Un-e assistant-e administratif-ve chargé-e de l'accueil de la Mairie
Offre n° O047250922000557
Publiée le 22/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du Général de Gaulle, Le Passage (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
31/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la responsable du service Relations avec les habitants et démocratie participative, vous assurerez les missions d'accueil du public de la Mairie (3 jours / semaine) et des missions d'assistance administrative au service.
Missions / conditions d'exercice
Accueillir (accueil physique et téléphonique), renseigner et orienter le public afin de faciliter les démarches administratives
- Accueille le public avec amabilité et favorise l’expression de la demande
- Reçoit, filtre et oriente le standard de la Mairie
- Met en relation les correspondants
- Prend les messages et les transmet aux différents interlocuteurs
- Identifie et gère la demande en fonction de son degré d’urgence
- Oriente vers les personnes et services compétents
- Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la Collectivité
- Oriente les usagers, le cas échéant, vers les autres acteurs institutionnels (Préfecture, Agglomération d’Agen, Conseil Départemental…).
- Régule l’entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès
- Gère les situations de stress et régule les tensions au sein de l’espace Accueil.
Poursuivre la dynamique d’organisation de l’accueil du public de la Collectivité :
- Renforce le lien de proximité avec les administrés
- Simplifie les démarches administratives
Assure l’interface entre le Guichet d’Accueil et les services de la Collectivité, notamment en matière d’e-administration, afin de simplifier les démarches administratives des usagers
- Accueille et renseigne les personnes sur le fonctionnement et les procédures courantes des différents services
- Renseigne les usagers sur les procédures à suivre en ligne, notamment en matière d’Etat Civil (prise de rendez-vous « Passeport-CNI »)
Assure la prise de rendez-vous et la communication des informations en interne
- Transmet de façon journalière les informations en interne (rendez-vous, messages, courriels…)
- Tient à jour de façon journalière un registre de main courante des messages et de leur suivi
- Pour le Maire : transmet, par courriel, les messages et les demandes de rendez-vous à la responsable du service Relations avec les habitants et Communication
- Recense les demandes des usagers en matière de documents d’information et de communication
- Diffuse des informations ou documents par voie d’affichage au sein de l’espace accueil et sur le tableau d’affichage d’entrée de la Mairie
Commémorations – Inaugurations - Cérémonies - Animations
- Collabore à l’organisation de l’ensemble de cérémonies confiées au service,
- Collabore à l’élaboration et la gestion des outils permettant le suivi des évènements,
- Collabore à la gestion des invitations
- Gère les réponses aux invitations,
- Met à jour les bases de données post évènement,
- Collabore au diagnostic de l’évènement
- Collabore à la communication numérique et des réseaux sociaux
- Accueille le public avec amabilité et favorise l’expression de la demande
- Reçoit, filtre et oriente le standard de la Mairie
- Met en relation les correspondants
- Prend les messages et les transmet aux différents interlocuteurs
- Identifie et gère la demande en fonction de son degré d’urgence
- Oriente vers les personnes et services compétents
- Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la Collectivité
- Oriente les usagers, le cas échéant, vers les autres acteurs institutionnels (Préfecture, Agglomération d’Agen, Conseil Départemental…).
- Régule l’entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès
- Gère les situations de stress et régule les tensions au sein de l’espace Accueil.
Poursuivre la dynamique d’organisation de l’accueil du public de la Collectivité :
- Renforce le lien de proximité avec les administrés
- Simplifie les démarches administratives
Assure l’interface entre le Guichet d’Accueil et les services de la Collectivité, notamment en matière d’e-administration, afin de simplifier les démarches administratives des usagers
- Accueille et renseigne les personnes sur le fonctionnement et les procédures courantes des différents services
- Renseigne les usagers sur les procédures à suivre en ligne, notamment en matière d’Etat Civil (prise de rendez-vous « Passeport-CNI »)
Assure la prise de rendez-vous et la communication des informations en interne
- Transmet de façon journalière les informations en interne (rendez-vous, messages, courriels…)
- Tient à jour de façon journalière un registre de main courante des messages et de leur suivi
- Pour le Maire : transmet, par courriel, les messages et les demandes de rendez-vous à la responsable du service Relations avec les habitants et Communication
- Recense les demandes des usagers en matière de documents d’information et de communication
- Diffuse des informations ou documents par voie d’affichage au sein de l’espace accueil et sur le tableau d’affichage d’entrée de la Mairie
Commémorations – Inaugurations - Cérémonies - Animations
- Collabore à l’organisation de l’ensemble de cérémonies confiées au service,
- Collabore à l’élaboration et la gestion des outils permettant le suivi des évènements,
- Collabore à la gestion des invitations
- Gère les réponses aux invitations,
- Met à jour les bases de données post évènement,
- Collabore au diagnostic de l’évènement
- Collabore à la communication numérique et des réseaux sociaux
Profils recherchés
Vous possédez :
- la connaissance du cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités
- la connaissance de l'Etat-Civil
- la maîtrise de la communication électronique et de l'outil informatique : word, publipostage, excel, publisher, powerpoint
- Amabilité
- Sens de l’accueil
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Capacité d’écoute et de compréhension
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Autonomie
- Disponibilité
- Esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle
- la connaissance du cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités
- la connaissance de l'Etat-Civil
- la maîtrise de la communication électronique et de l'outil informatique : word, publipostage, excel, publisher, powerpoint
- Amabilité
- Sens de l’accueil
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Capacité d’écoute et de compréhension
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Autonomie
- Disponibilité
- Esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0553771877
Informations complémentaires
Les candidatures, avec lettre de motivation et CV, sont à adresser à :
Monsieur Maire
Mairie – Place du Général de Gaulle
47520 Le Passage d’Agen
Ou grh@ville-lepassage.fr
Monsieur Maire
Mairie – Place du Général de Gaulle
47520 Le Passage d’Agen
Ou grh@ville-lepassage.fr
Adresse de l'employeur
Commune du Passage d'Agen
>Place du Général de Gaulle
47520 Passage d'Agen
>Place du Général de Gaulle
47520 Passage d'Agen
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.