821
Descriptif de l'emploi
Le ou la chargé(e) de mission - Référent(e) des emplois du temps, des examens et des visites en entreprises assure la gestion et l'organisation des emplois du temps des formateurs, la planification des examens et le suivi des visites en entreprise des apprentis. Elle veille à la cohérence des plannings et au respect des obligations administratives et réglementaires.
Missions / conditions d'exercice
1. GESTION DES EMPLOIS DU TEMPS DES GROUPES FORMATIONS ET DES FORMATEURS (EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES PEDAGOGIQUES)
• Concevoir et mettre à jour les emplois du temps des différents groupes de formation et des formateurs en lien avec les Responsables Pédagogiques.
• Assurer le suivi quotidien des absences et organiser les remplacements.
• Optimiser la répartition des salles et des ressources pédagogiques.
• Affecter les formateurs dans les groupes et domaines concernés selon les informations transmises par les responsables pédagogiques.
• Assurer une veille sur les obligations horaires et contractuelles des formateurs.
• Saisir les cursus et calendriers sur Yparéo.
• Réaliser et suivre les modifications des emplois du temps.
• Élaborer les plans de charge en lien avec le service financier.
• Programmer toutes les activités en dehors du FFP (ex : conseils de groupe, concertations pédagogiques, réunions pédagogiques, événements spéciaux, etc.).
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2. RÉALISATION DES EMPLOIS DU TEMPS INDIVIDUELS DE CERTAINS APPRENTIS (EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES PEDAGOGIQUES)
• Gérer les apprentis bénéficiant de certains acquis (ex : redoublants) :
o Créer le cursus spécifique à l’apprenant en fonction de ses acquis.
o Ajouter des matières en fonction des besoins.
o Ventiler hebdomadaire sur le dispositif EFP.
• Gérer les apprentis nécessitant des rattrapages suite à une absence ou une retenue en entreprise :
o Modifier le calendrier de l’apprenti concerné.
o Positionner le jeune dans un autre groupe ou à l’EFP.
• Organiser les sessions SST :
o Modifier le calendrier des apprentis concernés.
o Répartir les apprentis selon les groupes.
o Réaliser les emplois du temps personnalisés.
• Gérer les apprentis dispensés d’EPS et effectuer le suivi des apprentis inaptes :
o Positionner à l’EFP pour assurer un suivi pédagogique.
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3. ORGANISATION ET SUIVI DES EXAMENS (EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES PEDAGOGIQUES)
3.1. Examens ponctuels de l'Éducation Nationale
• Réaliser les enquêtes rectorales sur les capacités d’accueil des candidats et commandes de copies d’examen.
• Identifier et confirmer les dates des différentes épreuves.
• Vérifier l’affectation des candidats à la CFP en tant que centre d’examen (Cyclades) et repérer des jeunes RQTH en lien avec le référent Handicap.
• Récupérer et diffuser les documents nécessaires pour chaque épreuve (ex : bordereaux de notation, affichages, etc.).
• Préparer les salles d’examen et planification des surveillances.
• Vérifier l’anonymat des copies et envoyer vers les centres de correction.
• Envoyer les livrets scolaires vers les centres de délibération.
3.2. Examens en CCF (Contrôle en Cours de Formation) - Éducation Nationale
• Émettre les convocations individuelles aux périodes d’évaluation déterminées par les formateurs.
• Suivre les sessions de rattrapage en cas d’absence.
• Imprimer les bordereaux de notation et saisir les notes avec les formateurs.
• Vérifier et transmettre les notes sur Cyclades.
3.3. Examens CTM/BTM
• Planifier selon les dates communiquées par la CMA.
• Coordonner en interne les épreuves théoriques et pratiques avec les formateurs et la responsable des examens.
• Enregistrer les données pour la réalisation des convocations.
• Convoquer les jurys, apprenants et surveillants de salle.
• Réceptionner et envoyer les dossiers professionnels et les TAC (Travaux d’Apprentissage Contrôlés).
• Préparer les salles d’examen et le suivi des jurys.
• Saisir et transmettre les notes aux instances compétentes.
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4. SUIVI DES VISITES EN ENTREPRISE
• Répartir les formateurs pour les visites par groupe et selon la périodicité.
• Définir les différents types de visites (ex : négociation, CCF, suivi pédagogique, visite d'intégration, etc.) et paramétrer Yparéo pour le suivi des visites.
• Élaborer un tableau de suivi des visites à destination du service financier.
• Contrôler la réalisation des visites en entreprise et si besoin relancer les formateurs qui n’aurait pas effectuer leurs programmations
• Suivre et analyser les comptes rendus de visite.
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5. GESTION ADMINISTRATIVE ET REPORTING
• Centraliser et analyser les données pédagogiques pour optimiser l’organisation des activités.
• Assurer la transmission des informations entre les différents services (direction, responsables pédagogiques, entreprises partenaires).
• Préparer les bilans annuels et les tableaux de bord pédagogiques.
• Organiser et gérer des examens EPS (traitement des enquêtes APSA, saisie des protocoles sur Cyclades et Santorin, affectation des formateurs, saisie des résultats).
6 : Missions complémentaires
• Toutes autres activités en lien avec le code ROME K2102 - Coordination pédagogique pouvant inclure des missions annexes en fonction des besoins du service et des évolutions du secteur.
• Concevoir et mettre à jour les emplois du temps des différents groupes de formation et des formateurs en lien avec les Responsables Pédagogiques.
• Assurer le suivi quotidien des absences et organiser les remplacements.
• Optimiser la répartition des salles et des ressources pédagogiques.
• Affecter les formateurs dans les groupes et domaines concernés selon les informations transmises par les responsables pédagogiques.
• Assurer une veille sur les obligations horaires et contractuelles des formateurs.
• Saisir les cursus et calendriers sur Yparéo.
• Réaliser et suivre les modifications des emplois du temps.
• Élaborer les plans de charge en lien avec le service financier.
• Programmer toutes les activités en dehors du FFP (ex : conseils de groupe, concertations pédagogiques, réunions pédagogiques, événements spéciaux, etc.).
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2. RÉALISATION DES EMPLOIS DU TEMPS INDIVIDUELS DE CERTAINS APPRENTIS (EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES PEDAGOGIQUES)
• Gérer les apprentis bénéficiant de certains acquis (ex : redoublants) :
o Créer le cursus spécifique à l’apprenant en fonction de ses acquis.
o Ajouter des matières en fonction des besoins.
o Ventiler hebdomadaire sur le dispositif EFP.
• Gérer les apprentis nécessitant des rattrapages suite à une absence ou une retenue en entreprise :
o Modifier le calendrier de l’apprenti concerné.
o Positionner le jeune dans un autre groupe ou à l’EFP.
• Organiser les sessions SST :
o Modifier le calendrier des apprentis concernés.
o Répartir les apprentis selon les groupes.
o Réaliser les emplois du temps personnalisés.
• Gérer les apprentis dispensés d’EPS et effectuer le suivi des apprentis inaptes :
o Positionner à l’EFP pour assurer un suivi pédagogique.
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3. ORGANISATION ET SUIVI DES EXAMENS (EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES PEDAGOGIQUES)
3.1. Examens ponctuels de l'Éducation Nationale
• Réaliser les enquêtes rectorales sur les capacités d’accueil des candidats et commandes de copies d’examen.
• Identifier et confirmer les dates des différentes épreuves.
• Vérifier l’affectation des candidats à la CFP en tant que centre d’examen (Cyclades) et repérer des jeunes RQTH en lien avec le référent Handicap.
• Récupérer et diffuser les documents nécessaires pour chaque épreuve (ex : bordereaux de notation, affichages, etc.).
• Préparer les salles d’examen et planification des surveillances.
• Vérifier l’anonymat des copies et envoyer vers les centres de correction.
• Envoyer les livrets scolaires vers les centres de délibération.
3.2. Examens en CCF (Contrôle en Cours de Formation) - Éducation Nationale
• Émettre les convocations individuelles aux périodes d’évaluation déterminées par les formateurs.
• Suivre les sessions de rattrapage en cas d’absence.
• Imprimer les bordereaux de notation et saisir les notes avec les formateurs.
• Vérifier et transmettre les notes sur Cyclades.
3.3. Examens CTM/BTM
• Planifier selon les dates communiquées par la CMA.
• Coordonner en interne les épreuves théoriques et pratiques avec les formateurs et la responsable des examens.
• Enregistrer les données pour la réalisation des convocations.
• Convoquer les jurys, apprenants et surveillants de salle.
• Réceptionner et envoyer les dossiers professionnels et les TAC (Travaux d’Apprentissage Contrôlés).
• Préparer les salles d’examen et le suivi des jurys.
• Saisir et transmettre les notes aux instances compétentes.
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4. SUIVI DES VISITES EN ENTREPRISE
• Répartir les formateurs pour les visites par groupe et selon la périodicité.
• Définir les différents types de visites (ex : négociation, CCF, suivi pédagogique, visite d'intégration, etc.) et paramétrer Yparéo pour le suivi des visites.
• Élaborer un tableau de suivi des visites à destination du service financier.
• Contrôler la réalisation des visites en entreprise et si besoin relancer les formateurs qui n’aurait pas effectuer leurs programmations
• Suivre et analyser les comptes rendus de visite.
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5. GESTION ADMINISTRATIVE ET REPORTING
• Centraliser et analyser les données pédagogiques pour optimiser l’organisation des activités.
• Assurer la transmission des informations entre les différents services (direction, responsables pédagogiques, entreprises partenaires).
• Préparer les bilans annuels et les tableaux de bord pédagogiques.
• Organiser et gérer des examens EPS (traitement des enquêtes APSA, saisie des protocoles sur Cyclades et Santorin, affectation des formateurs, saisie des résultats).
6 : Missions complémentaires
• Toutes autres activités en lien avec le code ROME K2102 - Coordination pédagogique pouvant inclure des missions annexes en fonction des besoins du service et des évolutions du secteur.
Profils recherchés
Compétences et savoir-faire :
• Maîtrise des outils de planification et des logiciels de bureautique (Excel, logiciels de gestion des emplois du temps, plateformes académiques).
• Expert du prologiciel YPAREO pour la création des EDT et Gestion des Planning ainsi que la programmation et l'enregistrement des visites en entreprises
• Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Excellentes compétences rédactionnelles et administratives.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des CFA et des dispositifs d’apprentissage et d’altenance.
• Sens de l'organisation, rigueur et gestion du stress.
Qualités requises :
• Esprit d'initiative et autonomie.
• Aisance relationnelle et diplomatie.
• Sens du service public et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés.
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CONDITIONS D’EXERCICE :
• Travail en bureau avec interactions fréquentes avec les responsables pédagogiques, les formateurs et le rectorat ou responsables d’examens.
• Disponibilité en fonction des besoins de l’établissement (périodes d’examens, ajustements d’emplois du temps, urgences administratives).
• Poste de catégorie A selon l'expérience et les responsabilités accrues.
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FORMATION ET EXPÉRIENCE :
• Formation administrative ou gestion de l'éducation.
• Et/ou Forte Expérience dans la gestion administrative et pédagogique appréciée.
• Maîtrise des outils de planification et des logiciels de bureautique (Excel, logiciels de gestion des emplois du temps, plateformes académiques).
• Expert du prologiciel YPAREO pour la création des EDT et Gestion des Planning ainsi que la programmation et l'enregistrement des visites en entreprises
• Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Excellentes compétences rédactionnelles et administratives.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des CFA et des dispositifs d’apprentissage et d’altenance.
• Sens de l'organisation, rigueur et gestion du stress.
Qualités requises :
• Esprit d'initiative et autonomie.
• Aisance relationnelle et diplomatie.
• Sens du service public et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés.
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CONDITIONS D’EXERCICE :
• Travail en bureau avec interactions fréquentes avec les responsables pédagogiques, les formateurs et le rectorat ou responsables d’examens.
• Disponibilité en fonction des besoins de l’établissement (périodes d’examens, ajustements d’emplois du temps, urgences administratives).
• Poste de catégorie A selon l'expérience et les responsabilités accrues.
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FORMATION ET EXPÉRIENCE :
• Formation administrative ou gestion de l'éducation.
• Et/ou Forte Expérience dans la gestion administrative et pédagogique appréciée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0553760400
Informations complémentaires
Dépôt de la candidature via l'adresse e-mail fourni
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.